勤怠システムの新常識!36協定に対応した勤怠管理システムの選び方

 
2021年において勤怠システムを選択するのであれば、36協定に適切な対応ができているか否かは、重視したいポイントの一つですね。しかし、36協定に対応した勤怠管理システムと言われても、何を基準にして選べば良いか分からないという方も少なくありません。 
そこで今回は、そもそも36協定とは何か、36協定に対応した勤怠管理システムの選び方について紹介します。おすすめの勤怠管理システムも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。 
 

36協定とは

 
36協定とは、労働基準法36条に基づく労使協定のことです。企業が従業員に対して法定労働時間である1日8時間、1週間40時間を超えて時間外労働(残業)を命じる場合には、36協定を締結しなければなりません。 
36協定は企業単位ではなく事業場単位で締結し、その後、それぞれの事業場の所轄労働基準監督署への届出が必要です。36協定の届出がされていなければ、ほんの少しの時間外労働であっても、企業が従業員に法定労働時間を超えて労働させてしまうことは労働基準法違反となってしまうため、労働基準法違反で最も分かりやすい例が36協定違反と言っても過言ではなく、労働基準監督署の調査では必ずチェックされるほか、上場準備前の労務デューデリジェンスで必ず確認されるのが36協定の締結と遵守状況となっています。 
さらに、2019年4月の法改正により、法律上認められる時間外労働の上限は週45時間、年360時間と定められ、、臨時的かつ特別な事情がある場合にも上限が設けられることになりました。また、これまでは36協定の対象外となっていた「管理監督者」や「みなし労働時間制が適用される労働者」についても、労働安全衛⽣規則に規定する方法で適切に労働時間の状況を把握することが義務付けられ、企業の管理部門の負担はより大きくなっているのが現状です。 
 

36協定はすべての企業に義務がある?

 
36協定は、すべての企業に対して必ず締結、届出の義務があるものではなく、法定労働時間(1日8時間、1週間40時間)を超える時間外労働や法定休日に労働をさせないという企業であれば、36協定を締結する必要はありません。 
しかし、36協定を締結しない場合、企業が従業員に対して1分でも法定労働時間を超えて労働をさせてしまった場合は労働基準法違反となり、罰則が科されるおそれがあります。 
そのため、従業員に少しでも法定労働時間を超えた労働をさせてしまう可能性がある企業については、36協定の締結、届出を行うことをおすすめします。 
 

36協定で定める内容は?

 
36協定で定めるべき具体的な内容は、以下のとおりです。 
 

対象となる業務の種類と労働者数

 
まずは、36協定の対象となる業務の種類および労働者数を定めます。特に業務の種類に関しては、業務区分を細分化することによって、該当する業務の範囲を明確にする必要があります。ただし、36協定に掲げた労働者数の増減があっても、36協定は有効であるため、労働基準監督署に改めて届出を提出する必要はありません。 
 

時間外労働・休日労働をさせる具体的事由

 
36協定には、時間外労働または休日労働をさせる必要がある具体的な理由を記載することが定められています。例えば、「月末・月初めの決算事務が多忙のため」や「退職者による当面の人員不足に対処するため」といった理由が考えられます。ただ単に「忙しいから」といった曖昧な理由では届出が受理されないため、注意しておきましょう。 
 

時間外労働の限度時間(1日・1ヶ月・1年)

 
36協定で定める時間外労働の上限は、週15時間、月45時間です。 
さらに、36協定ではこの上限の範囲内で自社における「1日」「1ヶ月」「1年」の時間外労働の限度時間を定める必要があります。 
 

休日労働をさせられる限度日数

 
36協定には時間外労働だけではなく、法定休日に労働をさせる場合の限度日数と法定休日における始業・終業の時刻の記載も必要です。例えば「1ヶ月に1日、8:30~17:30」など、日数と時間をあらかじめ定めておきましょう 
 

36協定の有効期間

 
36協定の有効期間とは、時間外労働または休日労働をさせることができる期間のことを指しています。36協定の有効期間は1年間とすることが望ましいとされており、有効期間を過ぎてしまったら、新たな36協定の締結、届出が行われるまでの間は、時間外労働および休日労働をさせることができなくなります。 
 

1年間の上限規制の起算日

 
法改正がされる前の36協定では、延長することができる期間は「1日」「1日から3ヶ月以内」「1年」と決められていました。しかし、法改正によって上限規制の適用後は「1日」「1ヶ月」「1年」のそれぞれの時間外労働の限度を定める必要があり、さらには1年間の上限時間を計算する際の起算日を定めなければなりません。1年間の上限規制の起算日は、その1年間においては36協定の有効期間にかかわらず、同一の日である必要があります。 
 

特別条項付き36協定とは?

