3分でわかるSlack打刻!テレワークにもおすすめできる3つの理由

実は、Slackでは下記の勤怠管理システムと連携した「打刻管理」が可能です。

  • ジョブカン
  • IEYASU(イエヤス)
  • KING OF TIME(キングオブタイム)
  • RecoRu(レコル)
  • MINAGINE(ミナジン)

一度アカウントの設定を行えば、従業員は手持ちのPCやモバイルから、どこからでもログインが可能になります。

これまでタイムカードで打刻管理をしていた企業にとっては、業務効率化により人事担当者の負担の軽減も期待できます。

長時間労働やうつ病などの精神疾患を未然に防ぐために「労働安全衛生法」で、労働時間の把握は義務化されています。だからこそ、テレワーク導入後にも勤怠管理がずさんにならないよう、人事担当者は気をつけることが大切です。

そこで本記事では、

  • Slackで打刻管理をするメリット
  • 各打刻管理サイトの機能比較

を解説していきます。
Slackを活用して、打刻管理をスムーズにしたいと考えている企業の方は、ぜひご一読ください。

Slack打刻とは

Slack打刻とは、Slackから勤怠管理システムに打刻する機能です。Slackから出退勤の打刻ができるので、わざわざ勤怠管理システムにログインして打刻をする手間を省くことができます。

一度手順を覚えてしまえば、手軽に打刻ができる、コミュニケーションの活性化が図れるなどのメリットがありますが、具体的にどのような効果があるのか理解するために、まずはその機能について見ていきたいと思います。

Slack打刻の便利な機能

Slackには、打刻に関する便利機能が備わっています。ここでは、代表的な以下3つについて、詳しく解説します。

  • リマインド機能
  • 辞書登録機能
  • 自動打刻
勤怠管理を楽にしたい人事担当者様へ

労務管理をちゃんとやりたい…。 でもリソース不足で手がまわらないし、確かな知識を持った社員もいない…。 そんなお悩みを抱える人事担当者様には、楽に勤怠管理ができる勤怠管理システムの導入がおすすめです。 「MINAGINE就業管理」はコンサルタントが導入・ルール設計から運用まで、"総合的にサポート"します。 【資料内容】打刻の種類、勤務・休暇の申請機能、残業チェッカー、利用イメージ、導入事例、利用料金

1. リマインド機能

リマインド機能とは、設定した時刻・スレッド・利用者に、「お知らせ通知」をしてくれる機能です。

この機能を使い、始業・終業時刻に打刻するよう通知が来るように設定しておけば、毎日決まった時間に通知が来るよう設定ができるので、打刻漏れを防ぎやすくなります。

実際に、下記の内容を順番に入力するとリマインド設定が可能です。

①「/remind」と入力

② @のあとに通知したい人の名前(Slack登録名)を入力
③ 通知内容を入力
④「いつ通知しますか?」と表記されたプルダウンの中から、通知時刻を設定。

⑤「リマインダーの設定」を選択して、設定完了。

また、従業員がしっかり打刻を行っているかチェックするために、従業員と人事担当者の両方が共通で見られるスレッドに通知が行くよう設定することも可能です。

リマインド機能を使えば、「忙しくてうっかり打刻を忘れていた」という事態を手軽に防いでくれます。

2. 辞書登録機能

前章にて、リマインド設定による打刻漏れ防止の方法をお伝えしました。しかし、リマインド設定が、やや複雑に感じた方もいると思います。

そこで、おすすめしたいのが「辞書登録機能」を活用することです。

例えば、Slackから弊社のソフトMINAGINEへ出勤の打刻する場合は、「/minagine in」と入力します。

しかし毎回コマンドを手入力するのは、手間がかかってしまいがちになりやすいです。そのため、あらかじめよく使うリマインド内容を、日本語でわかりやすく登録しておくと、直感的に入力できるようになります。

