【企業向け】雪だるま式に増える未払い残業代リスク、時効や対応について解説
働き方改革の推進などに伴い世間的に労務意識が強まっている昨今、企業はますます多くの労務リスクに直面しています。その中でよく問題にあがるのは未払い残業代です。
残業代が従業員に対して適切に支払われていなかった場合、もしくは支払うべき額が正確に計算されていなかった場合は後から請求されるだけでなく、遅延利息や付加金のリスクも生じてきます。
この記事では未払い残業代の概要やリスク、未払い残業代が発生しないための適切な労務管理などをお伝えします。
未払い問題が起きる前に改めて整理しませんか。
残業、休日出勤、深夜労働における割増賃金。きちんと計算できていなければ遅延利息や付加金が上乗せされ、経営が圧迫される金額を請求されことも多々あります。
本紙を使って改めて割増賃金の計算、未払いリスクへの対応について学びませんか。
目次
未払い残業代の概要
まず未払い残業代とは何かを含め、未払い残業代について知っておくべき基本的な知識を解説します。
未払い残業代とは？
未払い残業代とは、支払い義務があるにもかかわらず、従業員に対して適切に支払いがなされていない残業代のことです。
労働基準法32条では、法定労働時間として1日8時間、1週間で40時間を定めています。この法定労働時間を超えたものは残業の扱いとなり、最低1.25倍の給与を残業代として支払う必要があります。
「普通に管理していれば未払い残業代など発生するわけがない」と思う方もいるかもしれませんが、この問題は往々にして発生します。それは決して悪意があるとは限りません。例えば従業員の適切な労働時間が管理されていなかった場合です。そもそもどれだけの残業をしたのかが分からなければ、未払い残業代が発生してもおかしくありませんよね？
このあたりはいくつかパターンがあるため、次章で詳しく解説します。
未払い残業代の時効
賃金が支払われていない残業があったとしても、従業員は過去分を全てさかのぼって請求できるわけではありません。残業代をさかのぼって請求できる期間は消滅時効という法律により定められています。
現状、この消滅時効は3年とされています。以前は2年とされていたのですが、法の改正により3年に修正されました。また、今後は消滅時効が5年に延長される可能性もあります。本来であれば法改正により消滅時効は5年となるはずだったのですが、企業側の反発により、一旦の経過措置として3年を定め、一定期間後に消滅時効の年数を再検討することになりました。
つまりしばらくの間、消滅時効は3年であるものの、5年となる可能性も十分にあり、企業側からすると請求される未払い残業代額が大きく増える可能性があるわけです。
未払い残業代を請求されたら支払う必要が生じうるケース
続いて従業員から未払い残業代を請求されたときに、支払うことになりうるパターンをいくつかご紹介します。
みなし残業制の超過分
みなし残業制とは、あらかじめ一定の残業時間を見込んだうえで、その分の残業代を固定給に含める制度です。企業側が従業員の正確な労働時間を把握しにくい場合、みなし残業制はマッチしやすいと言えます。しかし、みなし分の残業時間を超えた分に関してはきっちりと超過分の残業代を支払う必要があります。
名ばかり管理職の問題
管理職には残業代や深夜労働、休日出勤等で発生する割増賃金を支払う必要がないことが労働基準法によって定められています。しかし、管理職という立場にふさわしい報酬や権限がない場合は、労働基準法上の管理職に該当しません。この場合、企業は残業代を支払う必要があります。管理職から未払い残業代に関する訴えがあった場合、管理職が本当に労働基準法における要件を満たした管理職なのかが焦点となります。
適切な労働時間管理がなされていない
そもそも適切な労働時間管理がされていない場合、支払われるべき残業代が正確には計算できません。ただしPCログや入退館記録等により残業をしていたことが客観的に確認できる場合は、未払い残業代の請求が裁判でも認められる可能性が高くなります。
未払い残業代のリスク
続いて、未払い残業代が発覚した場合、企業にどのようなリスクがあるのか確認していきましょう。
懲役または罰金のリスク