 
特別条項付き36協定とは、臨時的かつ特別な事情がある場合に限り、36協定で定めた時間外労働時間の上限を超えて残業させることを認める措置のことです。 
続いては、特別条項付き36協定について詳しく紹介します。 
 

臨時的かつ特別の事情がなければ認められない

 
特別条項付き36協定は、臨時的に上限時間を超えて労働を行わなければいけない特別な事情がなければ認められないものです。そのため、特別条項付き36協定を締結する場合には、時間外労働をさせる具体的な理由を記載したうえで、労働基準監督署に届出する必要があります。 
しかし、単に「忙しくなりそうだから」といった曖昧な理由では認められないため、「新システムの導入に伴う突発的な対応」「製品トラブルによる大規模なクレームへの対応」など、具体的な理由を添える必要があります。 
 

1年720時間・複数月の平均80時間以内が限度

 
特別条項付き36協定を締結して届出したとしても、無制限で時間外労働をさせて良いわけではありません。1ヶ月の上限は休日労働時間を含め100時間以内と決められており、上限を超える時間外労働および休日労働は労働基準法違反となってしまいます。 
また、法定休日労働を除く時間外労働は1年で720時間以内と決められており、2~6ヶ月の間の時間外労働および休日労働の平均は80時間以内が限度とされています。特別条項であらかじめ定めた上限時間が720時間よりも短い場合は、定めた上限時間を超えた段階で労働基準法違反となるため注意が必要です。 
 

特別条項の適用は年6回まで

 
36協定の特別条項が適用できるのは、年6回までと定められています。つまり、臨時かつ特別の事情により時間外労働の上限を超えて労働させることができる月は、1年の半分を超えてはならないということです。 
 

健康および福祉を確保する措置を定める

 
特別条項付き36協定を締結する場合、上限時間を超えて労働させる労働者に対して、以下の項目のうちいずれかの健康および福祉を確保するための措置を定める必要があります。

 

医師による面接指導労働時間が一定時間を超えた労働者には医師による面接指導の実施
深夜業の回数制限深夜を含む時間において労働させる回数を1ヶ月について一定回数以内とすること
終業から始業までの休息時間の確保終業から始業までに一定時間以上の継続した休息時間を確保すること(勤務間インターバル)
代償休日・特別な休暇の付与労働者の勤務状況及びその健康状態に応じて、代償休日又は特別な休暇を付与すること
健康診断労働者の勤務状況及びその健康状態に応じて、健康診断を実施すること
連続休暇の取得年次有給休暇についてまとまった日数連続して取得することを含めてその取得を促進すること
心とからだの相談窓口の設置心とからだの健康問題についての相談窓口を設置すること
配置転換労働者の勤務状況及びその健康状態に配慮し、必要な場合には適切な部署に配置転換をすること
産業医等による助言・指導や保健指導必要に応じて、産業医等による助言・指導を受け、又は労働者に産業医等による保健指導を受けさせること
その他

ただし、上記すべての項目の措置を定めなければいけないという決まりはなく、1つ以上の措置を定めていれば届出は受理されます。多いほうが望ましいとされていますが、実態が伴っていなければ意味がないため、実施可能な措置を選ぶことが大切です。 
 

便利な制度に見えるが労基署に目を付けられやすい項目でもある

 
特別条項付き36協定は、36協定で定められた時間外労働の上限を超えて労働させることができる特別措置として、一見企業にとっては便利なようにも見えます。 
しかし、特別条項付き36協定の届出を行うことで上限を超えた長時間労働が起こりえる事業場であることが明白化されるため、労働基準監督署に目を付けられてしまう可能性も十分考えられます。 
特別条項付き36協定の届出が必要なほど臨時的かつ特別の事情がある場合には、対象となる従業員の勤務時間管理をしっかりと行い、いつ労働基準監督署の調査が入っても対応できる状態にしておく必要があるでしょう。 
 

36協定の法改正で勤怠管理はどう変わる?

