株式会社アストラカン大阪はグラフィック・映像・Webなど、トータルに制作を手がける総合広告制作会社です。大阪の中心部に本社を構える同社は、業界の中で特に長い歴史を持ち、数多くの会社にソリューションを提供してきました。本日は取締役副社長の岸下様、経理部の清水様にお話しを伺いました。
コロナ禍で導入した勤怠管理システムに課題があり乗り換えを決定
ミナジンの勤怠管理システムを導入される以前は、他社システムを使用されていたとお聞きしています。最初の勤怠管理システム導入の背景をお聞かせください。
テレワーク下で勤怠管理を行うためです。2020年春、コロナウイルスによる緊急事態宣言が発出され、テレワークに移行せざるを得ない状況になりました。それまではタイムカードによる打刻を行っていましたが、テレワーク下では同様の運用が行えません。PC上で打刻を行うため、勤怠管理システムを導入しました。
当初使っていた勤怠管理システムにはどういった課題を感じていましたか？
サポートの不足です。弊社では勤怠管理システムの導入が初めての試みであり、設定や操作のひとつひとつが困難なものでした。例えば勤怠データと給与データの連携も、マニュアルに説明自体はありますが、それだけでは自社の就業規則に合わせた運用は出来ません。もちろん細かいところもサポートしてもらえるならば問題ありませんが、そのサポートが十分とは言えず、時間をかけても勤怠管理システムの運用を軌道に載せることができませんでした。
具体的にはどのようなサポートだったのですか？
チャットと電話でのサポートがあり、チャットは不明点を伝えるとマニュアルの該当箇所を教えてもらえるものでした。システムを長年使っている方であれば十分かもしれませんが、初めて導入する方はそれだけでは問題を解決できないことも多いでしょう。
一方で電話はと言うと即日でサポートの方と通話ができるわけではなく、電話の日時を別途予約する必要があるため、作業の滞りが発生します。さらにはオペレーターの労務知識が十分ではないのかこちらの意図を汲み取ってくれないことがあり、コミュニケーションコストが高いと感じていました。結果的に、最後まで運用が軌道に乗らず、乗り換えを決定しました。
要件はサポートが充実していること、Windows/MacのPCログを取得できることの2点
勤怠管理システムの選定にあたって、必要要件を教えてください。
一つはこちらに寄り添ったサポートをしてくれて、ミスなくシステムを運用できるという点、もう一つはWindowsとMac両方のPCログを取得できる点です。
＜運用にあたって「ちゃんとした」サポートをしてくれる＞
勤怠管理システムを提供する多くの会社がサポートの充実を謳っています。しかし、本当の意味で「ちゃんとした」サポートを行ってくれることが重要だと感じています。勤怠管理システムは導入するだけではゴールと言えず、ミスなく適切な運用をできることが目標です。そこへ至るには、サポートの方の労務知識があるか、レスポンスが早いかなど様々な要素が必要です。
＜Windows/Mac両方のPCログを取得できる＞
コロナ禍で多くの従業員がテレワークを行っておりますが、コロナが完全に終息したのちも、テレワークを継続する会社も多いのではないでしょうか。弊社でも例に漏れず、より自由な働き方を浸透させていきたいと考えています。一方で働き方改革が叫ばれる昨今、労務リスクへの対応にはますます気を付ける必要があります。
そういった時代の流れの中で、PCログの取得は以前から行いたいと考えていました。弊社にはデザイナーが多く在籍しており、従業員の約8割がMacを使用しています。そのため、Windows/Mac両方のPCログを取得できることが必須でした。
ミナジンなら自由な働き方の推進と労務リスクへの対応を両立できる
システムを導入いただくにあたり、ミナジンのサポートはいかがでしたか？
設定代行を行っていただき、スムーズに導入まで進めていただいたと思います。設定代行には別途料金をお支払いしましたが、十分にその価値を感じています。ミナジン側の担当者も業界歴が長いため知識、経験が非常に豊富で、とても安心感がありました。
特に印象に残っているのはフレックス導入のエピソードです。当初、一律的に10時～19時の勤務形態で勤怠管理システムの設定を進めていただいていましたが、設定の完了しそうなタイミングでフレックスの導入が決定しました。その対応、修正も快く行ってくれて、リードしてくれたことを覚えています。システム屋でなく労務屋として長年、事業展開されてきたミナジンだからこその寄り添ったサポートだと感じました。
一方で、システムとして改善をご要望される点はありますか？
UI（ユーザーインターフェース）に関しては決して使いづらいというわけではないですが、デザイナーを多く抱える弊社の目線としてはまだまだ改善の余地があるかなと感じています。（笑）もちろん見た目だけ良くて機能が不足したシステムではだめですが。こちらは段階的に改修予定と聞いているので、期待しています。
最後に、同様の状況にいる会社へのメッセージをお願いいたします。
今後、コロナが収束しても働き方を完全には元に戻さず、「自由な働き方」を継続する会社は多いと思います。そうすると打刻とPCログにより「客観性」を担保することで労務リスクに対応することが重要になってきます。
一方で初めて勤怠管理システムを導入する場合、十分なサポートが得られずに、運用コストが想像より遥かに大きくなってしまう懸念もあります。ミナジンであればWindowsとMac両方のPCログを取得でき、かつ豊富な知識、経験を持つ担当者がサポートをしてくれるため、非常に安心できました。少しでも迷いがある方はぜひミナジンのお話を聞いてみて下さい。
