「有給消化はさせない」その判断が、会社の信用を壊した話

これは、知人のSES企業(技術者派遣)で実際に起きた出来事です。
当事者は、20代の若手エンジニア。

転職先が決まり、退職の3か月前という、早めのタイミングで上司に意思を伝えました。
引き継ぎもしっかり行うつもりで、2か月で引き継ぎをして
「最後の1か月は有給を消化したい」
と、人事に伝えました。

しかし、現場の上司は
「自分の都合で辞めるのに、派遣先に迷惑がかかる」
「引き継ぎもあるのに、有給は使わせない」
と拒否。

さらにその後、早めに進めるべき引き継ぎを、ほとんどさせてもらえない状態が続きました。
そして迎えた、退職前の最後の1か月。

本来なら引き継ぎが完了していなければならない時期に、
彼は体調を崩し、病欠として有給申請をすることになり
結果として有給を消化。
引き継ぎは事実上、未完了のまま。

派遣先の企業では業務が回らなくなり、
最終的に取引先からSES企業側が強く叱責を受ける事態にまで発展しました。

この一連の出来事で、
「誰が一番困ったのか」を考えると、
実は派遣先企業と、最終的にはSES企業自身だったのです。

・早期に退職を伝えていたにもかかわらず引き継ぎさせなかったこと
・有給消化という正当な権利を「嫌がらせ」のように封じたこと
・感情的な対応を優先し、業務リスクを軽視したこと
・上長自身が有給が権利と知らずにこういった行為をしていた可能性もあります。

これらが積み重なった結果、
現場が混乱し、取引先からの信頼を損なうという、最も避けるべき結末を招きました。

退職は「裏切り」ではありませんし
有給は「許可制のご褒美」でもありません。
有給消化は当然のものとして引き継ぎを「感情」ではなく、「企業リスク」として
管理すべきでした。

感情で人を縛った結果、会社の信用が傷つく
ことは決して珍しい話ではありません。

今回のケースは
管理部門で労務管理を徹底すること・現場リーダーやマネージャーの教育をすることで未然に防げるトラブルだったかもしれません。

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2018年6月29日、参議院本会議で「働き方改革関連法案」が可決され、従来の労働基準法に有給休暇取得を義務化する内容が盛り込まれることになりました。

これにより、今まで労働者個人の判断に委ねられていた有給休暇消化が、2019年4月1日より雇い主側の義務となったのです。毎年5日間時季を指定して従業員に有給休暇を取得させる必要があります。

今回の法改正による新しい制度の概要と、企業が取り組むべきポイント についてまとめました。

義務化になった？年次有給休暇について

年次有給休暇とは、一定期間勤続した労働者に対して、心身の疲労を回復しゆとりある生活を保障するために付与される休暇のこと。「有給」で休むことができる、すなわち取得しても賃金が減額されない休暇のことです。

参照：厚生労働省：年次有給休暇とはどのような制度ですか。

有給休暇(年次有給休暇)とは？

有給休暇(年次有給休暇)は、法律で定められた労働者の権利であり、これを行使することで一年に決まった日数の有給休暇(賃金が支払われる休暇)を取得できます。

会社は、条件を満たす従業員には必ず、有給休暇を与えなければならないと労働基準法第39条で定められています。また可能な限り労働者が請求した日に与えることが義務となっています。

繁忙期などの理由で、会社の方から従業員に有給休暇の取得日を変更するよう求めることは可能ですが、あくまでも時季をずらすだけなので、他の時季に有給休暇を与えなければ違法です。

有給休暇を取得する際に上司から休む理由を聞かれたり、取得申請書に理由を書かせたりする会社もありますが、基本的に有給休暇の取得理由について労働者が会社に申請する義務はありません。

付与された有給休暇は繰り越すことができ、有給休暇の請求権は2年までの時効期限があります。付与されて2年を過ぎた有給休暇は権利消滅するので注意してください。

また、有給休暇の買い取りを行っている会社もあります。有給休暇の買い取りは義務ではありませんが、会社が認めれば有給休暇を買い取ってもらうことが可能です。

有給休暇買い取りの条件は

・法定日数を超過する分の有給休暇
・退職などで残ってしまった有給休暇

などがあります。

有給休暇が付与される働き方の条件

有給休暇の付与の条件は、雇い入れから6カ月継続勤務し、全労働日の8割以上出勤していることなどが必要です。

有給休暇は週5のフルタイム勤務の場合、入社6カ月時に10日間与えられ、その後勤続年数が増えるに従って付与される有給休暇の日数も増加し、最終的に年間20日になります。

有給休暇は正社員に限らず、パートやアルバイトなどの従業員にも法令上の要件を満たせば等しく付与されます。ただし、正社員の場合よりも少ない日数になります。

ちなみに、週5日のフルタイム勤務の場合、年次休暇の付与日数は以下の図のようになります。

参照：年次有給休暇特集ページ　｜　厚生労働省神奈川労務局

有給休暇取得の義務化について

2018年6月29日に「働き方改革関連法案」が可決成立し、労働基準法第39条に新しい内容が追加されました。新しい制度は2019年4月1日から実施されることになりますが、具体的に何が変わったのでしょうか。

新たに追加された内容

働き方改革関連法案により、新たに追加された内容は以下のとおりです。

・年間で10日以上の有給休暇の権利を付与された労働者に対し、そのうちの5日間は基準日(※年次休暇を付与した日)から1年以内に、時季を定めて取得させなければいけない。

・労働者が自ら有給休暇を取得した時や、「年次有給休暇の計画的付与制度」によって有給休暇を取得させた時は、その日数分は上記の義務を免れる。

(※年次休暇の計画的付与制度…年次休暇付与日数のうち5日を超える分については、労使協定を結べば計画的に休暇取得日を割り振ることができる制度のこと。労働協定は労働者と使用者の間で締結される書面による協定。)

引用：厚生労働用・年次有給休暇の時季指定義務 [PDF]
参照：厚生労働省・リーフレット『「働き方」が変わります!!』[PDF]

有給休暇の付与日数

社員が自ら取得した休暇や、計画的付与制度で与えられた休暇を合計して5日に満たなかった場合、社員の希望を聞いたうえで事前に取得日を指定して与える必要があります。つまり、会社の方から残りの日数を取得させる必要があるということです。

これまでの法律では、有給休暇を使うかどうかは社員の一存に任されていました。そのため、有給休暇を1日も取らなくても法律的には問題がなかったのですが、2019年以降、使用者は社員に最低5日間は有給休暇を取らせなければ労働基準法違反です。6カ月以下の懲役、または30万円以下の罰金が課せられることになるのです。

有給休暇取得の義務化に対するルールが導入される理由と対応

なぜ、強制的に有給休暇を取らせる法律ができたのでしょうか。その理由は、日本人の休暇取得率の低さです。今回の法改正は、国が有給取得を積極的に推進することで、長時間労働の問題解消やワーク・ライフ・バランスの改善を促進する目的があります。

日本人の有給休暇取得率の低さ

世界的に見て、日本は休日が少ない国というわけではありません。しかし日本は祝日の日数が海外に比べて多いので、有給休暇の消化率となると日本は50％以下にとどまっています。100％のフランスなどと比較するとこの差は歴然です。

