人事評価制度の作り方|導入手順やメリット・事例も解説

人材育成やマネジメント強化のために、「人事評価制度」の導入を検討している人事担当者は多いのではないでしょうか? そこで今回は「そもそも人事評価制度とは何なのか」「まず何から取り組めば良いのか」などの基礎的な部分から、失敗しない人事評価制度を作るための具体的な手順やメリット・デメリットまで詳しくご紹介します。

人事評価制度とは

人事評価制度とは従業員一人ひとりのパフォーマンスや働きぶりを査定し、「評価制度」「等級制度」「報酬制度」に反映させる仕組みです。一定期間ごとに予め設定された目標や指針と照らし合わせ、個人の仕事ぶりを評価します。

人事評価制度の必要性

では、なぜ人事評価制度が必要なのでしょうか? 評価結果によっては企業成長や従業員の生活・働く環境に大きな影響を与えることもあるため、目的を正しく理解したうえで取り組むことが大切です。

人事評価を行う一番の目的は、企業が求める成果・結果を出した従業員や成長が見られた従業員に対して適切な処遇を与えること。「頑張った分だけリターンがある」という状態を作ることで社員のモチベーションが向上し、結果的により良い人材育成&企業成長につながります。

また人事評価制度を通して「自分は何を期待されているのか」「何を実現するべきなのか」が明確となるため、従業員に企業貢献となる働き方が自然と身に付きます。さらに人事評価制度に基づいて定期的な振り返りを行うことで、個人の強み・弱みや得意領域などを見極めることが可能に。伸ばすべき部分や補うべき部分を客観的に判断し、社員のキャリア形成につなげることができます。従業員がより能力を発揮できる部署・業務に異動すれば企業の業績も向上し、従業員側もさらに働きやすい環境に身を置けるでしょう。

人事評価制度を導入するメリット

人事評価制度を導入するメリットは、従業員のモチベーション向上や人材のスキル管理だけではありません。企業が大切にしているミッションやビジョンを人事評価項目に組み込むことで、従業員に企業理念を浸透させる効果があります。

また上司から部下へのフィードバックの時間がコミュニケーションの場となり、部署内の信頼関係の構築や人材の成長につながることも。普段あまり聞くことができない部下の悩みや不安に耳を傾けることができる良い機会となるでしょう。

人事評価制度の適切な導入によってアナタの会社が実現できること

人事評価制度の導入が企業や従業員にどのようなメリットや効果があるかを解説しています。現状で評価制度がない、制度に課題があり運用が形骸化している中小企業様にオススメです。

人事評価制度を導入するデメリット

人事評価制度にはメリットが多い一方で、運用にともなうデメリットもいくつか存在します。そのため、事前に起こりうる課題を把握しておく必要性があります。

まず人事評価制度によって画一的な評価を実施することにより、型にはまった人材を生み出しやすくなります。また評価項目にはない領域で得意分野をもつ人材においては、活用するチャンスが見逃されやすい傾向に。さらに評価にあたる業務以外の内容については、部下は着手しにくくなります。そのため本来必要な業務でも、評価の範囲外にあることによって集団的放置が発生しやすくなる場合もあります。

人事評価制度には、上司の視野を狭めるリスクがともないます。定期的に評価を見直し、従業員の自由な行動を抑制しない環境づくりを心がけましょう。

また評価制度を運用すると、必ず高評価者と低評価者の間に差が生まれます。高評価者のモチベーションが上がる一方で、低評価者については労働意欲の低下が懸念されます。評価結果によるチームビルディングによって従業員同士の歪みが生まれないように、低評価者には面談の回数を多くするなど上司の対応が重要となってきます。

人事評価制度の実施方法

次に実際に人事評価を実施する方法について見ていきましょう。人事評価制度には様々な評価方法が存在するため、それぞれの特徴やメリット・デメリットなどを確認しておく必要があります。今回は代表的な以下3つの評価方法を紹介します。

  • 目標管理制度(MBO)
  • コンピテンシー評価
  • 360度評価

目標管理制度(MBO)

MBOとは、Management By Objectives and self-controlの略称。社員自身が自ら目標を設定し、上司がその目標達成に向けての活動をサポート&達成度合いを評価する方法です。社員の能力開発や人材育成につながる評価方法で、組織マネジメントの概念として経営学者のドラッカーによって提唱されました。社員が自ら目標を設定するので、場合によっては高い評価を得るために低い目標設定をしてしまうことも考えられるので注意が必要です。

