1on1とは?目的やメリット・やり方・効果的に行うコツも徹底解説

昨今、上司と部下の間で1on1ミーティングを実施する企業が増えています。しかしどうやったら効果的に進められるか不安に思っている人も多いはず。そこでこの記事では、1on1の目的やメリット、効果的に行うルールやコツなどを紹介しています。この記事を読めば、安心して1on1ミーティングに取り組めますよ。

1on1とは

1on1の読み方はワンオンワン。定期ミーティングによるマネジメント手法の1つです。上司と部下またはメンターとメンティーの間で行われることが多くあります。部下の成長にフォーカスしたミーティングであることや、開催頻度が週1回~月1回と多いことが特徴です。最近では少子高齢化により人材の獲得が難しくなる一方、以前と比べて離職しやすい環境になっていることから、人材の定着が課題です。企業ではより多くの人材を育成し、長く定着させて組織を強化するために、マネジメント手法の開発に力が入れられています。

1on1ミーティングはアメリカにあるシリコンバレーの企業を中心に実施されているマネジメント方法で、日本企業でも多くの注目が集まっています。日本では昔から飲み会や喫煙所でのコミュニケーションが主流でしたが、最近はそのような場が減少。1on1ミーティングをこれらのコミュニケーション不足を補う手段として捉える企業が多いようです。

1on1を行う目的

1on1ミーティングは部下に焦点を合わせたマネジメント手法といえます。上司が部下のキャリアや悩みなどに対して一緒になって考えていくことで、部下の成長をサポートします。適切なサポートをするためには部下のことを知るだけではなく、上司のことも部下によく知ってもらわなければなりません。お互いのパーソナルな部分を含めて理解することでコミュニケーションの齟齬を減らし、部下のモチベーションアップや長期的な人材の定着につながります。

1on1と面談の違い

対面のミーティングと聞くと、人事評価のための面談をイメージする人が多いようです。「自分の会社でも評価面談は既に行われているよ」と思うかもしれません。しかし、1on1ミーティングと評価面談は目的と方法が大きく違います。評価面談は部下を評価したり、管理したりといった目的で行われます。一方1on1ミーティングは部下の成長サポートやお互いを理解することが目的なため、上司と部下の双方向のコミュニケーションになります。また実施の頻度が評価面談は1年に1~2回程度なのに対し、1on1ミーティングは週1回~月1回と高頻度なこともポイントです。

1 on 1面談
実施の目的部下の行動・学習促進と意欲控除業務・設定目標の進捗確認
頻度週1回~年1~2回
扱うテーマ自由度が高く広範囲にわたる仕事の進捗状況や評価
位置づけ準公式的公式的

1on1を実施するメリット

1on1ミーティングは上司と部下が強い信頼関係で結ばれることが大きなメリット。お互いに深く理解しあうことで、コミュニケーション不足によるロスや損害を防ぎます。業務を阿吽の呼吸で円滑に進められるようになれば、仕事のテンポも上がり仕事が楽しくなるでしょう。部下のモチベーションアップや離職防止につながります。また、1on1ミーティングは部下が業務内容を積極的に振り返る機会にも。業務を振り返り、良かった点や反省点に向き合うことで部下の成長が促進され、組織の活性化にもつながっていきます。

1on1を実施するデメリット

1on1ミーティングにもデメリットが無いわけではありません。その1つが上司の負担です。例えば部下5人を持つマネージャーが週に1回30分の頻度で1on1ミーティングを実施する場合、1年間で約130時間を費やすことになります。最近はプレイングマネージャーが多い時代。マネジメントに費やす時間と労力が増え、担当案件の進捗が遅れてしまうことがあります。そのため1on1ミーティングを実施する場合には、上司と部下がともに適切と感じる頻度を設定することも大切です。

