勤怠管理システムはPCログ取得が重要!Macにも対応したシステムとは

コロナ禍でテレワークを導入する企業が増えるなか、労働時間の適正把握への関心が高まっています。PCログ取得ができる勤怠管理システムであれば、テレワーク中はもちろん、オフィス勤務中であっても労働時間を適切に把握、管理することができるでしょう。 
そこで今回は、勤怠管理システムにおけるPCログ取得の必要性と現状の問題点について紹介します。 
 

勤怠管理システムにPCログ取得が求められる理由

 
コロナ禍におけるテレワーク中の勤怠管理にはPCログの取得、活用がおすすめです。まずは、勤怠管理システムにPCログ取得が求められる理由を紹介します。 
 

PCログとは

 
PCログとは、PCの電源を入れてから電源を切るまでの間、稼働時間中の操作履歴を記録として残したもののことをいいます。始業時にPCの電源を入れ、終業時に電源を切ることを前提として、PCログ=労働時間とみなす場合もあります。 
テレワークにおける勤怠管理では、上司や同僚の目がないことから虚偽の勤務時間申告が行われる可能性もあり、また管理者が部下の超過勤務を把握しづらい点も課題としてあがります。しかし、PCログを取得することで、実際のPC起動時間とタイムカード打刻時刻を照合することができ、乖離がないかを確認することができるのです。 
つまり、勤怠管理におけるPCログ取得は、虚偽の勤務時間申告やサービス残業、休日勤務などの予防、労働時間の適正把握に有効と言えるでしょう。 
 

PCログは労基署の調査対象となり得る

 
最近の労働基準監督署の調査では、上限を超えた長時間労働や過重労働が行われていないか、従業員の勤務実態の調査を徹底的に行います。 
36協定の内容と実際の勤務実態に乖離があったり残業代の未払いがあったりなど、調査において何らかの不備が指摘された場合には、タイムカードや賃金台帳だけでなく、PCのログの提出を求められる可能性も高くなっています。 
 

勤怠管理システムでPCログを取得するメリット

 
勤怠管理システムでPCログを取得するメリットは、以下のような点にあります。 
 

サービス残業の抑止

 
勤怠管理システムでPCログを取得することができれば、より正確な従業員の勤務時間を把握することができ、サービス残業の抑止につながるメリットがあります。 
出勤時刻、退勤時刻の打刻ができる勤怠管理システムは数多くありますが、定時に打刻をし、そのままサービス残業を行うというケースも考えられます。従業員側が自主的にサービス残業をしていたため、管理者がその状況を把握していなかったという場合でも、労働基準監督署の調査では、管理ができていなかった企業側に指摘が入ります。 
しかし、勤怠管理システムからPCログを取得することによって、PCの稼働時間から客観的で信憑性の高い勤務時間の記録を残すことができるため、管理者や人事担当者が従業員の長時間労働やサービス残業の状況を把握することができ、いち早く改善に向けた指導を行うことができるのです。 
 

テレワーク中の勤務状況を可視化

 
オフィス勤務のように上司や同僚の目のないテレワーク中は、特に従業員の勤務状況が不透明になりがちです。 
PCログの取得ができる勤怠管理システムを導入することで、テレワーク中も客観的な勤務状況を可視化することができ、前述したサービス残業の抑止はもちろん、仕事をサボる従業員への抑止効果もはたらくというメリットがあります。 
 

打刻時間の改ざんなど不正防止

 
勤怠管理システムには打刻修正という機能が備わっています。 
打刻修正の機能は、例えば退勤時間の打刻をした後に、急遽残業が必要になってしまった場合や、きちんと出社していたにも関わらず打刻漏れをしてしまった場合など、正しい出勤時間、退勤時間を記録するために必要な機能です。 
しかし、打刻修正により出退勤時間が上書きされてしまうシステムの場合、打刻時間の改ざんなどの不正が起こる可能性もゼロではありません。また、打刻修正によって労働時間が減る処理が行われている場合、労働基準監督署の調査ではサービス残業の強要を疑われる可能性が高くなるでしょう。 
このような場合も、PCログの取得ができる勤怠管理システムを用いることで、より客観的で正確な労働時間を把握することができ、PCログとタイムカードの打刻時間の乖離を発見することができます。 
 