参照：年次休暇の取得率等の推移(全国) – 厚生労働省 [PDF]

また、海外では病気休暇の制度がある国が多いので、その日数も含めるとさらに休暇取得日数に差が出ると考えられます。

社内整備と仕組みづくり

日本には長らく、「休暇を取るのは周囲に迷惑をかける」という意識が根強くありました。また、組織の編成も従業員が休まないことを前提につくられている場合が多く、誰か一人が休んだだけで業務が回らなくなるような体制の職場が今も多いというのが現状です。

厚生労働省の調査でも、有給休暇取得にためらいを感じている人が全体の3分の2という結果となっています。

その理由は

・みんなに迷惑がかかると感じるから・・・13.3％
・後で多忙になるから・・・43.5％
・職場の雰囲気で取得しづらいから・・・30.2％
・上司がいい顔をしないから・・・16.1％

といったもので、この結果からも日本で有給休暇が消化されない原因は休暇を取得しづらい職場環境であることが分かります。

参照：厚生労働省 [PDF]

その他にも、有給休暇に対する知識が乏しいことが原因で「休みが不足していると感じていない」「自分が取るべき有給休暇の日数を知らない」というケースも多く見られます。

有給休暇の取得率を上げるには、職場環境の改善が必要です。今回の労働基準法改正により、企業が従業員を休ませる責任を負うことで、誰かが休んでも滞りなく職場が回るような仕組み作りに乗り出すことが期待されています。

また、従業員全体に休暇の重要性を論理的に説明する必要があります。休みやすい雰囲気づくりも大切ですが、休むことでワーク・ライフ・バランスを改善し、その結果生産性が高まるといった、休むことのメリットを周知させることも重要です。

そのためには、経営者や管理職が自ら積極的に休みを取得するなど、従業員が休暇を取りやすい環境を作る工夫が必要です。忙しい時期に従業員が休暇を取るのは困ると感じる場合でも、嫌な顔をしたり休む理由を問い詰めたりといったことが無いよう心がけましょう。

まとめ

緊急事が起きたときに対応ができる強い組織をつくることは、働きやすさの向上やそれによる離職率の低下といった企業のメリットにもつながります。今回の法改正は職場の体制を見直すいい機会だと捉えて、積極的に有給休暇に対する取り組みを行ってみてはいかがでしょうか。

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確かに従業員の数が少ない中小企業にとって、有給休暇の義務化は大きな負担です。しかし、結論を先に申し上げますと、殆どの場合そういった抜け道探しは法の趣旨に反し、適切な労務管理の観点からリスクも大きい。何より、従業員が有給休暇を取得しやすい環境づくりが大切になってきます。
今回は、こうした陥りやすい間違いに注意をしながら、有給休暇取得の義務化について説明いたします。

有給休暇取得の義務化とは？

有給休暇取得義務化の概要

そもそも有給休暇取得義務化とは、働き方改革関連法により、全ての企業を対象に導入された「年間10日以上の有給休暇が与えられる全ての労働者に対して、年次休暇を付与した日から一年以内に最低でも5日間は取得させなくてはならない」ルールを指します。

有給休暇を年5日取得できなければ、労働基準法の第39条7に反することになり、同法の第120条により、労働者1人につき30万円以下の罰金が科せられます。100人該当すれば3,000万円です。

これにより企業担当者は従業員一人一人の就業管理をしなければならず、法改正への対応に悪戦苦闘している企業も少なくないのではないでしょうか？

しかし、それ故にこの法改正に間違った方向性で対応を検討してしまう例もあり、注意が必要です。

有給休暇取得義務化の対象

有休取得義務化の対象は年間10日以上の有給休暇が与えられる全ての労働者であり、決して正社員に限らない点に注意が必要です。

具体的に義務化の対象となるのは以下の4パターンです。
・入社後6ヶ月が経過している正社員、またはフルタイムの契約社員
・入社後6ヶ月が経過している週30時間以上勤務のパートタイマー
・入社後3年半以上経過している週4日出勤のパートタイマー
・入社後5年半以上経過している週3日出勤のパートタイマー

こちらについては下記の記事でより詳しく説明しています。
なお、出勤日数が週に2日以下のパートタイマーに対して10日以上の有給休暇が付与されることはないため、彼らが義務の対象となることはありません。

有給休暇取得が義務化した背景

有給休暇の取得が義務つけられた目的は、より働きやすい社会の実現です。その背景には日本の有給休暇取得率の低さが挙げられます。

政府は有給休暇の取得率を70%とすることを目標として掲げていますが、令和2年に厚生労働省が実施した調査において有給休暇取得率は以下のような水準でした。

参考：令和2年就労条件総合調査の概況（厚生労働省）

企業規模が小さくなるに連れて有給休暇の取得率も低下しており、目標とする70%には程遠い数値となっています。
このような状況も踏まえ、有給休暇の取得が推進されております。

有給休暇を取得することで従業員はリフレッシュできますが、企業側からしても従業員の生産性向上が期待できます。有給休暇を取得しやすいように制度を整えていくことが重要です。

間違ってはいけない！有給休暇取得義務化への対応とは？

有給休暇取得義務の概要や背景について理解したところで、続いてその対応方法を見ていきましょう。
結論から言うと実態を伴わないその場しのぎの対応は、脱法行為となるリスクがあるため注意が必要です。

・週休2日の会社で、月に1～2日を平日に変え、有給休暇を取得させて休ませる

・夏休みや年末年始など特別休暇の一部を労働日に変えて、有給を取得させる

・有給休暇が10日以上に付与される前に契約を終了し、一定の空白期間を設けてから再契約して勤務の継続をリセットする

これらの、形式だけを変えて実態を伴わない方法は、今回の法改正をかいくぐることだけを目的として、それ以外に合理性のない、法改正の目的や労働法の精神を無視した脱法行為として否定されるリスクが非常に高まります。
これらの方法がなぜ問題なのか、もう少し詳しく見てみましょう。

有給休暇を5日取得する義務を果たすために、休みや特別休暇を平日に変えるのは、労働者にとって休日が減少するという不利益変更にあたります。就業規則を変更しなければいけないため、労働者と個別に話し合って同意してもらわなければいけません。
たとえ同意を得られたとしても、本来の趣旨である「有給休暇の取得促進」に反するもので、労働基準監督署から指導を受ける可能性はあります。

また、企業側の行った就業規則の不利益変更に対して、労働者が裁判を起こしその変更に合理性が無いと判断されると、変更そのものが無効です。その結果、5日取得の義務が果たされてないことになるため、罰則を受ける可能性があるのです。

なにより、このような脱法的な手段を進めることで、従業員のモチベーションの低下や会社への不審に繋がり、長期的に見ると生産性の低下や離職に発展するかもしれません。

トラブルが表面立たなかったとしても、会社のスタンスが疑われ、労働者の意欲低下は避けられません。なんとか抜け道を探そうとするのではなく、有給義務化の目的を忘れずに、積極的で柔軟な対応をすることが求められているといえます。

