労働基準監督署の調査に強い勤怠管理システムとは?

労働基準監督署の調査は、ある日突然やってきます。自社の勤怠管理に問題がないと思っていた会社でも、労働基準監督署の調査によって法律違反や改善点を指摘されれば、是正勧告や改善指導を受けることになってしまいます。そのため、いつ労働基準監督署の調査が入っても慌てず対応ができるよう日頃から準備をしておくことが大切です。

そこで今回は、労働基準監督署の調査とはどのように行われるのか、突然の労基署調査にもスムーズに対応できるおすすめの勤怠管理システムについて紹介します。

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労働基準監督署の調査とは

まずは、労働基準監督署の調査対象の会社や目的、どんな資料を確認するのかを紹介します。

労基署の調査対象はどんな会社?

労働基準監督署の調査対象となる会社は、長時間労働、サービス残業の可能性が高い業界や業種、特に36協定の特別条項を適用している事業場は対象になりやすいと言われています。労働基準監督署は課題の多そうな業界や業種を定め、集中的に調査を実施するケースがあります。

他にも、従業員や従業員の家族、知人、友人などからの告発によって労働基準監督署が動くことも珍しくありません。最近は電話やインターネットで完全に匿名での告発もできるようになっているため、実際に働いている従業員だけでなく、退職した元従業員からの告発も増えているようです。

労基署の調査はいつやってくる?

労働基準監督署の調査は、調査日時および必要な書類等を指定した書面が事前に郵送で送られてきたり、電話によって調査日を指定されたりするケースもありますが、ある日突然やってくるケースも存在します。

特に、従業員や従業員の家族、知人、友人、元従業員などからの告発による申告調査や何らかの重大な労働災害が発生した後に行われる災害調査の場合は、事前予告なくやってきて調査が行われることもあるため、いつ労働基準監督署がやってきても慌てずに落ち着いて対応できるよう、日頃から適切な勤怠管理を行う必要があります。

労基署は何を調査する?

労働基準監督署が入った場合、主に目を付けられるポイントはとしては、「労働時間の管理(長時間労働)」や「給与支払い(未払い賃金等)」があげられます。残業代が適切に支払われているか、長時間労働が行われていないかなど、タイムカードや賃金台帳を照らし合わせ、従業員に対するヒアリング調査なども行われます。

他にも「安全衛生に関する事項(健康診断等)」、「労働条件の不利益変更や不当解雇」の項目に関して、労働基準法に抵触していないか調べることを目的に行います。

労基署はどんな資料を確認する?

労働基準監督署の調査では、一般的に以下のような資料を確認されます。

・ 会社の組織図
・ 従業員名簿
・ 雇用契約書や労働条件通知書
・ 就業規則、給与規程等
・ 過去数年分の賃金台帳(賃金支払い状況が確認できる資料)
・ 過去数年分の勤怠状況(近年は管理監督者の勤怠も確認される)
・ 年次有給休暇管理簿
・ 時間外・休日労働に関する協定届(36協定)などの労使協定
・ 安全衛生委員会の設置、運営状況が確認できる議事録等の資料

労働基準監督署の調査がいつやってきても対応できるよう、これらの資料の管理や情報の更新については、日頃から意識しておくことが大切です。

労働基準監督署の調査で注意したいポイントは?

労働基準監督署の調査が入った場合、いくつか注意しておきたいポイントがあります。

初期対応が非常に重要

労働基準監督署の調査対応は、初期対応が非常に重要だと言われています。

労働基準監督署の突然の訪問によって戸惑うこともあると思いますが、監査官からの質問に対しては落ち着いてスムーズに回答し、求められた資料もできるだけ速やかに提出することが大切です。

また、突然の訪問で責任者や担当者が不在の場合、調査日時の変更を依頼することはできますが、調査自体を拒否してしまうと労働基準法違反に発展する可能性があるため、注意が必要です。