また1on1ミーティングは部下のパーソナルな部分にも踏み込む手法であるため、上司のコミュニケーションスキルによって効果が左右されます。場合によっては関係を悪化させる要因にもなりかねません。高い効果を得るためには、上司にもコーチングやティーチングなどを含めた高いマネジメントスキルが必要です。事前に外部セミナーや社内研修を受講し、スキルアップを図っておきましょう。

1on1は意味ないと言われてしまう理由

1on1ミーティングは有効なマネジメント手法ですが、「意味がないのでは」という声も稀に聞こえてきます。このような意見が出る背景には、1on1ミーティングの意義を正しく理解しないまま運用されてしまっていることが考えられます。

本来であれば1on1ミーティングは部下の話を聞き、成長をサポートすることが目的。2020年に株式会社ディップが実施したアンケート調査でも、1on1経験のある社会人のうち約8割が「メリットがある」と回答しています。もし組織の中で「意味がない」という意見が出るのであれば、1on1ミーティングを正しく運用できていない可能性があります。

1on1のやり方

効果的な1on1ミーティングを行うためにはどのようにしたら良いのでしょうか。それぞれの詳細な内容についても解説します。

1on1の手順

1.1on1の目的を定めて、共有する
2.1on1を実施する日時を決定する
3.1on1を実施する
4.次回の1on1を設定する

1.1on1の目的を定めて、共有する

急に1on1ミーティングの実施を伝えられても、部下からすれば何をしたら良いのか困ってしまうでしょう。事前にミーティングの目的を共有し、納得してもらうことが大切です。ミーティングのアジェンダを作っておいても良いですね。部下の方も意欲的に準備するようになり、1on1ミーティングを始めたものの「何を話したら良いかわからない」という状況を回避できます。

2.1on1を実施する日時を決定する

日時の決定は、部下の仕事の予定を配慮しながら一緒に決めることが大切です。うまく予定が合わない場合でも、焦らずに調整を続けましょう。パソコンやスマートフォンでカレンダーを共有できるサービスを活用しても良いですね。また期初や月初に大まかな定期スケジュールを決めておけば、予定が合わない場合にのみ調整すれば良いため、より効率的になります。

3.1on1を実施する

テーマやアジェンダに沿って1on1ミーティングを実施します。部下の仕事内容、職場で起こっていること、長期的なキャリアなどについて、ざっくばらんに会話をしましょう。1on1ミーティングの中で、上司に一番求められることは「聞く姿勢」です。会話の割合は上司3割、部下7割が適切。一方的に助言を与えるのではなく、部下と一緒になって考え、部下に答えを出させることが理想です。

上司はコミュニケーションの中で、部下の精神状態やモチベーションの確認、組織の課題の洗い出しなどを行い、より良いマネジメントにつなげられるようにします。関係性によっては部下のプライベートに踏み込んで距離を縮めるやり方もあります。

1on1ミーティングの実施内容を記録シートとして残しておくことも大切です。部下の貴重な思いや発言を忘れないだけではなく、必要に応じて組織の改善につなげていきます。また2回目以降は1on1ミーティングの冒頭に前回の振り返りを挟むと、よりスムーズに進められますよ。

4.次回の1on1の設定する

1on1ミーティングの最後には次回の予定を決めておきましょう。1on1ミーティングでもっとも重要なことは「継続」です。有効な方法でも、1回きりで終わってしまっては無駄になってしまいます。次回のミーティングが未定のままでは、徐々に継続しにくくなっていくものです。

理想の頻度は週1回ですが、忙しい業務の合間に予定を調整するのは難しい場合も多いはず。お互いに無理のないペースで継続していくことが大切です。

1on1を効果的に行うコツ

1on1ミーティングの時間が有意義になるかどうかは、上司側にかかっています。効果的な時間となるための2つのポイントをまとめてみました。

事前準備を行う

効果的な1on1ミーティングには事前準備が何よりも大切です。なぜなら、部下とコミュニケーションをとるのに部下のことをよく知らなければ会話も盛り上がらないからです。上司には部下のパーソナリティを知ったり、業務内容を理解したりと、入念な準備が求められます。

