「振休(振替休日)」と「代休」の違いとは?休日出勤はルール決めが重要

勤怠管理というと日々の労働時間や残業時間の管理に目が行きがちですが、休日出勤の管理も重要です。特に「振休(振替休日)」や「代休」は、どちらも本来は休みの日に出勤した代わりに他の日に休みを取るというものですが、労務管理上の取り扱いが異なるため、休日出勤においてはルール決めをしっかりと行う必要があります。

今回は、振休と代休の違いをはじめ、振休・代休申請で起こり得るトラブルについて紹介します。

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振休と代休の違いとは?

振休(振替休日)とは、もともと休日として定められていた日を労働日とし、その代わりに他の労働日を休日として振り替えることをいいます。

事前申請によって、もともと休日だった日が「労働日」となり、振り替えられた労働日は「休日」となるため、もともと休日であった日に出勤したとしても休日出勤としての取り扱いはされず、割増賃金は発生しません。

一方、代休とは、もともと休日として定められていた日に勤務が行われた場合、その代わりとして他の「労働日」を「休日」とし、その日の勤務を免除することをいいます。代休の場合、事前申請による休日と労働日を振り替える手続きは行われないため、休日出勤分の割増賃金が発生します。

休日出勤に対する割増賃金

休日出勤した代わりに代休を取得するケースでは、割増賃金が発生します。休日労働に対する割増賃金は、通常の賃金の0.25または0.35です。(※法定休日の場合は0.35)

ただし、代休を取得するケースで休日労働分の賃金計算は「基礎部分の賃金(×1.0)+割増単価(基礎部分の賃金×0.25または0.35)」となり、このうち基礎部分は代休取得で消えるため、割増賃金のみが給与に反映されます。

振休・代休の有効期限

振休(振替休日)も代休も、どちらも労働基準法に定められている制度ではなく、労働基準法で定められた週1日以上の休日という原則を守るために、会社が就業規則によって定めているものです。そのため、法律上の期限というもの存在しませんが、あまりにも長く放置しておくと管理が煩雑になってしまうため、一般的には1~2ヶ月以内を期限として定めている会社が多い傾向にあります。

振休・代休申請で起こり得るトラブルや注意点

従業員の勤怠管理というと、日々の労働時間や残業時間の管理に目が行きがちですが、実は振休・代休申請についてのルール決めも非常に重要です。

振休(振替休日)の場合は事前申請によって、あらかじめ休日と労働日を振り替える手続きを行いますが、代休の場合は事後に休日の申請が行われることから、未消化になりやすい傾向にあります。従業員が振替休日や代休を取得せず未消化のままになってしまうと、企業としてはそれだけ未払賃金を抱えることとなり、労働基準法違反に該当してしまうのです。

また、従業員の休日出勤がほとんどない会社の場合、「振休・代休なんてうちには関係ない」と考えてしまいがちです。しかし、今後休日出勤が起こる可能性がゼロと言い切れる会社は少なく、振休・代休申請は発生頻度が低い会社ほど、未消化のまま放置してしまったり、振休(振替休日)と代休を混同して管理していたりするトラブルが起こりやすくなります。

もし自社の従業員の振休(振替休日)や代休が未消化のままになっている場合は、すぐに休みをとって消化させるか、または未払賃金の清算などの対応をとりましょう。

振休・代休の取扱いは?休日出勤はルール決めが重要

これまで振休(振替休日)と代休の違いや注意点についてお話してきましたが、「いつ休日出勤したか、それに対して振休・代休申請をいつ行い、いつ休日を取得したのか」といった管理は煩雑なものであり、人事担当者の頭を悩ませる原因でもあります。

振休・代休申請をきちんと管理し、正しく取り扱うためには、休日出勤におけるルール決めが重要なのです。

振休・代休申請についてのルールを就業規則でしっかりと定め、期限内に取得できなかった分は手当として支給するなどのルールをきちんと決めておくと、気づかぬうちに労働基準法違反を犯してしまうといったトラブルを軽減することができるでしょう。

振休・代休申請の管理は勤怠監理システムを活用しよう

振休・代休申請の管理は、勤怠管理システムを活用することで、ミスのない取り扱いが可能です。

少ない人数の振休・代休申請であれば紙やExcelで管理することもできるかもしれませんが、従業員の人数によっては勤怠管理を行う人事担当者にも限界がくるでしょう。

勤怠管理システムを活用することで、手作業で管理する手間を無くすことができ、取り扱いのミスを防ぐことにもつながるため、人事担当者の負担を軽減することができます。

MINAGINE就業管理」なら、従業員の休日出勤と紐づけて、適切な振休・代休申請を行うことが可能です。また、「MINAGINE就業管理」の振休・代休申請の特徴としては、申請フローを自社のルールに合わせて柔軟に設定することができることにあります。

振休(振替休日)の場合は、あらかじめ振り替える休日を指定しなければ申請できないように制御することができ、振休(振替休日)の未消化を防ぐことが可能です。代休申請を行う際には、後から別途休日を指定して申請することができ、未消化の代休が残っている場合には、アラート通知を行うことも可能です。

振休・代休申請に対しては期限を設定することもできるため、就業規則に合わせて1ヶ月以内や2ヶ月以内などの期限を設定することで、ルールに沿った休日出勤の運用管理を行うことができるでしょう。

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振休・代休申請の管理は煩雑になりがちで、トラブルが起こる原因にもなり兼ねません。しかし、勤怠管理システムを活用することで、ミスのない取り扱いが可能です。

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