有給休暇義務化に企業側はどう対応すべき？

有給休暇義務化への対応として形式的な就業規則の変更など、抜け道を検討することはリスクの方が大きいので避けたいということがわかりました。

では、企業側はどのように動くことが求められているのでしょうか？

まずおさえておきたいのが、有給休暇付与日を基準として、1年以内に5日は必ず有給休暇を取得させなければならない義務が発生することです。

法改正前までは、有給休暇の取得方法は以下の2つでした。

・労働者による時季指定方式
・計画年休制度方式
計画年休制度については次項で詳しく解説していますが、労働者による時季指定方式では基本的に労働者本人に有給休暇の取得時季をまかせます。
しかしながら、それだけでは5日の取得を達成できない場合もありえます。
その為、上記の2つの方式に加えて新たに追加された方式があります。

それが、今回の法改正で新たに追加された「使用者による時季指定」方式です。
使用者が労働者に対して、時季を指定して有給休暇を取得させる方法です。
但し、この方式による場合は、必ず、労働者から意見を聴いて、なるべく希望に添うように努めなければなりません。

この「使用者による時季指定」方式は、有給休暇の取得が難しい社員がいた場合は、会社側が柔軟に取得日を指定できるメリットがある反面、個別で管理する必要があるため管理者の負担が大きくなるというデメリットがあります。

いずれの方法を取るにしても企業側に求められるのは、この「5日取得義務」を守りつつ、有給休暇を社員に上手く消化させることだといえるでしょう。

有給管理、手作業で追いつかなくなってきた担当者さまへ

従業員に有給休暇を上手く消化してもらう方法は？

では、抜け道を使わずに有給休暇を消化させるには、どうすればいいのでしょうか。従業員へ有給休暇の取得を促す、3つのポイントをご紹介いたします。

計画的付与制度で有休を消化させる

有給休暇は、会社と労働組合（または労働者の代表）が労使協定を結べば、個々の労働者が保有している有給休暇の内5日を超える分に対して会社が計画的に付与できます。例えば年に20日付与されている労働者であれば、15日が計画的付与の対象です。残る5日は労働者が自由に取得できるようにしなければいけません。

計画的付与によって、年5日取得の義務を果たせるのはもちろん、誰がいつ休むのか事前に把握できるようになり、事業の見通しを立てやすくなります。

いつ取得させるかは労使協議で決めることになりますが、飛び石連休の埋め合わせに使ったり、夏季休暇の前後に使ったりすれば、連続した長期休暇にすることが可能です。会社や事業所全体で休むときも有効活用できるでしょう。

年次有給休暇管理簿を作成する

有給休暇管理簿とは、年次有給休暇の取得状況を正確に把握するために、「基準日」「付与日数」「取得日数」「残日数」「取得時季」等の必要事項を記載する管理簿のことを指します。

労働基準法施行規則第24条の7では、企業が年次有給休暇管理簿を作成し、期間中はもちろん、期間後も3年間は保存するよう義務付けています。

年次有給休暇管理簿の作成によって正確な管理を行い、有給休暇を効率的に取得してもらうためのツールとして生かしましょう。

労働実態を把握し、有休を取得しやすい環境を作る

確実に年5日有給休暇を取得してもらうには、労働実態の把握が欠かせません。取得しやすい環境や雰囲気か、取得を妨げる要素はないか、確認しましょう。問題があれば、業務の効率化を図ったり、有給休暇の取得は当然の権利であると考えをあらためてもらったりするなどして、改善します。

ただし、労働者や部署の数が多くなるほど、人事労務担当者だけで実態を把握するのは困難です。そこで、勤怠管理システムを導入して、有給休暇の取得実績から実態を把握しましょう。もし期限の間近になっても取得が進まないようであれば、直接本人に促したり、上司に聞き取りを実施できます。

ミナジンの勤怠管理システム「MINAGINE勤怠管理」は、人事労務のプロフェッショナルが開発に携わっており、コンプライアンスに強いのが特徴です。画面上から申請・承認ができるため、手間や時間をかけず、簡単に有給休暇を取得できます。有給休暇の日数や付与日、有効期限の把握も難しくありません。

有給休暇の残日数はレポート形式で確認できるようになっており、取得が進んでいなければ一目で分かるようになっています。該当する労働者が画面を開いたときに、アラートを表示させることも可能です。これらの機能によって、年5日の取得を達成しやすくなるでしょう。

労働実態を簡単に把握できる？勤怠管理システムサービスを解説

労働実態の把握や作業の効率化を目指すにあたって、勤怠管理システムの導入は非常に効果的です。主に以下3つのようなメリットが考えられます。

・長時間労働や残業の管理
・不正打刻の防止
・コスト削減

一方で勤怠管理システムのサービス内容にも会社によって違いがあるため、最も自社の条件にぴったりなシステムを比較・検討する必要があります。

勤怠管理システムには有料版・無料版があり、無料版には一定のサービスであれば期間に制限なく無料で利用できるサービスと、期間限定で機能の制限なく利用できるサービスの2種類があります。

ここで無料で使えるのなら有料版を選ぶメリットは無いのでは無いか、とお考えになるかもしれませんが、従業員数が多い場合や拡張機能を利用したい場合には、有料版がおすすめです。管理データが多くても安心・安全で、サポートつきであればよりスムーズな運用が期待できるためです。

まとめ

有給休暇の5日取得を実現する抜け道の多くは法律に抵触する恐れがあり、労働者にとっては不利益になるため、指導の対象になる場合があります。計画的付与制度や勤怠管理システムを導入して、従業員が有給休暇を確実に取得できる環境づくりをすることが大事です。

今の労務管理、"ちょっとまずいかも..."と思ったら

ミナジン勤怠管理システムは、「労務管理をちゃんとする」ことをサービスビジョンに掲げ、開発を行っております。「コンプライアンス体制を確立したい」「IPOを目指している」「2度とシステム導入／運用に失敗したくない」そんな企業様を支援します。

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その際に経営側の負担になる業務というのが、「有給休暇中の賃金計算」です。
この記事では、企業の人事担当者の方に向けて、有給休暇中の賃金に関する基礎知識や計算方法などを紹介していきます。

人事担当者が把握しておくべき「有給休暇の常識と賃金」

インターネットがもたらした価値観の多様化は、日本の就労意識にも大きな影響を及ぼしています。特に、企業コンプライアンスに対する監視の目は、今後もますます厳しくなっていくことでしょう。

この項では、健全な企業経営において必要不可欠とも言える「有給休暇」について、基本的な概要を解説していきます。

「年次有給休暇」の基本情報

有給休暇とは、心身の疲れを癒し、ゆとりのある暮らしを送るために労働者に認められた、「休暇を取得する権利」です。有給休暇の最大の特徴は、休暇を取得しても賃金が支払われるという点です。

しかし、有給休暇は労働者の権利ですが、誰でも好きなだけ取得できるものではありません。有給休暇を取得できる要件は、以下のとおりです。

1. その事業所に雇用されてから6カ月以上が経過していること
2. 期間中の出勤日数が全労働日の8割以上になっていること

労働基準法では、上記2点の要件をクリアした労働者に対して、「最低10日以上の有給休暇を与えること」と規定してあります。有給休暇の日数は、同じ事業所における勤続年数が長くなるにつれて、取得できる日数も多くなります。