例えば、「出勤」と入力したら「/minagine in」 と表示されるよう、辞書機能に登録しておくと便利です。

下記にコマンドの内容・コマンド名・おすすめの短縮登録名を記載します。ぜひ、ご自身のパソコンやスマートフォンの辞書機能に登録してください。

コマンドの内容 コマンド名 おすすめの短縮登録名
出勤の打刻 /minazine in 出勤・出勤打刻・入室
退勤の打刻 /minazine out 退勤・退勤打刻・体質
打刻情報の確認 /minazine stamp_info 打刻情報確認・打刻チェック
操作方法の説明 /minazine help ヘルプ・操作方法

よく使う内容は辞書登録機能を活用して、業務効率をアップさせましょう。

3. 自動打刻

リマインド機能を使わず、Slackの稼働時間で勤怠管理をチェックしたいという場合は、自動で時間の管理をすることができるアプリ「Loggy」の使用がおすすめです。

Slackと連携させることで、Slackのワークスペースにいるユーザーの稼働時間・勤務時間を、自動的に管理してくれます。

Loggyでは、Slackにログインすると「出勤」、ログアウトもしくはシャットダウンすると「退勤」と処理されるので、「打刻をする」という手間がなくなります。

また、打刻データの集計も自動で行ってくれるので、人事担当者が従業員の勤務時間を計算する手間を省くことが可能です。

2020年6月時点、チーム人数5人まで無料で利用できます。

「自動で打刻データの集計をしてみたい」「お試しで打刻ツールを導入してみたい」という企業は、ぜひ一度お試しください。

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Loggy

Slackで打刻を管理する2つのメリット

Slackで打刻管理をするメリットは、主に次の2つです。

  • 業務時のコミュニケーションの活性化される
  • 不正打刻を防止できる

具体的にどのような効果が期待できるか解説していきます。

①業務時のコミュニケーションが活性化される

Slack打刻機能と合わせて、Slackの機能やチャンネルを活用することで、より従業員間のコミュニケーションを活性化させることが可能です。

実際に、弊社でも実践しているSlack運用方法を3つ紹介します。

1. 日報チャンネル

日々の業務報告を行う「日報チャンネル」を作成することで、日報の提出率アップや業務効率化が狙えます。

業務時のコミュニケーションや出退勤の打刻をSlackに集約した状態に加えて、日報の提出専用のチャンネルを作ると、自然な流れで日報を提出しやすくなるのがメリットです。

特に、これまで日報を手書きで記入し提出していたり、共有のGoogleドキュメントやExcelで管理していたりした場合、在宅勤務になりうまく管理できていなかったかもしれません。

しかし、日報チャンネルを作り「退勤打刻前に日報チャンネルで1日の報告をする」というルールを設けるなどすれば、日報の提出漏れが防ぎやすくなります。さらに、勤怠の打刻率の向上も見込めるがメリットです。

2. 勤怠情報共有チャンネル

従業員・上司・勤怠情報の管理や給与計算を行う人事が、一貫して勤怠情報を管理するなら勤怠情報を共有するチャンネルを作るのがおすすめです。

「チャンネル機能」とは、1対1でのやりとりではなく、チャンネルに招待されたメンバーがやりとりできる機能です。社外のメンバーも招待できるため、勤怠管理を外注している場合も活用しやすくなっています。

特に、勤怠管理については、従業員、上司、管理部門の順に承認制を取っている企業は多いと思います。毎日段階的に報告を行う場合、報告忘れや確認漏れが発生する原因になります。

しかし、共有チャンネルを活用すれば、報告から確認をひとつのスペース上で一括して行えるので業務効率をアップすることが可能です。

3. timesチャンネル

1日単位ではなく、リアルタイムで進捗の報告・情報共有を行いたい場合には「times」機能の活用が最適です。「times」はSlack内のTwitterのような機能に当たります。

times用チャンネルを作ると、自分のリアルタイムな情報を気軽に更新することができます。

例えば、次のような情報を共有することで、気軽にコミュニケーションを活性化させられます。

「○○線が遅延しているので、これから外回りする人は気をつけてください」
「今月もあと1週間!大変なこともあるけれど、着実に頑張ろう」
「会社横の駅ビルに新しいカフェがオープンしたので、ランチや休憩時におすすめです」

