フレックスタイム制を導入！残業に関するルールはどうなる？

2019年4月より施行された「働き方改革」では、「時間外労働の上限規制」といった、労働時間に関する新制度が各企業へ適用されるようになりました。
この新制度は、フレックスタイム制においてはどのような影響を及ぼすのでしょうか？

労働者の柔軟な働き方が実現するだけでなく、企業にとっても「労働力の最適な振り分け」や「無用な残業代を押さえる」など、さまざまなメリットがあるのがフレックスタイム制という雇用形態です。
しかし、フレックスタイム制度は、フルタイムに比べて残業の考え方やルールが複雑です。

ここでは、フレックスタイム制度の導入を検討している経営者や労務担当者の方に向けて、残業に関する考え方やルール、制度導入における注意点などについて解説します。

フレックスタイム制の「残業」について解説

フレックスタイム制は、上手く導入できれば良好なワークライフバランスを実現してくれる雇用形態です。しかし、経営側と労働者の双方が制度を正しく理解していないと、長時間労働や過重労働などの労働問題に発展する可能性もあります。

ここでは、フレックスタイム制の残業についての基礎知識を解説します。

フレックスタイム制の残業ルール

フレックスタイム制とは、一定の期間(＝清算期間)について、定められた労働時間内の範囲で、労働者が始業時間と就業時間をある程度自由に決めることができる制度です。

法改正により、2019年4月から清算期間が1カ月から3カ月に延長されました。これにより、「繁忙期はいつもよりハードに働き、閑散期は早めに帰る」など、フレキシブルな働き方が可能に。

また、時間外労働と残業に関する取り扱いにも変化があります。具体的には、3カ月の清算期間を適用した場合、3カ月の総労働時間(法定)を超えない範囲なら、時間外労働と判断されなくなったのです。

ただし、総労働時間の総枠を超過する労働や、各期間を平均し1週間当たり50時間を超える場合は、時間外労働になり、残業代の支払い対象となるので注意してください。

フレックス制は導入する清算期間によって、時間外労働や残業の取り扱いが変わります。フルタイム労働と大きく異なる点もあるため、これから導入する予定のある企業は、それぞれの規定について、厚生労働省の資料を詳細に確認しておくことが大切です。

また、フレックスタイム制の導入手続きは、清算期間の長さによって異なります。労使協定の締結など細かなルールが定められているので、前によく確認しておきましょう。

フレックスタイム制における残業時間の計算

残業代は、清算期間内に働くことができる労働時間と、実際にその期間働いた時間の差額分が支払われます。

労働者が実際に働いた時間が、期間内に働ける労働時間を超えた場合、超過した分の残業代を支払います。たとえば、清算期間が30日、月内で働ける時間が171.4時間の場合、同月に180時間働いたとすると、超過分の8.6時間分の賃金を支払わなければなりません。

対して、実際に働いた時間が働ける時間に満たない場合は、「給与から足りない労働時間分の賃金を差し引いて支払う」もしくは、「翌月の労働時間に加えて長く働いてもらうことができる」のです。

たとえば、「清算期間が30日」「月に働ける時間が171.4時間」の場合、この月に150時間働いたとすると、不足分の21.4時間分の賃金を給与から割り引いて支給します。

あるいは、次月に21.4時間を加算して、その分長く働いてもらうようにします。

このように、フレックスタイム制で残業代を正しく計算するためには、会社が従業員の労働時間を正確に把握する必要があるのです。

フレックスタイム制導入前に企業側が覚えておくべきポイント

フレックスタイム制の導入では、労使間で話し合いの場を開き、労使間協定を結ぶことが大切です。

ここでは、制度導入の前に企業側が押さえておくべきポイントとして、「労使間協定の内容」や、「労使間協定を結ばなかったときのリスク」について解説します。

企業側が行っておく労使協定について

フレックスタイム制の導入においては、経営側と労働組合、もしくは労働者の代表との間で労使協定を結ぶことが必要です。

労使協定では、フレックスタイム制を適用する具体的な内容を取り決めます。そのため、労使協定を結ぶことは、労働時間や残業時間の算定などにおいて、無用なトラブルを防ぐことにつながります。