たとえば、雇用された日から6カ月を超えると10日の有給休暇がもらえ、1年6カ月を超えると11日、2年6カ月を超えると12日と、年数を重ねるごとに総日数が追加されていきます。

また、原則的に有給休暇の申請というのは、企業側に拒否する権利がありません。労働者の有休申請があった場合、一部の時季変更などを除き、企業側は希望通りの有給休暇を承認する必要があります。

労働者が取得できる有給休暇の日数とは？

2019年4月から、年間あたり最低5日の有給休暇を従業員に取得させることが事業主の義務となりました。その背景には、「有給休暇を持っているにも関わらず、周囲に気兼ねして取得しない労働者が多い」という問題があるからです。

年5日の有給休暇取得義務付けの対象者は、10日以上の有給休暇を与えられた労働者です。これには、期間に定めのある有期雇用労働者や管理監督者も該当します。

有給休暇で付与される日数は、入社半年の従業員で10日です。その後、1年毎に得られる日数は1日ずつ増えていき、6年6カ月時点では、最大日数となる20日に到達します。

1年間でもらえる有給休暇は最大20日です。しかし、有給休暇は年間5日間の使用が義務づけられているだけであり、残りの6日～15日は翌年に持ち越すことができます。

また、有給休暇の有効期限は2年間です。そのため、7年6カ月以上勤めている人の場合、「前年から持ち越した15日 + 本年の20日 = 最大35日」を一度に取ることができます。

有給休暇中の賃金はどういう給与計算になる？

有給休暇中の給与計算については、次の3つの方法の中から1つを採用します。

(1)通常の賃金

労働者が「通常の就業時間だけ労働した」と仮定した場合の1日当たりの賃金。

(2)平均賃金

過去3カ月間に支払った賃金を合計し、それを総歴日数で割って算出した賃金。

(3)健康保険の標準報酬日額

健康保険が定めた基準により算出される賃金。

いずれの計算方法を選ぶ場合でも、あらかじめ就業規則に定めておかなければなりません。

なお、派遣社員やパート・アルバイトなどでも計算方法は同じです。正社員に比べて月あたりの出勤日数が少ない契約を結んでいる場合は、(2)の平均賃金を元にした計算方法の方が、通常の賃金より少なくなる点に注意が必要です。

残業中の給与計算はどうなる？

給与計算に関連して、有給休暇中の賃金の他、残業時などに発生する賃金の計算方法もおさえておきましょう。

残業には法定内残業と法定外残業の2種類があります。この内、法定外残業となる、従業員が法定労働時間を超えた時間外労働を行った場合は、割増賃金で支払う必要があり、これは基礎賃金の1.25倍です。

他にも休日出勤の場合は1.35倍、深夜帯勤務の場合には更に0.25倍が加算されます。また、このような割増条件が重複する場合には割増率を足し算して賃金を計算します。

(1)深夜残業の場合の計算式

法定労働時間を超えた残業の割増率（1.25）＋ 深夜勤務の割増率（1.25）＝ 1.5倍

(2)休日出勤かつその時間帯が深夜帯だった場合の計算式

休日労働の割増率（1.35）＋ 深夜勤務の割増率（1.25）＝ 1.60倍

このような給与計算方法の基礎はぜひ覚えておきましょう。

正しい有給休暇の管理で給与計算がさらに楽に

有給休暇中の給与計算を正しく行いたいのであれば、正しい有給休暇の管理が必須です。その正確な管理のために大切なのが「有給休暇管理簿」の作成です。

そもそも企業は労働者ごとに年次有給休暇管理簿を作成し、当該年休を与えた期間中及び当該期間の満了後3年間保存が義務付けられました。

この有給休暇管理簿の作成においては、以下の3つの項目を必ず記載するように注意しましょう。

• 基準日　及び付与日数
• 日数　　基準日から1年の間に労働者が取得した年次有給休暇の総日数
• 時季　　労働者が実際に年次有給休暇を取得した日付

これらの内容の記載が必須なので、企業側には正確に把握することが求められます。また、有給休暇管理でもう一つ気をつけたいのが、時間休です。時間休で取得した休暇を、取得義務のある5日の年次有給休暇に含めることはできません。

時間休が就業規則で認められている場合は今一度確認し、混同しないように注意して正確な有給休暇の管理を目指しましょう。

有給休暇中の賃金計算の業務負担を軽減したいときは、勤怠管理システムを活用しましょう

ここからは、有給休暇の賃金計算の負担が少なくなる「勤怠管理システム」について紹介していきます。

有給休暇中の賃金管理や計算をシステム化

労働者を取り巻く制度やルールは絶えず変化をしています。このような状況で、企業は制度やルールの変更点を正確に把握し、従業員の待遇に漏れなく反映させていく義務があります。賃金計算や休暇取得など、把握すべき規約は多岐に渡ります。

しかし、企業によっては労務担当や経理担当に十分な人員を確保することができず、制度の変更に柔軟な対応をすることが難しい場合もあります。

ですが、そのような状況を効率化してくれる便利なツールがあります。それが勤怠管理システムです。
勤怠管理システムとは、労働時間、各種申請など、労働者の就労状況に関する情報を一元的に管理できるシステムのこと。

そのため、もしも労働時間や申請ワークフローに関する制度の変更等が発生した場合でも、変更点をシステムに入力するだけで、簡単に制度の反映ができます。

勤怠管理システムを活用することで、有給休暇中の賃金管理や計算などを、スピーディーかつ効率的に行うことが可能です。特に、限られた人員で仕事をこなさなければならない中小企業においては、より最適なツールだといえるでしょう。

従業員の有給休暇をすべて管理。ミナジンの高機能な勤怠管理システム

弊社ミナジンでも、人事・労務のプロフェッショナルが手掛けた、独自の勤怠管理システム「MINAGINE勤怠管理」という勤怠管理システムを提供しています。

MINAGINE勤怠管理なら、従業員の「有給休暇の残日数」や「有休申請」などの情報も一括管理できるため、有給休暇の賃金計算も行いやすくなります。各種申請もシステムを介して行うため、伝票の写し間違いや紛失、エクセルへの入力ミスなどといったヒューマンエラーも起こりません。

日頃から「有給休暇や休暇中の賃金管理を正確に行いたい」と考えている経営者や労務担当者の方は、ぜひ「MINAGINE勤怠管理」の利用をご検討ください。

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まとめ

年次有給休暇中の賃金を計算する場合は、就業規則に定めのある計算方法によって行います。特に、最低賃金の改定などによって従業員に支払う給与額に変更がある場合は、そのつど見直しが必要です。

従業員が多い企業、また、人事・労務・経理の担当者が少ない企業にとって、手計算での賃金計算は大きな負担です。限られた人員で間違いのない賃金計算を行うためにも、便利なツールである勤怠管理システムを利用されてみてはいかがでしょうか。

