わずらわしいシフト管理をスマートに！人事を助ける勤怠管理システム

シフト管理は、人事労務の中でも負担の大きい業務のひとつではないでしょうか。給与計算や翌月のシフトの組み立てを行う間に、他の業務進行が滞ってしまっていては生産性の面でも非効率的と言えます。

この記事では、効率の良いシフト管理を行うために導入する「勤怠管理システム」について詳しく解説しています。メリットや成功例、事前の注意事項からコストなど、これからシステム導入を検討している人事担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

効率よくシフト管理するためには

エクセルなどでシフト管理を行うと、企業によっては従業員それぞれの勤務形態に違いがあることから、人員不足といった問題点をひと目で判断しづらいケースがあります。そういった理由から、効率の良い勤怠管理システムの導入を検討している企業は増えてきています。

勤怠管理システムで効率的なシフト管理を

近年では、タイムカードを利用した打刻ではなく、勤怠管理システムを使用したシフト管理が主流となってきています。特に、PCやスマホアプリを利用したシステムであれば、従業員の労働時間管理における業務負担を軽減できるため、注目を集めています。

勤怠管理システムを導入することで、従業員全体の勤務状態や「過度な時間外労働が発生していないか」などを一括で管理できます。

勤怠管理システムには数多くの種類があるので、システム導入の際は、「自社にマッチしているツールであるか？」ということを、事前によく確認しておくことが大切です。

シフト管理を効率よく行えるようになれば、従業員の労働状況も把握しやすくなります。その結果、充分な休息時間の確保や有給取得など、従業員のワークライフバランスを保つことへとつながるでしょう。

国主導で働き方改革が推進されている現在において、企業は従業員のワークライフバランスについて見直していく必要があります。その取り組みとしてシフト管理をスムーズに行うことは、コンプライアンスの遵守という側面だけでなく、「経営そのものの効率化」という大きなメリットも生み出してくれます。

一般的な勤怠管理システムの主な機能とは

勤怠管理システムの機能は、シフトや出勤・退勤の管理だけではありません。一般的な勤怠管理システムに多い機能としては、以下のようなものがあります。

・リアルタイム集計機能
従業員の勤務時間などをリアルタイムにデータ管理できる機能。フレックスタイム制などの導入にも適しています。給与計算にも役立つ機能です。

・スケジュール管理機能
さまざまな勤務形態に柔軟に対応しやすくなる機能。正社員だけでなく、パート・アルバイトやリモートワーカーなど、勤務形態の異なる従業員を一括管理できます。

これら以外にも、メーカーによって特別な機能が付加されていますので、導入の際は自社に合ったシステムなのかをよく確認しておきましょう。

各勤怠管理システムの機能や特徴はこちらの記事から比較できます。貴社に合ったシステム選びのお手伝いができるように「22種の勤怠管理システム」をまとめていますので、ぜひご覧ください。

勤怠管理システム導入前に知っておきたい事前知識

勤怠管理システムを導入する前に、確認しておくべきポイントについて紹介しています。

なぜ勤怠管理システムを導入する企業が増えているのか

勤怠管理システムは、導入時の負担や定着にかかる期間を考えると、「従来通りのタイムカード打刻タイプのもので構わない」と考える企業もあるでしょう。

しかし一方で、勤怠管理システムを導入する企業は年々増加傾向にあります。やはり多くの企業が「システム導入はメリットが大きい」と感じているのです。

具体的には、従業員全体の勤務状況を一括管理できるため、企業の事業計画や期日などの設定が容易になります。また、部署やプロジェクトグループ単位で人員不足の把握や、極端な時間外労働の発生を未然に防ぐことも可能です。

企業側だけではなく、従業員側にとっても勤怠管理システムにはメリットがあります。希望シフトや有給の申請などをPCやスマホで手軽に行えるため、書類提出の負担も大幅に軽減できるからです。

社内で就業している従業員だけではなく、営業などで社外に出ている場合でも「GPS打刻」の機能を活用すれば、場所の特定と出勤・退勤時間の記録が可能です。タイムカードのために帰社をする移動時間の短縮にも繋がり、直帰を促すことができます。

「シフト管理が楽になった！」成功事例を紹介

では、既に勤怠管理システムを導入している企業は、具体的にどのようにシステムを活用しているのでしょうか。この項では、勤怠管理システム導入における、企業の成功事例を紹介していきます。