 
2019年4月の法改正以前の36協定では、特別条項付き36協定に時間外労働時間の上限規制は設けられていませんでした。そのため、特別条項付き36協定が抜け穴となり、残念ながら過重労働によるメンタルヘルス不調や過労死などの問題解決には至らなかったという状態でした。 
この状態を改善すべく、2019年4月の法改正では、特別条項付き36協定にも上限時間の設定および健康確保措置が設定されることになり、さらに管理監督者やみなし労働時間制が適用される労働者についても労働時間の状況を把握することが義務付けられることになりました。 
労働基準法に則った適切な勤怠管理をすることは、一人一人の社員の身を守るために必要なことであり、かつ企業を守ることにもつながります。しかし、その一方で、この法改正によって企業の管理部門の負担はより大きくなっているのが現状です。 
 

36協定に違反するとどうなる?罰則・罰金について

 
36協定違反は、従業員における労働基準監督署への通報・告発によって発覚することがほとんどです。 
36協定に違反すると、労働基準法32条の違反として、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科せられます。そして36協定に違反した処罰は、罰則を受けた企業は書類送検されることで企業名の公表が行われ、社会的制裁を受ける可能性があります。また、企業だけではなく、工場長や部門長などの労務管理を担当する責任者も罰則の対象になります。 
さらに、上場準備を進めている企業にとって36協定違反は致命傷となり、上場審査に進むことができなくなる可能性もあるでしょう。特に最近の上場審査は労務コンプライアンスを重視する傾向にあり、36協定違反が発覚した場合、その改善が証明できなければ上場審査を通過することができなくなるリスクがあります。 
このように、36協定違反は罰則、罰金だけでなく、厳しい社会的制裁が待っていることを念頭に置かなければいけません。 
 

36協定に対応した勤怠管理システムの選び方

 
労働基準法違反を防ぐためには、36協定に対応した勤怠管理システムを用いて従業員の勤務状況を可視化していくことが最も重要です。 
そこで続いては、36協定に対応した勤怠管理システムの選び方を紹介します。 
 

残業申請・承認機能がある

 
過度な時間外労働を防ぐためには、勤怠管理システムの残業申請・承認機能を活用しましょう。時間外労働が必要な従業員が管理者に対して残業申請を行い、管理者の承認が行われたことを確認したうえで残業を実施するという運用を徹底することで、36協定で認められた上限時間を超える残業を未然に防ぐことができます。 
 

打刻と申請時間の乖離確認機能がある

 
残業申請と承認が適切に行われていたとしても、実際に打刻された退勤時間が承認された残業時間を超えていては意味がありません。 
そのため、36協定に対応した勤怠管理システムを選ぶときは、実際の打刻時間と残業申請時間に乖離がないかを確認できる機能が備わったものを選ぶのがおすすめです。 
特に36協定の対象となる従業員の人数が多い場合、一人一人の打刻時間を目視で確認するのは負担がかかります。一覧で確認できたり、打刻時間と残業申請時間に乖離がある従業員だけを抽出できたり、改善指導が必要な従業員を一目で把握できる勤怠管理システムを選ぶと良いでしょう。 
 

残業チェック機能がある

 
36協定に対応した勤怠管理システムの中には、残業チェック機能が備わったものもあります。 
特に繁忙期になると、管理者の業務も忙しくなることで、部下の残業が上限時間を超過しそうなことに気がつかない可能性もあるでしょう。 
勤怠管理システムを活用して残業時間が上限時間内に収まっているかを一覧で簡単にチェックすることができれば、管理者だけでなく人事担当者が残業時間のチェックをすることもでき、速やかに改善指示を出すことができます。 
 

残業時間のリアルタイム把握ができる

 
36協定では無制限で残業を行えるわけではなく、残業時間の上限が設けられています。 
そのため、気づかぬうちに36協定に違反してしまわないためにも、当日の残業時間をリアルタイムで把握できる勤怠管理システムを導入することが必要です。 
残業時間をリアルタイムで把握することで、36協定違反を犯してしまう前に指摘し、その日の業務を終了させる指示を出すことができます。 
 

残業時間のアラート機能がある

 
36協定に対応した勤怠管理システムを選ぶときは、残業時間のアラート機能が備わったシステムを選ぶことをおすすめします。 
例えば、時間外労働の上限に差し掛かるとアラート通知が行われ、36協定違反を起こさないようにする仕組みが導入されているものや、「残業時間が〇時間を通過した場合にアラート通知をする」などアラート通知する時間を自由に設定できるものもあり、今月の残業はあと何時間以内に抑えなければならないのかを、従業員本人へいち早く通知することができます。 
 

