組織の改善のために勤怠管理システムのデータを活用【組織分析レポート】

MINAGINE勤怠管理サービスでは、導入していただいている勤怠管理システムで入力されたデータを基にした、組織分析レポートの作成サービスを行っています。

この組織分析レポートを活用すれば、客観的な数値に基づき組織の状況変化を把握することが可能です。

【事前情報】クラウド型の勤怠管理システムとは？

そもそも、「ミナジンが提供しているクラウド型の勤怠管理システムとは何なのか?」について、簡単に説明していきます。

クラウド型の勤怠管理システムとは、従来のタイムカード等に代わって、従業員の出勤・退勤時刻、合計勤務時間、残業時間などを、Web上で管理するためのシステムのことで、業務の効率化と、コンプライアンス(法令順守)を同時に遂行できる、労務管理業務に不可欠なシステムと言え、大企業から導入が始まり、現在は中小・ベンチャー企業にも広まっています。
 
詳しくは、下記ページをご参照ください。

MINAGINE勤怠管理システムとは

今回ご説明するのは、クラウド型の勤怠管理システムで得た”客観的事実”をベースに作成される組織分析レポートの内容です。

組織改善に有効なミナジンの組織分析レポートの内容

クラウド上で管理した勤務実績データをもとに、人事のプロフェッショナルであるミナジンならではの視点により推察される問題点や問題の背景などが、分析レポート内に記載されています。
では実際にミナジンが提供する、組織分析レポートの内容について、サンプルをもとに紹介します。
 

• 社員マスタ分析
• 入退社分析
• 休暇取得分析
• 勤怠分析
• 総合的な分析(総論)

社員マスタ分析や入退社分析で、離職率の改善などへ繋げる

勤怠管理システムに登録された従業員の情報より、年末時点での在籍社員数の推移を比較することができます。(サンプルの場合、過去4年と比較している)
様々な分析の前提として、会社の成長スピードや年齢などによる社員構成を数値でとらえておくことが大事になります。

上のサンプル画像は、入退社分析です。
勤怠管理システムに登録されたデータをもとに、「入社した人」「退職した人」の数を算出し、その数値を基に、離職率を割り出しています。

現在、離職率は新規採用にも関わる重要なポイントとなっています。
離職率が高い会社はその分採用をする必要があり、現在のように採用が難しい状況ではいかに離職を抑えるかは大きな経営課題になっています。

ただし、離職率は組織の新陳代謝とも関係があります。そのためミナジンの組織分析レポートでは、離職のデータを退職者の在籍年数や現時点での組織の年齢構成との対比で見るようにしています。
仮に離職率が低くても、退職者の在籍年数が極端に短い会社は、古株社員の影響力が強すぎ、新しい人が定着せず、社員の高齢化が進んでしまっている可能性もあります。
逆に、離職率が高くても、組織としては構成バランスや平均年齢などを考えれば、正しい新陳代謝が行われ、うまく成長していっている会社もあります。

まずは客観的なデータで状況を把握した上で、組織の現状を分析していき、会社にあった改善を行っていくことが大事になります。

休暇取得分析で、有給消化率の悪さを改善

休暇取得分析では、振休、有休や各種特別休暇の消化率の年次推移を確認できます。

有給消化率のいい会社、休みたい時に休むことができる会社は、求職者にホワイト企業として認められる要素の1つです。
消化率が低い場合には、振休が多い会社は休日出勤の必要性を見ていくことから始めていくべきですし、各種特別休暇が多い場合は、休暇制度全体を見直すこともあります。

また、「大型休日に絡めた有給取得キャンペーンなどを企画する」、「休みたい時に休めるように、特定の部署に仕事を偏らせすぎない」等、有給休暇を取りやすい環境に改善することで、人が集まりやすく、去りにくい組織づくりに繋がります。

勤怠分析で、長時間労働や従業員の勤務モラルの改善

クラウド型勤怠管理システムで得た勤務実績データをもとに、勤怠に関する詳しい分析も、レポートにします。

ひと月ごとの平均勤務時間、平均残業時間、40時間以上・60時間以上残業者の割合など、適正なコンプライアンス管理に必要不可欠な情報を、分かりやすく記載します。

また、平均の残業時間と最大残業時間を比較することで、過重労働が一部の人に偏っていないか確認できます。

業種によっては、繁忙期があり、月々の勤務時間にどうしてもムラが出てしまう可能性もあります。

繁忙期と、繁忙期でない時を比較しても、あまり参考にならないため、年度別の同じ時期(繁忙期)を並べて、レポートに記載することもあります。
従業員の勤怠状況の細かい変化を、とらえていくために行っている工夫です。

また、遅刻回数の変化には、組織全体のモラルの状況が現れやすくなります。年次推移でデータを見れば、現在の肌感覚で認識できない状況が見えてきます。総労働時間との関連や、離職率との関連など、ほかの項目と合わせて考えることで組織の実態が浮かび上がることがあります。

最後には、社員マスタ分析、入退社分析、休暇取得分析、勤怠分析を踏まえた、総合分析結果(まとめ)も導き出します。

組織の分析と効果的な改善には、客観的な視点が大切

ミナジンが、勤務実績データをもとにした組織分析レポートを作成する際、お客様に対して、あえてヒアリングを行いません。
あくまで、データで得た事実をもとに、分析や改善の提案をします。

それは、事前情報や個人の判断を排して、客観的な数値から推察していくことに意味があると考えているからです。

経営者や人事の方も自社の状況や問題点を当然理解しておられますが、意外と客観的な数値で見ると「思った以上に問題だ」「確かにそうかもしれない」というように認識を新たにされることがあります。

ミナジンが提供する組織分析データは、客観的、なおかつ、人事のプロフェッショナルならではの視点を持った物であるべきと、考えています。

勤怠管理システムを導入していて、これからさらに”働きやすい会社”を目指していきたいなら、ミナジンの組織分析レポートの作成をご検討ください。

また、こちらの記事ではおすすめの勤怠管理システムを22種厳選してまとめています。勤怠管理システムを導入しているが改めて見直したいという企業さまやご担当者さまはぜひ一度ご覧ください。

勤怠管理システム「MINAGINE勤怠管理」も含め、使いやすいシステムだけをご紹介していますから、今導入しているシステムと比較しながら検討をすすめてみてください。