36協定の内容は適切か

残業代が適切に支払われていても、会社は法律上、労使協定(36協定)によって従業員の残業時間の上限を定めなければならず、上限を超えて残業させることは違法となっています。そのため、いつ労働基準監督署の調査が入っても対応できるように、日頃から36協定の内容は適切であるかどうかを確認しておかなければいけません。

また、36協定を締結し、労働基準監督署に届出を出しているだけでは不十分です。中には形式的に届出がされているだけで実態との乖離がある企業もあります。

特に、長時間労働が多い業種の場合、36協定は重点的な調査の対象となりますので、内容と実態との間に乖離がある場合は、速やかに改善を行うようにしましょう。

割増賃金は正しく支払われているか

実際に労働基準監督署の調査が入った企業の事例では、未払い残業代を支払うよう指導する是正勧告が実施されたケースが多くあります。

例えば、残業時間管理は行っていても振休・代休管理をしっかりと行っておらず、割増賃金が正しく支払われていない場合があります。管理者が振休や代休の違いを理解していなかったことが原因で割増賃金の支払いがされていないというケースなど、企業として法令違反に気づいていない可能性も考えられるでしょう。

従業員の勤怠管理は残業時間管理だけではなく、振休・代休管理も適切に行い、割増賃金の未払いを防ぐことが大切です。

打刻修正がある場合は要注意

勤怠管理システムを導入して日々の勤怠管理をしっかりと行い、勤務管理システムの集計データどおりに残業代を支払っている企業でも、打刻修正が頻繁に行われている場合は注意が必要です。

勤怠管理システムの集計結果どおりに残業代を支払っていたとしても、打刻修正によって労働時間を減らす処理がたびたび行われていた場合は、サービス残業による残業代の未払いを疑われてしまいます。

虚偽の記載をした帳簿書類を労働基準監督署の調査に提出した場合、労働基準法違反となり、発覚すると30万円以下の罰金に処されます。また、労働契約法の安全配慮義務に違反するとみなされる可能性もあるため、特に勤怠管理システムの打刻修正に関しては慎重に処理を行わなければいけません。

労働基準監督署の調査に強い勤怠管理システムとは?

労働基準監督署の調査に強い勤怠管理システムとは、客観的な記録を残すことができるものです。特に勤怠管理システムの打刻修正は、打刻漏れや打刻ミスを起こした場合に必要な修正ですが、労働基準監督署の調査が入った場合には、サービス残業による残業代の未払いや超過勤務を疑われる原因にもなりかねません。

MINAGINE就業管理」は、以下の機能により客観的な根拠を労働基準監督署へ説明資料として提示することができ、企業のリスクや人事担当者の負担を大幅に軽減することができます。

①「打刻時間(PCや端末、ICカードなどで客観的に打刻された時間)」「申請時間(打刻修正の申請時間)」「承認時間(上長が打刻修正を承認)」の3つの時間を持つことができ、打刻修正はできても打刻時間の上書きはできないため、労基に客観的根拠として示すことができる

②打刻時間と申請時間(打刻修正)の乖離理由を備考欄に残すことができ、備考欄への入力がない場合はアラートで促すことができる

③PCの起動、シャットダウンの時刻を取得することができ、出力することができる

④休日出勤と紐づけた個人打刻によって振替休日や代休申請を行うことができ、申請のフローも自社のルールに合わせて柔軟に設定することができるため、正しい振休・代休管理を手間なく行うことができる(割増賃金の未払いを防ぐことにもつながる)

MINAGINE就業管理は、労働基準監督署の調査対応にも強いシステムとして、社会保険労務士法人にも推奨されています。

また、MINAGINE就業管理は、導入時に3ヶ月間徹底的なサポートを行っています。自社に必要な機能をカスタマイズし、勤務実態に合わせてしっかりと設定ができるため、振休・代休申請はもちろん、さまざまな勤務スタイルに合わせた勤怠管理を行うことが可能です。

突然やってくる労働基準監督署の調査に対して慌てず対応を行いたい、自社ルールに沿った勤怠管理を行いたいと考えているご担当者様は、ぜひこの機会にMINAGINE就業管理をご検討ください。