労使協定では、次のような内容を決めます。

・制度を適用する対象労働者の範囲

・清算期間の長さ

・清算期間の総労働時間

・1日の標準労働時間

・コアタイムとフレキシブルタイム

これらの取り決めは就業規則に記載します。

労使協定を行わないことによる企業側へのリスク

労使協定の締結には多くの手間がかかります。しかし、労使間で合意のないままにフレックスタイム制を導入してしまうと、認識のズレや運用方針の違いから、思わぬトラブルに発展してしまいかねません。

たとえば、労使間で約束事を作ることは非常に重要です。制度運用における明確なルールを設定していないと、企業が次のようなリスクを被る可能性が出てしまいます。

・従業員が会社の状況を考慮せずに労働時間を決めてしまうと、業務が非効率的となり生産性の低下を招いてしまう。

・企業と従業員が制度について齟齬がある場合、揉め事に発展しやすくなる。

・企業が従業員の労働時間を上手く把握できていないと、適切な給与計算が行えない。

また、フレックスタイム制は適切な運用を行わないと、思わぬところで労働基準法に抵触してしまう危険性も秘めています。特に以下のような状況は、違法な長時間労働に発展してしまう可能性があるので、それぞれ注意が必要です。

・企業が従業員の労働時間を把握できていない。
・従業員自身が正しく時間管理を行えていない。

深刻なトラブルを未然に防ぐためにも、労使間協定は必ず締結しましょう。

フレックスタイム制の残業管理は難しい？楽になる方法やツールは？

フレックスタイム制の課題は、「企業が従業員の労働時間を把握することが難しい」ことです。
従業員がある程度自由に出退勤時間を設定できるため、経営側は労働時間の管理に大きな負担がかかってしまいます。

ここでは、フレックスタイム制の労働時間を管理しやすくしてくれる、使い勝手の良いツールを紹介していきます。

管理を簡略化してくれる勤怠管理システム

従業員の労働時間管理を容易にするツールとして、多くの企業で導入されているのが「勤怠管理システム」です。

一般的な勤怠管理システムでは、休暇や残業、スケジュール、各種申請書など、労働者に関わるあらゆる事柄をまとめて管理できます。
労働時間の管理もできるため、出退勤の時間が従業員ごとに異なるフレックスタイム制においても、残業時間の計算がしやすくなるでしょう。

また、多くの勤怠管理システムでは打刻の方法も選択可能です。スマートフォンやパソコン、ICカードなど、環境に合わせた方法を選ぶことができます。

さらに、データの管理はクラウド上にて行うため、事務作業をするためにエクセルの打ち込みを行う必要がありません。その結果、ミスの防止や人件費のカットへとつながります。

勤怠管理システムは、多くの製品が発売されています。メーカーによってシステムの機能や利用料金が異なるので、複数のシステムを比較検討してから自社に合ったものを選びましょう。

ミナジンが提供する勤怠管理システム

勤怠管理システムを選ぶ際に最も重要なことは、従業員が導入したシステムを正しく使いこなすことです。

ミナジンの「MINAGINE勤怠管理」は、シンプルな承認フローや豊富な打刻方法が特徴の勤怠管理システムです。

さまざまな「遅刻・早退」にも対応しており、たとえば通常の遅刻届や早退届の他、「電車遅延の遅刻届」「天候不良による早退」「体調不良による早退」など、理由ごとに細かく分けて管理することも可能です。

そのため、フレックスタイム制の特殊な出退勤や労働時間の把握にも最適です。
フレックスタイム制の導入を考えている企業の担当者様は、柔軟な勤怠管理ができる「MINAGINE勤怠管理」を、ぜひ一度ご検討ください。

また、ミナジンのWEBサイト「HRソリューションラボ」では経営者や労務管理担当者の役に立つ、お得な情報コラムを随時発信しています。こちらもぜひご覧ください。

まとめ

フレックスタイム制は決められた期間(清算期間)内にて、労働者本人が出勤時間と退勤時間を柔軟に設定できる制度です。

同制度における残業代は、清算期間の総労働時間を超えた分の時間外労働に対して支払われます。そのため、残業代の正しい計算のためには、労働者一人ひとりの実労働時間を正確に把握することが重要。

労働時間や出退勤時間が不規則となっているのが、フレックスタイム制という雇用形態です。勤怠管理システムを使うことで、フレックスタイム制の労務管理も効率よく行うことができるでしょう。