1on1ミーティングで話すテーマや話題も事前に準備しておきましょう。例えば、次のような質問内容がよく使われています。

・休日はどのように過ごしていますか
・今の仕事に対してどんな悩みをもっていますか
・今の仕事のどこにやりがいをもっていますか
・職場の改善点やそれに対する提案はありますか
・これから挑戦したいと思っていることは何ですか
・今後どのように成長していきたいですか

話やすい環境を作る

人それぞれに向き不向きがあるもの。中には自分の悩みやパーソナルな部分を言葉に出すことが苦手な部下もいるでしょう。部下に話してもらえなければ、1on1ミーティングはあまり意味がありません。部下が話しやすいように、リラックスできる環境を整えることが大切です。毎回会議室で行うのではなく、カフェや公園などカジュアルな場所を選ぶなど、場所、時間、服装を工夫しながらセッティングしてみましょう。お菓子や軽食を用意して、食べながら話すことも有効です。話題に上がった事柄を書き留めたり、図を使って説明したりできるように、ホワイトボードを用意しておくことも大切です。

また、いきなり「君のことを教えてくれ」と言われてもなかなか話し始められないもの。冒頭にアイスブレイクとして、上司から自分のことを開示すると部下も話しやすくなります。部下から悩みや相談が出てくるようになったら、基本は「傾聴」の姿勢を取り、共感を混ぜながら進めていきます。部下やメンティーと強い信頼関係を構築することが何よりも大事です。

1on1を導入した企業の事例

1on1ミーティングを実際に導入した企業の事例を2つ見ていきましょう。いずれの企業でも1on1ミーティングにより、高い効果が得られています。

・ヤフー株式会社
2012年から1on1ミーティングを全社で実施しています。もともとヤフーでは、隣にいる人同士がメールやチャットで会話する文化がありました。やり取りの履歴を残しておくことが主な理由ですが、そのために対面でのコミュニケーションが不足していました。そこで上司と部下が強い信頼関係を結び、部下の才能とやる気を引き出すための施策として1on1ミーティングが提案されました。その結果、社内のコミュニケーションが改善され、混乱やトラブルが減少、業務も効率化されたようです。

・日清食品ホールディングス株式会社
2020年までに時価総額1兆円という中期経営目標を達成するための取り組みとして、1on1ミーティングを取り入れました。今までは当然であった前提が短期間で変化していく、そんな市場環境の激変に対応することが背景にあります。1on1ミーティングにより、自力で発想、行動、内省できる人材を開発することが大切と捉えたためです。1on1ミーティングの効果は慶應義塾大学との共同研究として公表されています。その中では、1on1ミーティングを適切な頻度で実施するとエンゲージメントが向上すること、エンゲージメントの高い従業員は主体的に業務に取り組めることが明らかになっています。また実際に、日清食品ホールディングスは2020年6月に時価総額1兆円を達成しています。

まとめ

1on1ミーティングとは部下の成長やモチベーションに焦点をあてたマネジメント手法。最近では日本でも注目され、導入している企業が増えてきています。1on1ミーティングのメリットは、部下の成長促進とモチベーションアップ、離職率の低下などです。しかし、適切に行わないと逆効果になる場合も。実施する目的を明確にし、1on1ミーティングを適切に運用していくことが大切です。

より効果的な1on1ミーティングを実施するためには、デジタルツールやサービスの活用も大切。「みんなの人事評価」は、中小企業におすすめの人事評価制度導入支援コンサルティングサービスです。中小企業では人事評価制度が未熟な会社も多く、従業員のエンゲージメントに影響が出ている場合もあります。「みんなの人事評価」では、シンプルな人事評価制度をリーズナブルな価格帯で提供しています。約3か月の短時間構築とその後の運用やアシストまで一貫対応できるのも嬉しいところです。

部下の成長を促進する1on1ミーティングと「みんなの人事評価」による人事評価制度を両輪で取り入れて、今後の組織強化を図ってみてはいかがでしょうか。

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