あくまでもTwitterのような「見ても見なくてもいい」立ち位置のチャンネルなので、返信の強要はしないことがポイントです。

日常的に気軽に活用することで、自然なコミュニケーションを生んだり、距離感が生まれやすい管理職との間を埋めたりしやすくなります。

② 不正打刻を防止できる

Slack打刻を活用すると、従業員の不正打刻を防止できるようになります。従業員が自分のアカウントからSlackで打刻するので、他者が代理で打刻することを防げるからです。

また、特にテレワークを進めている企業におすすめしたいのが、打刻された位置情報を自動で集計してくれる「GPS機能」の活用です。自宅や外出先などどこから打刻したかがわかるので、出勤していたけど実際働いていなかったという事態を防ぎやすくなります。

Slack打刻の設定方法

ここまで、Slack打刻の機能や活用方法をお伝えしてきました。しかし中には「機能の連携は手間がかかりそう」と、感じている方もいるのではないでしょうか。

そこで、ここでは弊社MINAGINEの勤怠管理システム「MINAGINE就業管理」とSlackとの連携を例に、設定方法を紹介します。

手軽に設定できるので、ぜひ、実際の画面と照らし合わせながら確認してみてください。

1. 初期設定の手順

まず、Slackで打刻しMINAGINEの就業管理システムに反映させるための初期設定方法をお伝えします。

MINAGINEの画面を別窓もしくはスマートフォンで開きながら、下記の手順で設定を行ってみましょう。

1.システム管理者のアカウントでMINAGINEにログインする
2.設定タブを選択し、システム管理を選択する
3.システム管理内の「Slack連携設定」を選択する

出典:MINAGINEヘルプデスク

4.対象のワークスペースを選択のうえ「許可する」を押す
5.連携するボタンからSlackのチームに「MINAGINE就業アプリ管理」を追加する

MINAGINEの社員マスタで登録されているメールアドレスとSlackで登録されているメールアドレスが異なると、Slack打刻は利用できません。連携設定を行う前に、それぞれのメールアドレスを確認しておくことをおすすめします。

2. 入力の方法

次に、実際でSlack打刻をする方法をお伝えします。こちらも先ほど同様に、ぜひ実際にSlackを開きながら試してみてください。

1.打刻をするチャンネル内のメッセージ入力画面を開く
2.「/minagine in」と入力して、メッセージを送信する

「/minagine in」のコマンドを辞書機能に登録しておくと、よりスムーズに打刻ができます。
なお、退勤や「ヘルプ」へのコマンドも備わっています。



出典:MINAGINEヘルプデスク

3. 打刻の確認方法

しっかりと打刻が行えたかは、SlackとMINAGINEの管理画面それぞれで確認可能です。
実際にSlackで打刻が完了すると、下記のようにメッセージが表示されます。



出典:MINAGINEヘルプデスク

加えて、念のため反映されているか確認したい場合は、MINAGINEのWeb画面を開いてみてください。
打刻履歴の部分に、打刻した日付と打刻方式の欄に「Slack」と表記されていれば、打刻は完了となります。

勤怠管理ソフトのおすすめ5選とSlack連携機能の比較

ここでは、勤怠ソフトごとにSlackと連携することで、どのような機能が使えるかを紹介します。

サービスごとに、Slackで利用できる機能に若干の差異があるので、確認してみましょう。

MINAGINE(ミナジン)就業管理

出典:MINAGINE

勤怠管理システム「MINAGINE就業管理」は、人事制度コンサルティングを行う株式会社ミナジンが開発した、コンプライアンスに強い勤怠管理システムです。

MINAGINEでは、Slackと連携しての打刻機能以外に、「GPS打刻機能」(iOS、Android対応)も用意されています。

GPS打刻機能を利用すると、外出先の「どこで打刻したか?」も管理できるようになります。営業職などの外回りが多い従業員の業務状況の確認、また安全管理もSlackを通じて行えるのがメリットです。