・A社(エンターテインメント業)
今までは従業員の勤怠と給与計算は、アナログなタイムカードと古い経理ソフトを使用していた。しかし従業員の急激な増加に対応できなくなり、勤怠管理システムを本格的に導入する。勤怠管理システムのおかげで、従業員の打刻漏れや給与計算のミスなどが大幅に減少。その結果、労務管理にかかっていたコストも大きく抑えることに成功する。

・B社(飲食チェーン)
数百人規模の従業員の勤怠管理を、タイムカードの打刻で行っていた。集計業務を手作業で行っている期間は他の業務が滞るので、効率化を図るために勤怠管理システムを導入。

システム導入後は、集計業務にかかる人員や時間が半分以下になり、従業員間でお互いのスケジュールや勤務状況の把握ができるようになった。そのおかげで業務計画が立てやすくなり、従業員それぞれが指示待ちをせずに自主的に業務に取り組めるようになった。

上記のように、多くの企業が従来のシフト管理について非効率さを感じていました。シフト管理は業務全体の進捗管理にも影響を及ぼしますので、システム導入による効率化は、事業利益においても意義のある取り組みだといえるでしょう。

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勤怠システム導入にかかるコストや注意点

勤怠システムの導入を検討していても、「導入コストは高いのではないか？」と不安に感じている企業もあるのではないでしょうか。勤怠管理システムは、事業規模や求めるシステムサービスによって価格帯が異なります。失敗を防ぐためにも、導入前にシステムの種類や機能について確認をしておきましょう。

・クラウド型
クラウド型は、勤怠管理システムのメーカーとサービス利用契約を行うタイプです。このタイプでは自社でのサーバー管理の必要がありません。価格相場は、初期費用が無料～50万円、月額料金が1人につき100～500円ほどとなっています。

初期費用が高めに設定されているシステムの場合、システム導入の際に自社に合う形へと構築してもらえるプランも。これには「人件費の節約」といったメリットがあります。
初期費用は、価格だけではなくサービス面の比較も行いましょう。

ランニングコストに関しては、「管理する従業員1人につき数百円から」というメーカーがほとんどです。そういった理由からも、クラウド型は少人数の中小企業でも活用しやすいという特徴があります。

・パッケージ型(オンプレミス型)
パッケージ型は、自社サーバーに勤怠管理システムをインストールして運用するタイプです。初期費用が30万～100万ほど必要になるため、数千人単位の従業員が就労しているような大規模企業に適しています。

システムの運営と管理を自社で行う必要がありますので、システム変更やカスタマイズを行える技術者が必要です。

ランニングコストに関しては、サーバーの維持管理費に加え、専門技術者の人件費が発生することも念頭に置いておく必要があります。

ミナジンの最新勤怠システム

弊社ミナジンが提供している最新の勤怠管理システムも、一部上場企業や新興のベンチャー企業まで幅広く活用していただいております。

人事労務のプロが開発に携わっており、出勤・退勤やシフト管理だけではなく、遅刻・早退の申請やWeb給与明細、休日出勤と振替休日の申請なども、システム上でスムーズに行えます。

今までエクセルで行っていた管理情報も、そのままシステムへ反映させることも可能です。従業員の勤務パターンをコピーできる便利な機能も備えています。

また、弊社サイトでは「勤怠管理システムの分かりやすい導入フロー」を公開していますので、これから初めてシステム導入を行う際の参考にしてみてください。

さらに、導入に関わるシステム構築を弊社に一任することも可能となっています。それにより、お客様の導入負担も最低限に抑えることができます。

ミナジンでは、提携している労務士が「実際の勤務と就業規則がマッチしているか」という見直しも行っていますので、導入と運用については安心してお任せしていただけるでしょう。

ミナジンの勤怠管理システムは、30日間の無料デモによる試験導入も可能となっています。シフト管理に悩んでいる企業様は、高機能なミナジンの「MINAGINE」の導入についても、ぜひご検討してみてください。

まとめ

シフト管理は給与計算や業務計画にも関わりが深く、勤怠管理システムの導入によって、さまざまな業務負担が軽減されます。
働き方改革で、従業員の長時間労働是正が推進されている現在、人事労務負担を軽減するための一手として、勤怠管理システムの需要は今後も増々高まっていくことでしょう。