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「有給休暇管理をエクセルで！有給休暇管理簿無料テンプレート3選を紹介」

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エクセルなどの表計算ソフトで作成する企業もありますが、スピーディーに効率よく作成するには勤怠管理システムの導入をご検討されてはいかがでしょうか。

こちらでは、年次有給休暇管理簿の概要から作成・保管義務についてご紹介していきます。

企業が提出しなければならない「年次有給休暇管理簿」とは？

年次有給休暇管理簿とは、従業員の有給休暇の取得状況の把握を目的とした、従業員ごとに基準日・日数・時季等を記載した書類のことです。2019年4月に改正された労働基準法の年次有給休暇取得の義務化に伴い、年次有給休暇管理簿の作成・保存も義務付けられました。

それではまず、年次有給休暇管理簿の基本をさらに詳しく確認していきましょう。

年次有給休暇管理簿の基本的な概要

年次有給休暇は、6ヶ月以上継続して雇用され、労働日の8割以上出勤していれば付与されます。付与される日数は労働時間や継続勤務年数によって異なりますが、最大で年に20日です。けれども、業務への支障や周囲への配慮などによって取得が進まず、多くの労働者が未取得のまま時効（付与から2年）を迎えているのが課題でした。

そこで、年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者を対象に、5日分については付与から1年以内に必ず取得させるよう義務付けられました（労働基準法第39条の7）。果たせなかった場合は、企業に対して労働者1人つき30万円以下の罰金が科せられます。

年次有給休暇の取得状況を誰でも把握できるようにするには、労働者ごとに必要事項を記載した管理簿が無ければいけません。労働基準法施行規則第24条の7では、企業が年次有給休暇管理簿を作成し、期間中はもちろん、期間後も3年間は保存するよう義務付けています。

本来は年次有給休暇を取得した時点で作成義務が発生しますが、付与した基準日に作成するほうが管理しやすいでしょう。

年次有給休暇管理簿の作り方

年次有給休暇管理簿における3つの作成項目

年次有給休暇管理簿には、必ず盛り込まなければいけない項目が以下の3つあります。

• 基準日
• 日数
• 時季

それぞれ詳しく説明します。

基準日について

基準日とは、労働者に年次有給休暇を付与した日です。この日に付与された年次有給休暇（繰り越し分を含む）のうち、5日分までは1年以内に取得させなければいけません。

新入社員のように、前倒しで年次有給休暇を付与するなどして、1年の間に2つの基準日がある場合はその両方を記載します。

日数について

日数とは、基準日から1年の間に、労働者が取得した年次有給休暇の総日数のことです。
残日数ではなく取得した総日数を記載するのは、そのほうが5日分の取得を把握しやすいからです。残日数の記載は、必須ではありません。

時季について

時季とは、労働者が実際に年次有給休暇を取得した日のことを指します。全休なのか半休なのかも合わせて記載すると良いでしょう。

管理簿のフォーマットについて

年次有給休暇管理簿には決まった書式がありません。先ほどの基準日・日数・時季の3つの項目を盛り込んでいれば、他のことは自由に作れます。

一般的には、同じく労働者ごとに作成義務がある「労働者名簿」や「賃金台帳」と一緒にしている企業が多いようです。

年次有給休暇管理簿は、いつでも見られるような状態であれば、紙以外の媒体で作成しても構いません。パソコンで作成したものでも、労働基準監督署が立ち入り調査を行うときにすぐ印刷できるなら有効です。

パソコンで作成するときは、表計算ソフトや勤怠管理システムが使われます。特に表計算ソフトのエクセル（Excel）は、パソコンに付属していることが多いため、多くの企業で使われているようです。インターネット上には、エクセルで開くことを前提としたフォーマットが、多数公開されています。

それらのエクセルテンプレートにはあらかじめ計算式やマクロが組み込まれているので、すぐに年次有給休暇管理簿として使うことができます。共有フォルダで保存すれば、ネットワーク上にある複数のパソコンで閲覧・入力することも可能ですね。

3年間の保存義務

年次有給休暇管理簿は、年次有給休暇を与えた期間と期間が満了してから3年間の保存が義務付けられています。

年次有給休暇管理簿をスムーズに作るための作成タイミングと基準日の決め方

先述のとおり年次有給休暇管理簿は、基準日以降に年次有給休暇を取得した時点で作成義務が発生します。けれども、その都度作成するのは面倒なので、基準日に作成するのが簡単であり一般的です。

ただし、中途採用を頻繁に行っている企業では、入社日によって基準日が異なるため、年次有給休暇管理簿を作成するタイミングがバラバラになってしまいます。

こうした手間を省くために、厚生労働省では基準日の設け方について、2つの方法を勧めています。

基準日を特定の日に統一する

1つ目が全従業員の基準日を年度始めなど特定の日に統一する方法です。入社日にかかわらず、基準日になると全従業員が年次有給休暇を付与されます。

例えば4月1日に入社した人は10月1日が本来の基準日ですが、企業が4月1日を全従業員の基準日にしていると、翌年からは4月1日が基準日です。

仮に、1年目（10月1日～9月30日）で10日、2年目（4月1日～3月31日）で11日の年次有給休暇を付与された場合、それぞれ5日分を必ず取得させるのが原則です。

管理を簡単にするなら、2つの期間を合算して比例按分した日数で取得させるのも認められています。

例えば1年目と2年目を合算すると1ヶ月半（18ヶ月）となるため、必ず取得させなければいけない日数は5 × 1.5 ＝ 7.5日です。

基準日を日にちのみ統一する

2つ目は、月は特定せず、日にちのみ統一する方法です。

例えば、月初めの1日に統一した場合、何日に入社しても6ヶ月後の1日が基準日で、翌年以降の基準日も同じです。

2つの期間が重複しないので分かりやすい反面、毎月基準日を迎える従業員がいるため、管理の手間はかかります。どちらかといえば従業員の数が少ない企業向けでしょう。

なぜ「有給休暇管理簿」の作成が必要なのか？

有給休暇管理簿は有給休暇の取得状況を正確に把握するためにも、作成することが義務づけられています。

これは年次有給休暇の5日取得の義務化に関連しており、法律で有給休暇を取得するよう定めても、実際に取得するのは労働者なので、ただ命じるだけで達成させるのは容易ではありません。確実に取得してもらうには企業側に管理する負担が伴います。

この有給休暇の取得を励行するための方法の一つが、有給休暇管理簿の作成による取得状況の正確な記録です。

また他の方法として、計画的付与制度の活用や勤怠管理システムの利用などが考えられます。計画的付与制度とは、企業側で年次有給休暇の5日を超える分の取得日を決められるものです。制度の導入にあたってはあらかじめ労使協定を結び、就業規則に記載しなければならない点に注意しましょう。

これらの方法は全て、5日間の有給休暇を労働者に確実に取得させるのに有効です。「有給休暇管理簿」をただ作成するのではなく、有給休暇取得状況を把握しやすく、より効率的に取得させるためのツールとして活かすことができます。