コンピテンシー評価

コンピテンシーとは、高い業績を上げる人材の行動特性を指します。その行動特性を基準に評価を行うことをコンピテンシー評価と言います。評価項目が具体的な行動特性なので、従業員が目標に向かって取り組みやすいのが特徴です。評価基準も明確になるため、評価する側も公平に評価することができます。しかしながら、基準として設定した行動特性が必ずしも成果を上げるとは限りません。

360度評価

360度評価は上司だけでなく同僚・部下・同じ企画を担当するメンバーなど、業務上関わりのある多方面の社員が対象者に対して評価を行う方法です。360度方向から評価がされるため、対象者が納得感を感じやすく改善に取り組みやすいというメリットがあります。しかし、社員が高い評価を得るための行動に偏ってしまうというデメリットも考えられます。

人事評価制度の作り方

ではさっそく、人事評価制度を作ってみましょう。作成する手順や作り方について以下の順番で説明します。
人事評価制度を作るのにどの程度の時間がかかるかは場合によりますが、きちんとしたものを作ろうとすればするほど時間がかかってしまうでしょう。どの程度の期間で完成させるかも、作成前に計画しておくといいかもしれません。

  1. 自社の現状を把握する
  2. 人事評価の目的を設定する
  3. 評価制度と評価基準を決める
  4. 評価項目を設定する
  5. 評価方法やルール、処遇に関する規定を取り決める
  6. 社員へ周知し、運用を開始する

1.自社の現状を把握する

まずは自社の現状を把握することから始めましょう。人事評価制度は、経営の根幹ともなる重要な制度です。現状抱える課題の洗い出しや自社の経営理念などを確認・把握しておくことで、自社に合ったより良い人事評価制度を作ることができます。

2.人事評価の目的を設定する

次に人事評価の目的を設定します。人事評価制度が何のためにあるのか、企業の目的意識を従業員にも理解してもらう必要があるからです。経営陣の理念や価値観を踏まえた上で内容を定め、「このような人材・組織を経営陣は評価する」という目的をはっきりさせれば、従業員も努力すべき方向性をイメージしやすくなります。

3.評価制度と評価基準を決める

人事評価の実施目的が達成できるよう、等級定義や給与テーブル、そして「能力評価」「業績評価」「情意評価」などを基準とした評価制度と評価基準を定めましょう。「どのような組織的な役割を求めるのか」「期待する行動はどのようなものか」など、求める人材の基準を細分化します。

その際、評価基準ははっきりと言語化させることがポイント。一人ひとりの捉え方によって従業員の業務に対する取り組み方が変わってくるため、企業が重要視している基準をわかりやすく人事評価制度に盛り込んで従業員に伝えることが大切です。

4.評価項目を設定する

評価制度・評価基準を定めたら、さらに評価項目を作成します。組織の中期計画を念願に置きながら作ると、計画が達成しやすくなるのでおすすめです。

評価項目を公平にするには、役職や職種によって内容を変えることが大切。実際にサンプルを使ってシミュレーションしてみたり、有能な人材が実践している心がけを評価項目に取り入れてみたりするのも得策です。

5.評価方法やルール、処遇に関する規定を取り決める

次に評価項目に対し、何段階でどのように評価するのか評価方法やルール、処遇に関する規定を決めましょう。評価基準は、「A・B・C・D・E」や「1・2・3・4・5」を用いた5段階評価が一般的ですが、中心化傾向を避けるために「1・2・3・4」など偶数段階で作成するケースも増えてきています。報酬制度や等級制度において、評価点をどのように換算するかも連動して検討する必要があります。

評価について決まったら、次に評価者も決めなければなりません。決定した評価項目に基づいて、最も適切に評価が下せる人材を定めましょう。

6.社員へ周知し、運用を開始する

最後に社員全体に周知し、運用を開始しましょう。従業員への周知を行わないと制度を押し付けるような形になり、社員から不満が生じてしまいます。定まった人事評価制度を明文化し、従業員にわかりやすく伝達しましょう。この時に文書だけでなく説明会を実施するなどして、直接詳細を説明する機会を設けることが重要です。