「MINAGINE就業管理」は36協定にも適切に対応

 
労務コンプライアンスを遵守した勤怠管理を実現するには、36協定に対応した勤怠管理システムの導入が有効です。 
MINAGINE就業管理」は36協定にも適切に対応しており、前述したポイントはすべて満たした勤怠管理システムとして、上場企業はもちろん、IPO準備中の企業様や社会保険労務士法人にも推奨されています。 
ここからは、36協定に対応したMINAGINE就業管理の特徴を紹介していきます。 
 

残業申請・承認フローが分かりやすい

 
MINAGINE就業管理では、普通残業や深夜残業、休日出勤等の申請を勤怠管理システム上で行うことができます。また、深夜残業申請は別途に提出させることができるため、通常の残業と深夜残業を分けて管理することも可能です。 
申請された残業申請は管理者にメールで通知され、メール上のリンクをクリックすることで、簡単に勤怠管理システム上の承認作業が行えます。 
また、部下から申請された時間外勤務の申請書は一覧でトップ画面に表示され、未承認状態では赤字で「未承認」ステータスが表示されるため、管理者の承認がされていない状態での残業を防ぎやすくなります。 
 

アラート機能により36協定違反を未然に防ぐ

 
MINAGINE就業管理には、時間外労働のアラート機能が設けられています。 
時間外勤務の申請がされていない状態で残業をした従業員のタイムカードにはアラート表示がされるほか、あらかじめ定めた日時点で時間外労働が特定の時間に達している従業員へはアラートメールを自動送信することが可能です。 
さらに、規定の残業時間を超過した場合、残業超過チェックとして月の残業時間数を判定し、本人または上司に対してアラートメールを送ることができます。超過時間数は自由に設定することができるため、36協定違反を犯す前に注意を促すことで、従業員本人も残業時間を意識しながら勤務することができるでしょう。 
 

36協定のチェックレポートの閲覧が可能

 
MINAGINE就業管理では、36協定を基準とした時間外労働チェックレポートによって、部署ごと、個人ごとに分けた労働時間データを一覧で閲覧することができ、CSVファイルによる加工も可能です。チェックレポートで閲覧できる項目は、以下のとおりです。 
 
・36協定に基づいた法定外残業時間の表示(月・年) 
・36協定の限度時間を超過し特別条項を適用した回数の表示 
・残業時間上限規制に基づいた法定休日も含む残業時間の表示 
・残業時間上限規制に基づいた残業時間の単位、2ヶ月~6ヶ月平均の表示 
 
MINAGINE就業管理の36協定チェックレポートでは、36協定で定めた時間外労働時間の上限を上回っている、あるいは上回りそうな場合は、該当部分の色が赤やオレンジに変わり、ひと目で気づける仕組みになっています。また、規定の時間外労働時間数を超える月が何回あったのかという「回数」も記載されているため、例えば回数の欄に「5」と記載されていれば、その年は残り1回(1ヶ月)しか規定時間を超えた時間外労働ができないことが一目で分かります。 
さらに、1年間の上限時間から現時点での時間外労働時間の合計数を引き、月単位で平均したレポートも閲覧することができるため、2ヶ月~6ヶ月平均残業時間を知ることができ、あとどれくらい残業ができるのかを把握することも可能です。 
 

労働安全衛生法に基づいたデータも算出

 
MINAGINE就業管理では、36協定に基づいたレポートを閲覧できるだけでなく、労働安全衛生法に基づいたデータも閲覧することができます。 
従業員の個人別に医師との面接が推奨される時間外労働時間数(月80時間以上)を超過した回数が表示されるため、勤務状況の改善を促すことができるでしょう。 
 
 
36協定に対応した適切な勤怠管理ができるMINAGINE就業管理は、ご導入いただく企業様に対して3ヶ月間徹底した導入サポートを行っています。ただ単にシステムを販売して終わりではなく、実際に運用して頂き「導入して良かった」と感じていただくことを使命と感じています。もちろん、導入時には個社ごとの就業ルールに合わせた機能のカスタマイズもサポートさせていただくため、裁量労働制やフレックス制などの幅広い勤務スタイルに合わせた勤怠管理を行うことも可能です。 
36協定にも適切に対応した勤怠管理システムを検討している企業のご担当者様は、ぜひこの機会にMINAGINE就業管理の導入を考えてみてはいかがでしょうか。