合わせて知っておきたい労働時間管理の3つのポイント

有給休暇の適切な管理のために必要なのが「年次有給休暇管理簿」ですが、そもそも休暇管理などの労働者の労働環境を整える上で大切なのは労働時間管理です。

労働時間管理において気をつけるべきポイントは、以下の3つです。

1. 法定三帳簿は、原則3年間の保存が必要
2. 労働時間以外の勤務日数・休日出勤・残業時間・深夜勤務時間の管理が必要
3. 自己申告の勤怠管理は原則、認められない

「法定三帳簿」とは、労働者名簿、賃金台帳、出勤簿の3つの書類を指し、出勤簿が労働時間管理に含まれます。この保存義務に違反した場合は労働基準法第120条に基づき、30万円以下の罰金を科せられる可能性があるので気をつけましょう。

また労働基準法においては、労働時間に関して規定を設けることで、労働時間を適切に管理することが求められています。そのためタイムカードやPCの使用時間などの客観的な記録をもとに適正に記録することが必要です。

有給休暇の管理に合わせて労働時間の適切な管理のポイントをおさえることで、法律違反の回避だけではなく労働環境の向上も期待できます。

年次有給休暇管理簿を効率よく作成・管理ができる「勤怠管理システム」

人事担当者にとって、他の業務と並行して年次有給休暇管理簿を作成・管理するのは大きな負担です。効率よくするには、「勤怠管理システム」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

エクセルなど表計算ソフトで年次有給休暇管理簿を作成するのは、簡単で費用もそれほどかかりませんが、従業員の数が多くなるほど、管理が難しくなります。

年次有給休暇の申請を管理簿に転記する手間が発生しますし、従業員が希望するときはいつでも見られるようにしなければいけません。パソコンの画面上で閲覧できるようにすると、人事担当者以外が勝手に書き換えてしまう恐れもあります。既存のフォーマットを使ったとしても、仕組みが分かっていなければ、エラーが発生したときに対応できません。

法改正があったとき柔軟に盛り込めないリスクもあります。もっと簡単に従業員の年次有給休暇を管理したいのであれば、勤怠管理システムを導入するのがおすすめです。

多くの勤怠管理システムでは、出退勤や残業だけでなく年次有給休暇についても管理できます。

勤怠管理システムを選ぶ4つのポイント

実際に勤怠管理システムを導入する際に、失敗しないためのシステム選びで大切なポイントは、以下の4つです。

• システム導入のサポート体制を確認する
• 自社の就業形態に対応しているかを確認する
• 自社に必須の機能をピックアップする
• 「○」「×」の記載だけで判断しない

機能が多ければ多いほど良いというわけではありません。自社の就業規則をしっかりと把握しておき、会社独自の運用ルールに基づいた必要な機能は何かを考えて選びましょう。

また、システム導入の初期が最も運用に関する疑問や混乱が生まれやすいので、特に初めて勤怠管理システムを導入する場合には、サポート体制がどのようになっているのかをチェックしておくことが必要です。

勤怠管理システムと一言でいっても、サービスの内容やシステムの特長はざまざまです。4つのポイントを意識して各社を比較し、自社に最も適したサービスを選ぶことをおすすめします。

人事担当者の強い味方！「MINAGINE勤怠管理」

勤怠管理システムの中でも、ミナジンの「MINAGINE勤怠管理」は、人事労務の専門家が開発に携わっています。法改正に対応しており、企業コンプライアンスに強いのが特徴です。

MINAGINE勤怠管理では、パソコンの画面上から従業員が年次有給休暇の申請をしたり、上司が承認したりできます。これらは即座に管理簿へ反映されるため、表計算ソフトのように転記する手間はかかりません。

あらかじめ設定しておけば、基準日になると自動的に年次有給休暇が付与されます。従業員はいつでも閲覧が可能で、書き換えられる心配もありません。

規定の5日分を取得できているか確認することも簡単です。取得していない従業員をピックアップして、画面を開いたときにアラートを表示させる機能もあります。

MINAGINE勤怠管理の休暇管理・申請の管理画面イメージ

データはクラウドで管理されているため、大がかりなネットワークを組まなくても、インターネットに接続されているパソコンであれば、全国どこからでもアクセスできます。

もちろん、労働基準監督署が推奨するフォーマットで印刷できるため、本社で年次有給休暇を一括管理するのも可能です。

まとめ

年次有給休暇管理簿の作成は、従業員に年5日分の有給休暇を確実に取得させるためにも必要な書類です。

表計算ソフトで管理する方法もありますが、在宅勤務・テレワークも増えつつある中、勤怠管理システムを導入するほうが管理も便利になり、人事担当者の負担も軽減することができるのではないでしょうか。ぜひご検討ください。

初期設定は全て代行、すぐに使える状態でご納品

ミナジン勤怠管理システムは、初期設定を全て弊社の担当が代行し、ご納品する勤怠管理システムです。勤怠管理システムの初期設定はとても大変でミスの許されない業務。だからこそ、我々労務のプロにお任せください！

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有給休暇（年次有給休暇）は、賃金の支払いがある休暇のことで、雇用から一定期間経過した労働者に認められた権利です。これまで、「有給休暇をどのくらい取得するように」という法的規制はありませんでしたが、働き方改革関連法の成立によって取得が義務化されました。

法改正で会社はどういった対策を取らなければならないのでしょうか。はじめに、法改正後の有給休暇の内容からみていきましょう。

有給休暇の法改正がされた背景

2018年、企業が付与した有給休暇の平均日数18.0日に対し、労働者の取得日数は9.4日、取得率はわずか52.4％でした。

出典：「平成31年　就労条件総合調査」（厚生労働省）[PDF]

規模の大きい企業では半数を超える取得率ですが、従業員数に比例して、従業員が少なければ少ないほど取得率は下がります。有給休暇の取得率が半数を超えない企業も少なくありません。

国際的に見たときの日本の有給休暇取得率はかなり低い部類に位置し、これも問題視されてきました。

それでは、なぜ有給休暇取得率は上がらないのか。日本では空気を読んで取得しない人が多いことが原因です。特に会社が忙しい時期は、会社への配慮、あるいはほかの人への配慮もあって取得しない人が多い傾向にあります。

しかし本来、有給休暇は労働者の権利です。心身を休めるために設けられた有給休暇が適切に取得されないのでは、労働環境はいつまで経っても改善されません。こういった課題を解消するために義務化しようということで有給休暇の法改正が行われました。

有給休暇の法改正の内容

まず、これまでの有給休暇の基本的な内容をおさらいしてみましょう。

有給休暇は、6ヶ月以上継続して雇用されており、かつ全労働日の8割出勤している労働者に付与されるものです。正社員や一部有期雇用労働者などは、勤続年数6ヶ月経過後に有給休暇10日が付与されます。

繰越は2年で、取得のタイミングは労働者の請求する時季とされていました。会社は、労働者の請求があれば付与する形で問題なかったのです。

しかし、労働者の請求のタイミングに取得を委ねては、確実な有給休暇の取得は実行されません。そこで、法改正により2019年4月1日より、使用者側の取得義務が発生するようになりました。年5日は、労働者に有給休暇を取得させることが義務になったのです。

