タイムレコーダーの種類や選び方を徹底解説

古いタイムレコーダー、少し使いにくいと感じたことはありませんか。出退社を記録するタイムレコーダーを新しくするなら、会社に合った使い勝手の良いものを選びたいものです。今回は、タイムレコーダーを購入する際に知っておきたい種類や選び方を紹介していきます。

タイムレコーダーの種類

出退勤を記録するタイムレコーダーもさまざまなタイプのものがあり、機能が充実したものも少なくありません。タイムレコーダーの種類と、それぞれの特徴をみていきましょう。

出退勤の時刻のみを記録するタイムレコーダー

タイムカードを入れて出退勤の時刻を記録する、シンプルで古典的なタイムレコーダーです。メリットは、低コストで導入できること。そのため、現在でも中小企業を中心に利用している企業は少なくありません。

デメリットは、出退勤以外の機能がまったくないことです。そのため、インクの補充やタイムカードの購入、タイムカードへの氏名の記入をすべて手動で行わなくてはなりません。

また、パソコンとの連携ができないため、タイムカードの勤怠記録はすべて手入力となり、集計管理に手間がかかります。少数なら問題ありませんが、人数が増えると古典的なタイムレコーダーの利用は不向きです。

集計機能付きのタイムレコーダー

実働時間や残業時間など、月の集計が自動で行えるタイプのタイムレコーダーです。集計機能が付いているため、集計時のミスが減り、勤怠管理の手間が省けます。

出退勤のみの記録に対応するタイムレコーダーと同じくインク補充やタイムカードの用意が必要ですが、初期費用は出退勤のみのタイムレコーダーに次いで安価です。

しかし、集計機能が付いているといっても、対応できるのはシンプルな計算のみ。複雑な勤務体系など計算が複雑になるものや、集計ルールが一般的なものと異なる場合は向いていません。小規模から中規模の会社で、集計ルールが明確な会社向きのタイムレコーダーです。

PCと接続可能なタイムレコーダー

USBや専用のソフトを利用して打刻記録をPCに取り込めるタイプのタイムレコーダーもあります。だいたい100人ほどであれば対応できるタイムレコーダーです。

メリットは、PCとの連携が可能なので、出退勤時間など手入力がほとんど必要ないこと。また、打刻されたデータが元になっているため、時間入力ミスを防げます。勤怠記録のデータ化の手間が省けて便利です。

しかし、こうした機能が充実しているため、出退勤だけのタイプ、集計付きのタイプと比較すると、初期導入費用がかかります。従業員が多くない会社など、手入力でもそこまで時間がかからないような会社では不向きです。

ICカード付きタイムレコーダー

個人を識別するⅠCチップが埋め込まれたICカードを、タイムカードの代わりに使って、出退勤を記録するタイプのタイムレコーダーです。ICカードにデータが刻み込まれ、パソコンとの連携でデータ管理がしやすくなっています。

ICカードは、交通機関や社員証などとの併用が可能なタイプもあり、社員はさまざまな場所で活用することが可能です。しかし、個人が保管する場合、紛失のリスクがありますし、ICチップを使ったカードのため、新しく社員が入るごとに会社でカードを購入しなければなりません。

また、機能も充実しているため、タイムレコーダー本体のコストもほかと比較して高くつきます。初期費用、今後の利用を考えたとき、便利ではありますがコスト面が気になるタイプです。

タイムレコーダーの選び方

タイムレコーダーの主な種類を紹介しましたが、会社に合ったタイムレコーダーを選ぶには何に注目すれば良いのでしょう。注目したいふたつのポイントを見ていきます。

会社の規模

ひとつは、会社の規模に合ったタイムレコーダーを選ぶことです。タイムレコーダーの種類によっては、少人数が向いているタイプもありますし、100人程度など記録できる人数に制限があるタイプもあります。まずは会社の規模に対応しているかどうか確認することが重要です。

会社の規模が大きいなど、導入に不安がある場合は、導入時の初期設定やや導入後もサポートが充実しているタイプのタイムレコーダーが向いています。

また、勤怠管理や入力など勤怠管理における作業含め、会社の規模を考慮したうえでコストパフォーマンスが良いか、セキュリティは十分に保たれるかも確認していきます。勤怠情報は個人の識別情報を含んだ情報になるため、会社の体制に合わせてセキュリティが整ったものを選ぶのがベストです。

使いやすさ

会社の規模に合わせてある程度タイムレコーダーのタイプに目星がついたら、使いやすさもみていきます。タイムレコーダーは日々使用するものですから、社員の目線に立ったときにシンプルで使い勝手が良い方が好まれます。

出退勤を打刻するものなので、打刻方法が複雑でないか、打刻漏れするような仕様になっていないか、実際に使用してみて勝手が良さそうか十分に確認することが大切です。

そのうえで、管理者目線に立って、勤怠や給与など他のシステムと連携ができるかどうか確認していきます。連携ができる場合であっても、集計のみなど連携の範囲は異なるため、どこまで連携できるのか確認しておくと良いです。

連携のしやすさは、入力の負担、集計や計算の負担軽減につながるので、従業員の多い会社なら重視したい部分。会社の環境に合わせて適切なタイムレコーダーを選びましょう。

勤怠管理システムを使えば、打刻や管理がよりスムーズになる

タイムレコーダーの種類は、シンプルに出退勤だけを記録する安価なタイプのものもあれば、記録データをシステムと連携できる機能面が充実したタイプのものもあります。

会社の環境に合わせて幅広い選択が可能です。しかし、機器がないと打刻できない、複雑な連携ができないなどのデメリットもあります。そこで導入を検討したいのが勤怠管理システムです。

場所を選ばずに打刻できる

勤怠管理システムは、タイムレコーダーのような機器を必要としない、デジタルにも対応したシステムのことです。

客先や現場が良く変わる場合など、タイムレコーダーが設置できないような場所でも、パソコンやスマートフォンがあれば打刻できます。場所を選ばずリアルタイムで打刻できるのが特徴です。

すぐに打刻することによって、打刻漏れ防止にもつながりますし、打刻を正確に記録できます。これにより勤怠管理もよりスムーズになり、管理者側の社員への確認など負担の軽減にも役立ちます。

リアルタイムに打刻状況を管理できる

勤怠システム導入のもうひとつのメリットは、打刻の情報をリアルタイムで確認し、管理できることです。これによりタイムカードを集めて入力するなどの作業がなくなるほか、集計が楽になります。システムとの連携で、給与計算のミスが防止できるのもメリットです。

勤怠管理システムを取り入れるなら、ミナジンのMINAGINE勤怠管理をご検討ください。パソコンやスマートフォンのほか、多様な端末やツールによる打刻が可能で、打刻後は自動的に集計をします。

有給休暇取得などの申請にも対応しており、システム導入で勤怠管理を総合的にカバーすることが可能です。さらに、法改正にも対応しており、管理者にとって便利なアラート機能で残業超過などの管理もしやすくなっています。

30日間の無料お試しができるので、まずは一度システムを利用して使い勝手を確かめてみて、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

また、こちらの記事では「MINAGINE勤怠管理」を含め22種の勤怠管理システムをまとめて紹介しています。貴社に合った機能があるものを選んでいただきたいので、ぜひ参考にしながら選んでみてください。

まとめ

会社の勤怠データ集計のためタイムレコーダーを新たに購入するのも良いですが、利便性や打刻の場所を選ばずリアルタイムで打刻を可能にしたいなら、勤怠管理システムが便利です。勤怠データの集計から各種申請、アラート機能まで豊富な機能に対応できるMINAGINE勤怠管理で勤怠管理業務を適正化しませんか。