従業員のモチベーション向上

 
サービス残業を放置することは、労働環境の悪化や従業員のモチベーション低下につながりかねません。特に、サービス残業を見過ごしてしまいやすいテレワーク中は、勤怠管理システムと合わせてPCログを取得することで、従業員の勤務時間を可視化し、残業が多い従業員に対しては業務配分の見直しを行うなど、労働環境の改善、整備を行う必要があるでしょう。 
テレワーク中も適切な勤怠管理を行うことで、企業としてはコンプライアンスを遵守することができ、一部の従業員に負荷がかかることを未然に防ぐことで、従業員のモチベーション向上にも期待することができます。 
 

勤怠管理システムにおけるPCログ取得の問題点

 
ここまでは、勤怠管理システムでPCログを取得する必要性やメリットについて説明してきましたが、現状の勤怠管理システムでは思うような管理ができないというケースも存在します。 
続いては、勤怠管理システムでよくあるPC取得の問題点についてまとめていきます。 
 

PCログ取得ができるシステムが少ない

 
勤怠管理システムにおけるPCログ取得は、企業にとっても従業員にとってもメリットの高い機能ですが、残念ながらPCログ取得ができる勤怠管理システムは、まだそれほど多くないのが現状です。 
現在すでに勤怠管理システムを導入しているという企業の場合、既存の勤怠システムではPCログ取得ができないケースも多く、別途PCログ管理システムの導入が必要になることがあります。 
 

Macに対応していないシステムがほとんど

 
PCログの取得ができる勤怠管理システムでも、Windows対応だけでMacに対応していないシステムが多くみられます。 
そのため、Macを利用している企業ではログの取得ができず、正確な勤務時間の把握をすることができないという問題点があります。 
 

出社時間と実際の労働時間の区別ができない

 
出社と共にPCを起動する従業員は多いですが、PC起動後、必ずしもすぐに仕事を始めるとは限りません。コーヒーを飲んだり、他の従業員と談笑したり、仕事以外のことをする時間として早めに出社する従業員もいるでしょう。 
そのため、PCログだけで勤務時間を管理しようと思うと、出社時間と実際の労働時間の区別ができないという問題点が出てきます。 
 

スリープモードに対応していない

 
スリープモードに対応した勤怠管理システムであれば、スリープモードの時間についてもPCにログが残るため、PCを使って作業をしていない時間の把握も可能です。例えば業務終了後、PCのシャットダウンを忘れてしまったとしても、スリープモード=業務終了とみなすことができるでしょう。 
しかし、PCログを取得できる勤怠管理システムの中には、スリープモードに対応していないシステムもあるため、注意しなければいけません。スリープモードに対応していない勤怠管理システムの場合、スリープモードになっただけでは業務終了とみなされないため、業務開始時にPCを起動し、業務終了時には必ずシャットダウンをするというルールを徹底する必要があります。しかし、社員全員にこのルールを徹底するのが難しいケースも多く、正確な勤務時間の把握を行うことができない可能性が高くなります。 
 

「MINAGINE就業管理」はPCログも適切に取得!Macにも対応

 
MINAGINE就業管理」は、ICカードによる打刻、PCやスマホからのWeb打刻以外に、PCのログオン/ログオフによって打刻時間を管理することも可能な勤怠管理システムです。 
ログオン/ログオフ機能では、PC起動とシャットダウンのタイミングで勤務時間を登録させることができ、PCログ打刻に加えて、勤怠管理システムのタイムカード画面で「打刻時間(出退勤管理)」「申請時間(就労時間)」を登録することができます。 
そのため、PCのログオン/ログオフ機能を社内にいた時間として管理し、PCを起動中の時間と実際の労働時間とを分けて管理することも可能です。 
また、MINAGINE就業管理は、従業員が打刻を意識せず実態を把握することができるため、PC=打刻記録としてだけでなく管理者確認用のデータとして扱うこともできます。PCログと勤怠システムの打刻時間の差異が大きい対象者を抽出し、タイムリーに改善を促すことができるほか、労働基準監督署の調査ではPCログをエクスポートして、客観的な勤務時間として提出することも可能です。 
 
MINAGINE就業管理のログオン/ログオフ機能はスリープモードにも対応しており、PCがスリープモードとなった状態のPCログを残すことも可能です。さらに、MINAGINE就業管理は数ある勤怠管理システムの中でも、WindowsだけではなくMacにも対応した数少ない勤怠管理システムです。PCログ取得ができる勤怠管理システムは、コンプライアンス重視の労務管理が必須の上場企業ではスタンダードになりつつありますが、Mac対応の勤怠管理システムは比較的少ないことから、Web業界でも導入する企業様が増えています。 
勤怠管理システムでPCログも適切に取得したいとお考えのご担当者様は、ぜひこの機会にMINAGINE就業管理をご検討ください。