義務化の対象となる労働者は、年次有給休暇10日以上付与されるものです。つまり、正社員など常時雇用の労働者のほとんどが有給休暇取得義務化の対象となった訳です。

会社側の対応はどうすべきか

使用者、つまり会社側に対して有給休暇の取得が法律上義務化されたいま、会社側は何らかの対応を取らなければなりません。具体的に、どういった対応を行えば良いのでしょう。

時季指定義務がある

法改正によって有給休暇取得が義務化されたことにともない、対象者の一部有給休暇は「時季指定義務」が発生することになりました。具体的には、有給休暇付与日を基準にして、1年以内に5日、取得時季指定で有給休暇を取得させなければなりません。

有給休暇付与日は、それぞれの社員が入社した日などから起算されますから、社員にまとめて付与して管理はできませんので注意しましょう。個別に有給休暇を付与して、個別に管理する必要があります。

また、時季指定義務があると説明しましたが、これは会社側が時季を指定できるという意味ではありません。労働者の意見を聞いて、できるだけ希望に沿った形で時季指定するよう、使用者側には努力義務があります。

ただし、こうした時期指定義務があるのは1年間に5日以内の有給休暇についてのみです。すでに5日以上取得、あるいは請求のある労働者の有給休暇に関しては、時季指定義務はありません。

個別指定方式

有給休暇の時季指定義務を確実に実行する方法として、会社側にはふたつの選択肢が設けられています。ひとつが「個別指定方式」です。

この個別指定方式では、基本的に有給休暇の取得時季は、労働者本人の意思に任せます。会社側が介入するのは、有給休暇の取得が5日に未満で、過去の取得日と比較して1年以内に取得が難しそうな労働者がいた場合です。

この場合、労働者が計画的に有給休暇を取れるよう、使用者が個別に残りの取得日数を指定します。

ここで注意したいのが、取得ができなさそうという判断をどの時期で行うかです。あまりに判断を急ぐと、会社側が無理に有給休暇取得日を指定したようになってしまいます。期限の3ヶ月前、1ヶ月前などと会社が介入する期限を決め、就業規則に追加しておくと良いでしょう。

この個別指定方式のメリットは、取得が難しい社員がいた場合、会社側で柔軟に取得日を指定できることです。ただし、社員を個別に管理する必要があるため、担当者の負担は重くなります。

計画年休制度

労使協定があれば、原則的な方法ではなく、「計画年休制度」を選択できます。会社が前もって年間の有給休暇取得日を割り振る制度です。

方法としては、連休の橋渡し日を新たに有給休暇日に指定してブリッジホリデーなどで社員全体に取得させる「一斉付与方式」、グループや班ごとに取得させる「交替制付与方式」があります。ほかにも、「個人別付与方式」といって子どもの誕生日などをアニバーサリー休暇として割り振ることも可能です。

計画年休化制度のメリットは、あらかじめ指定することで従業員が有給休暇を取得しやすくなること。そして、有給休暇を先に計画しておくことで、会社側としてもスケジュールの見通しが立ちやすいことです。

一斉付与方式や交替制付与方式を選択する場合は、まとめて付与することで事務的な負担も軽減できます。

しかし、注意しなければならないことがあります。計画年休制度は、すでに会社側で設けている夏季休暇などにすり替えることができないということ。労働者にとって不利益となってしまいますので、会社側はすでにある休暇とは別に、確実に5日は従業員に有給休暇を割り振らなければなりません。

違反した場合はどうなるのか

法改正によって、有給休暇の取得規制が厳しくなったのは前述のとおりです。対象者で、かつ1年以内の有給旧取得日が5日に満たない労働者がいた場合、会社は法律違反扱いです。

どのような状況であっても原則は法律違反です。たとえば、労働者が指定のある有給休暇取得日を無視して出勤し、有給休暇にならなかった場合、労働者が有給休暇の取得を拒否した場合であっても法律違反です。

法律違反と認められると、以下の罰則が適用される可能性がありますので注意しましょう。

・労働基準法　第39条
第39条は2から10まであり、それぞれ有給休暇に関する規定が明記されています。「第39条の7」は、法改正によって追加された5日以上の有給休暇取得義務について触れた項目です。ほかにも時季指定義務や時間単位での有給休暇の扱いについて記載されています。労働基準法　第39条を違反した場合の罰則は、6ヶ月以下の懲役、また30万円以下の罰金です。

・労働基準法　第89条
常時雇用の労働者が10人以上いる使用者の就業規則提出を定めたもの。1～10のいずれかについての事項に規則を設ける場合、あるいは変更する場合は行政官庁に就業規則を提出しなければならないと決められています。

今回の法改正による有給休暇の項目について就業規則を設ける場合も、就業規則の提出が必要ですので、注意しましょう。違反した場合は、30万円以下の罰金になる可能性があります。

まとめ

法改正によって、2019年4月より使用者には有給休暇の取得義務が生じることになりました。対象となる労働者がいる場合は、労使協定をもとに計画的に取得させるか、あるいは原則に従って個人の意思を尊重し、取得場難しい場合は指定して、取得を促進するかのいずれかの対応が必要です。

会社の状況に合わせて、労働者が有給休暇を確実に取得できるような体制を整えましょう。

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「働き方改革関連法案」の成立により、2019年4月1日より有給休暇が義務化されました。企業は有給休暇権利者に対し、1年以内に少なくとも5日は有給休暇を取得させなければなりません。さらに、義務化に合わせ「年次有給休暇管理簿」の作成と3年間の管理も必要になりました。

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しかし労働者の数が少なかったり、業務が多忙だったりする企業にとって、対象となるすべての労働者に年次有給休暇を5日取得させるのは難しい場合があります。そんなとき、労働者にとって不利益になる就業規則の変更をしても問題はないのでしょうか。

今回は、夏季休暇などの長期休暇に有給休暇をあてられるのか？や労働者にスムーズに有休取得をしてもらう施策について解説していきます。

年次有給休暇の義務化で何が変わった？

まず、「働き方改革関連法」によって新たに追加された内容が以下の2つです。

• 年間10日以上の有給休暇が与えられた労働者に対して、年次休暇を付与した日から一年以内に最低でも5日間は取得させなくてはならない。
• 労働者が自ら有給休暇を取得した場合と「年次有給休暇の計画的付与制度」により有給休暇を取得させた場合には、その日数分だけ最低5日間の取得義務を免れる。

ここで注意したいのは、有給休暇取得の義務化に対応する方法です。法改正はただ制度が変わった訳ではないので、どのような対応を取るのかが重要です。

この法律が施行された理由は、日本人の休暇取得率の低さにあります。その点から考えてみても法改正に対して抜け道を探すのではなく、職場環境の改善の機会であると捉え、積極的に有給休暇を取得してもらうための取り組みを行うことが望ましいでしょう。

休暇を有休にあてることは可能？

結論を言うと、有休を休暇にあてることは就業規則の不利益変更にあたります。
不利益変更とは、企業側が一方的に労働者に対して不利益になるような労働条件（賃金・労働時間・休暇・福利厚生など）に変更することをいいます。