労働者が労基署に駆け込むと、最悪の場合は労働基準監督署による逮捕や送検が行われます。労働基準法違反として懲役や罰金など刑事罰の対象となり、残業代の未払いにおいては30万円以下の罰金もしくは6か月以下の懲役が課されることがあります。ケースとしてはそう多くはないですが、最悪の場合このようなリスクがあるということは認識をしておくべきです。
未払い残業代の支払いと遅延利息
従業員が未払い残業代に関して裁判を行った場合、残業代のみでなく遅延利息の支払いを求められることがあります。遅延利息は使用者が個人の場合5%、法人の場合6%です。また退職後の未払い残業代の請求権においては年14.6%の遅延利息が発生します。支払額が膨大となれば経営を圧迫するため、知らなかったでは済まされない大きなリスクを抱えることとなります。
付加金
労働基準法の114条において定められた付加金ですが、未払い残業代と同額の付加金を労働者に対して上乗せして支払うよう求められることがあります。例えば200万円の未払い残業代があった場合、200万円の付加金を上乗せし、合計400万円を労働者に支払う必要が生じます。未払い残業代の2倍ともなると当然ながら笑って済ませることのできるような額ではなく、場合によっては企業の経営を圧迫する大きなリスクとなります。
企業イメージに対する棄損
前述の3点は主に金銭的リスクでしたが、未払い残業代は加えて企業イメージを著しく悪化させます。企業の業績が悪化すれば退職者が出るのは目に見えますし、さらに怖いのは退職した従業員が前例に倣って裁判を起こすことです。もはやそうすると負のループとなり、雪だるま式に莫大な支払額を求められることもあります。
未払い残業代のリスクを発生させないためにできること
未払い残業代の蓄積が抱えるリスクについて説明をしてきましたが、本来の額に対してはるかに大きな額を支払うケースもあり、問題の重要性は認識いただけたかと思います。しかし、適切に残業代が支払われているのであればそれらのリスクは回避することが可能です。ここでは企業がとるべき対策について解説します。
現状の未払い残業代の精算
そもそも論にはなりますが現時点で未払い残業代を抱えていると判明した場合、早急に精算を進める必要があります。請求権の消滅時効が3年となるのはあくまで法改正後の残業代についてであり、それ以前の残業代については2年の請求権とされています。もし少しでも懸念がある場合には、社内で未払い残業代が発生していないか改めて確認をしてください。
適切な労働時間把握
残業代は労働時間の超過分に対して支払うものなので、従業員の労働時間を適切に把握する仕組み作りが必要です。極端な話ですが勤怠管理をエクセルで行っている場合、その申告が本当に正しいのかという問題も生じます。会社ごとに適切と言える管理方法は違いますが、最もお勧めするのは勤怠管理システムの導入です。昨今の働き方改革推進と高まる労務リスクに伴い、ますます多くの企業が勤怠管理システムを導入しています。まだ導入をされていない場合、リスクマネジメントの観点で導入を検討されてはいかがでしょうか。
ミナジン勤怠管理システムは、「労務管理をちゃんとする」ことをサービスビジョンに掲げ、開発を行っております。「コンプライアンス体制を確立したい」「IPOを目指している」「2度とシステム導入／運用に失敗したくない」そんな企業様を支援します。
残業をしない風土作り
残業代を減らすという意味では残業をしない風土作りも重要です。業務量の調整や仕事が終わればすぐに帰れる環境作りなどすぐにできることは多くあります。これは直接的に未払い残業代を解決する方法ではありませんが、適切な勤怠管理の実践と合わせて推進していくべき内容です。
まとめ
当記事では未払い残業代の概要やリスク、また未払い残業代を発生させないために企業ができることについて紹介してきました。未払い残業代は一度請求されてしまうと遅延利息や付加金によって支払額が上乗せされ、更に他の従業員も触発されて同様の請求を行うといった事態につながることもあります。もはやそうなったら目も当てられず、経営が傾くリスクすらあります。つまり問題が発生してから後手の対応を行うのではなく、いかに未然にリスクを減らせるかがポイントです。まずは勤怠管理システムを導入し、きっちりと従業員の労働時間を可視化するところから始めてみてはいかがでしょうか。
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