また、打刻だけでなく、下記のような日々の細かい業務を効率化できる機能も搭載されています。

・勤務表の作成
・交通費宿泊費の精算
・運転日報の作成
・給与明細の発行
・ストレスチェック機能

今まで指定用紙で処理していた場合ペーパーレス化もできるので、テレワークを進めたい企業に最適です。また、人事の方の業務負担の軽減も見込めます。

アプリ版をチェック

MINAGINE就業管理(iOS、Android対応)
勤怠管理システム「MINAGINE就業管理」の特長・導入事例をサクッと目を通せる形にまとめた資料「1分でわかる!MINAGINE就業管理」を、無料でダウンロードできます。勤怠システムのご利用検討時に、他社サービスとの比較検討を素早くしたい場合にご活用ください。

ジョブカン

出典:ジョブカン

ジョブカンは、10年以上の歴史があるクラウド型勤怠管理システムです。これまでに5万社以上が、ジョブカンを利用してきました。

ジョブカンで利用できるSlackとの主な連携機能は、以下の通りです。

  • 打刻入力
  • シフトの確認
  • 現在の労働時間の確認
  • 有給の残日数確認

Slackからの打刻入力はもちろん、シフトの確認を行えるので、変動労働制を取り入れている企業にとっては、従業員がスムーズに予定確認をできるようになるのがメリットと言えます。

また、現在までの労働時間の確認もできるので、長時間労働の防止に活用することも可能です。

▼サービス詳細
ジョブカン

IEYASU(イエヤス)

IEYASUは、従来の機能である「LINE打刻」に加えて、Slackから出勤・退勤打刻を行うことができる「slack打刻」機能を、2020年4月にリリースしました。

IEYASUでは、次の画像のように、勤怠管理を行っているワークスペースで「@ieyasu勤怠管理」とメンションをつけた上で、「出勤」「退勤」と日本語のメッセージを入力するだけで打刻ができます。

出典:IEYASU

日本語に対応しているので、無理に辞書登録をする必要はありません。また「in」「out」でも打刻できるので、日本語が不慣れな従業員がいても安心です。

▼サービス詳細
IEYASU

(キングオブタイム)

出典:IEYASU

KING OF TIMEでは、デベロッパー紹介の元、SlackとAPI連携が可能です。

実際にKING OF TIMEとSlackを連携させている企業では、長時間労働を防止するための機能を導入。一定時間を越えて勤務した場合、Slackにアラート通知が行くように設定しています。

また、LINEWORKSと連携していることも特徴です。

▼サービス詳細
KING OF TIME

RecoRu(レコル)

出典:RecoRu

RecoRuは、誰でも手軽にマニュアルがなくても使えるくらいシンプルなデザインが特徴の勤怠管理システムです。

RecoRuでは、主にSlackと連携させて下記の機能が使えるようになります。

  • Slackから打刻入力を行い、RecoRuに反映させる
  • 出退勤の通知をSlack上で従業員の間で共有する
  • 有給申請や打刻修正の申請通知をSlackで行う

出退勤の打刻の連携はもちろん、有給や打刻修正の申請をSlackで通知できるので、管理職や人事の方はスムーズに承認や確認を進めることが可能です。

▼サービス詳細
RecoRu

まとめ|Slack打刻で打刻率の向上を目指そう

リモートワークの推進により、今後は会社以外の場所でも打刻ができる方式が主流になることが予測されます。

会社以外での打刻は、Webブラウザ上での打刻や打刻アプリの活用などさまざまな方法があります。しかし、打刻率の向上とコミュニケーション活性化を両方叶えたいと考えた時にはSlack打刻が最適です。

Slackは有料版だけでなく、無料版もあります。ぜひ、Slackをダウンロードし、勤怠管理ソフトとの連携を試してみてください。