人事評価制度の適切な導入によってアナタの会社が実現できること

人事評価制度の導入が企業や従業員にどのようなメリットや効果があるかを解説しています。現状で評価制度がない、制度に課題があり運用が形骸化している中小企業様にオススメです。

人事評価制度を作る際の注意点

失敗しない人事評価制度を作るカギは、「公正であること」。人事評価は処遇に大きく関わるため、評価結果が公平であると理解・納得できなければ社員のモチベーションは上がらず、結果として最終的な人事評価の目的を達成することが難しくなってしまいます。

公平な評価であると社員に納得させるには結果だけを評価するのではなく、事前に具体的な目標を設け、目標達成までのプロセスや進歩具合も可視化できるような人事評価制度を作らなくてはなりません。また評価表の受け渡しだけで終わらせず、社員が納得できるように目標の擦り合わせやフィードバック面談など、コミュニケーションの時間を設けることも大切です。

また人事評価には、評価者によって結果に違いが出てしまう「評価エラー(評定誤差)」と呼ばれるものがあります。評価エラーによる不公平な評価や処遇は、社員に不満をもたらしてしまいます。評価する側は「社員の好き嫌いによって評価に差が生まれていないか」「評価者独自の論理で評価していないか」など、自分の判断に誤りはないか意識しながら評価するようにしましょう。人事評価を成功させるためには制度構築だけでなく、その後の運用面も極めて重要です。

人事評価制度の成功事例

人事評価制度をうまく取り入れたことによって、成功した事例は数多く存在します。その中でもユニークな評価方法を取り入れている企業を紹介します。

  • 株式会社メルカリ
    株式会社メルカリが取り入れたのは、「OKR(Objectives and Key Results)」という仕組み。社員全員が同じ方向性を目指し、明確な優先順位を持って取り組むべき業務を進行する目標設定・管理方法です。OKRは従来の方法と比べて目標設定・進歩の確認・評価の頻度が高く、短いサイクルで回っていくのが特徴です。
    変化が厳しいIT業界では、スピード感をもった組織の成長が必要となってきます。株式会社メルカリでは3か月という短期間でOKRを実施し、機会損失を減らしています。また評価設定に「ワクワクする」内容を心がけることによって、チャレンジングな企業文化を生み出しました。自分たちが目指す企業の方向性に基づいた人事評価制度を設定したことで、企業の発展や風土を築くことに成功しました。
  • アソブロック株式会社
    アソブロック株式会社は、「年俸宣言制度」という独自の評価制度を行っています。自分の価値を自ら設定する評価方法で、会社の売上を目指す前に自分の価値を上げていく意識を根付かせて個人の成長を促すというものです。
    自ら年俸を設定することは、会社の仕組みや自分の適正の実感につながります。また社員全員で宣言した年俸を共有しているため、年俸に見合うような働きをしようと感じるようです。そのため社員は納得できる範囲の最高額を貰う意義を理解できるので、過剰な欲求は起こらないと言います。またこの制度によって自分と向き合う時間が増えるため、社員のセルフマネジメントスキルの向上が期待できます。

人事評価制度を作る際におすすめの本

人事評価制度を作る際、本を活用することも有効です。今回は人事評価制度の基本的な理論や考え方をインプットするのにおすすめの書籍を3冊紹介します。

1冊目に紹介するのは、「小さな会社の人を育てる人事評価制度のつくり方(あさ出版)」。多くの経営者に読み継がれているロングセラーで、中小企業の人事のあり方がわかりやすく解説されています。

2冊目は、「人事の超プロが明かす評価基準(三笠書房)」。人事評価のバイブルとして親しまれていて、評価基準の基本について徹底解説されている本です。初心者でもわかりやすい表現で書かれているため、比較的読みやすく理解しやすいでしょう。人事評価者だけでなく、現場の評価者・被評価者にもぜひ一読してほしい本です。

3冊目は、「人事こそ最強の経営戦略(かんき出版)」。人事制度を全体的な視点から見つめられる一冊です。基礎理論の解説から最新のHRの取り組みの紹介まで、幅広く網羅されています。

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まとめ

人事評価制度は、うまく活用すればより良い人材育成や企業成長につなげることができます。大切なのはメリット・デメリットをしっかりと把握し、社員が納得できる公正な評価制度を構築することです。他社の導入事例も参考にしながら自社に合った目的や種類を選び、失敗しない人事評価制度を作成しましょう。