まずは、どのようなケースが不利益変更にあたるのか、休暇の定義に沿ってご紹介します。

休暇の定義

そもそも休暇とは「労働義務が免除される日」であって、最初から労働義務の無い休日とは異なります。つまり、本来は働かなければいけない日に休んでも良いのが休暇です。

休暇はさらに法律で定められた「法定休暇」と、企業が独自に定めている「法定外休暇」に分かれます。法定休暇は年次有給休暇や産前産後休暇、育児休暇、介護休暇などが該当し、労働者から請求があれば企業は取得させなければいけません。違反すると6ヶ月以下の懲役か30万円以下の罰金が科せられます。

夏季休暇や年末年始を有休にあてると不利益変更に

一方、法定外休暇は夏季休暇や年末年始休暇、慶弔休暇、リフレッシュ休暇などが該当し、無くても違反にはなりません。定める場合は、必ず就業規則に記載します。

仮に、年次有給休暇の5日取得を容易にするため、就業規則にあった法定外休暇を廃止して、年次有給休暇で対応させようとすると、不利益変更になります。労働者にとっては休める日数が減ってしまうからです。また時季指定権といって、自分の希望どおりに年次有給休暇を取得する権利を奪うことにもなります。

ただし、法定外休暇が就業規則に無ければ、年次有給休暇で対応させても問題はありません。例えば「計画的付与制度」といって、労使協定を結んで就業規則に記載すれば、5日を超える年次有給休暇については、企業側が日程を決められます。

就業規則の変更手順と不利益変更をした場合はどうなるのか？

年次有給休暇の5日取得の義務化に限らず、就業規則は法律の改正など企業を取り巻く環境の変化により、実状にそぐわなくなる場合があります。就業規則を不利益変更するには、どのような手順を踏めばいいのでしょうか。

就業規則の変更手順

就業規則の変更については、労働契約法の第9条から11条に記載されています。

就業規則は企業が一方的に変更できるものではなく、必ず労働者の過半数代表から意見を聴取しなければいけません。過半数代表とは、過半数の支持を得て選出された労働者であり、労働者の過半数が所属する労働組合も該当します。労働基準監督署で就業規則の変更を申請するときは、過半数代表による意見書が必要です。

もっとも、意見を聴取するだけで必ずしも同意を得なければいけないわけではありません。過半数代表から意見書の提出を拒否されても、意見を聴取したという事実が確認できれば、就業規則を変更する手続きは可能だからです。

その場合は変更の内容が必要性や相当性、不利益の程度、交渉の状況、変更に関する事情と照らし合わせた上で合理的でなければいけません。また、実施にあたっては全労働者が見えるところに新たな就業規則を掲示したり、印刷して配布したり、いつでも見られるようにしたりするなど、周知する義務があります。

不利益変更をした場合

たとえ就業規則の変更が労働者にとって不利益な内容だとしても、労働基準監督署では明らかな法律の違反が無い限り受理します。労働基準監督署が合理的なのか判断するわけではなく、労働契約法自体には罰則規定が無いからです。

ただし労働者が裁判を起こし、変更に合理性が無いと判断されると、変更そのものが無効になります。例えば夏季休暇を廃止して年次有給休暇で対応していた場合は、夏季休暇が復活するため年次有給休暇を適用できません。その日数分を取得していないことになるため、5日取得の義務を果たせなくなる恐れがあるわけです。

冒頭で述べたとおり、違反すると企業に労働者1人あたり30万円以下の罰金が科せられます。労働者に対する罰則規定はありません。

裁判沙汰にならなかったとしても、不利益変更は労働者の意欲を低下させます。そもそも年次有給休暇は労働者がリフレッシュするために欠かせないものです。厚生労働省の「従業員の労働時間と休暇に関する調査」では、年次有給休暇の取得率が低いと労働者が不満を感じたり、健康を損ねたりするという結果が出ています。

不利益変更をしたばかりに業績が下がったり、休職や退職が続出して人手不足に陥ったりする恐れもあるわけです。企業のイメージも悪くなってしまうでしょう。

もちろん、年次有給休暇を優先したばかりに経営が立ち行かなくなっては本末転倒ですし、やはり労働者にとっても不利益になります。そうならないように、不利益変更をするときは労働者が納得できるよう話し合いを重ね、慎重に進めるのが望ましいでしょう。

年次有給休暇の取得をスムーズにするには？

トラブルを防ぐためにも、就業規則の不利益変更をせずに、年次有給休暇を取得できるようにしたいものです。そのためには、どのような方法があるのでしょうか。

計画的付与制度の活用

先述のとおり、労使協定を結んで就業規則に記載すれば、5日を超える年次有給休暇については、企業側が取得日を決められます。こうした計画的付与制度を活用すれば、義務化されている年次有給休暇の5日取得を達成しやすくなるでしょう。

労働者全員が休んでも問題ない企業であれば、一斉に付与する方式が適しています。個別に取得日を決めなくても良いので、管理する手間が省けるのがメリットです。全員で休むのが難しいのであれば、班やグループ、部署ごとに交代制で付与する方式が向いています。

どちらも夏季や年末年始の長期休暇を拡大したり、飛び石連休の穴埋めをして連続した休暇にしたりするときに活用できそうです。

もちろん、個別に労働者と相談して取得日を決めても構いません。1日単位で取得するのが難しければ、半日単位での取得も可能です（時間単位の計画的付与は不可）。

従業員一人ひとりの労働実態の把握

従業員に上手く有給休暇を取得させる仕組みづくりも非常に大切ですが、何よりもまず最初に行うべきなのは労働実態の把握です。

有給休暇を取得しやすい雰囲気づくりができているか、取得を妨げる要素はないかなどを確認しましょう。問題があれば、その都度改善をはかることで「働き方改革関連法」の本来の目的を達成できることにつながり、従業員の有休休暇の取得率やパフォーマンスが向上することも期待できます。

有給休暇取得の義務化には確かに抜け道が存在します。しかしそれを利用することで法律違反や従業員のモチベーション低下などのリスクを背負うことになるため、あまり賢い選択とは言えません。計画的付与制度や勤怠管理システムの機能などを利用することで上手く対応していくことを目指しましょう。

年次有給休暇取得の義務化から考える、勤怠管理方法の見直し

従業員の労働状況の把握といっても、従業員数が多かったり、「年次有給休暇管理簿」の作成や保存も義務付けられ、人事・経理担当者の負担も増えてくるのではないでしょうか。
エクセルなどの表計算ソフトや給与計算ソフトで管理している企業もあるかと思いますが、テレワーク・在宅勤務も増え、効率的にかつヒューマンエラーを無くすために「勤怠管理システムの導入」を検討する企業が増えつつあります。

勤怠管理システムとは、労働者の出勤・退勤時間の管理はもちろん、有給休暇の取得日数や残日数、休日申請、欠勤申請など、総合的に勤怠管理ができるシステムのこと。
クラウド型の勤怠管理システムなら、今お使いの給与計算ソフトと連携できるものもあるので、スムーズな導入が叶うはずです。

ミナジンの「MINAGINE勤怠管理」は、クラウド型の勤怠管理システムです。人事労務のプロフェッショナル集団が開発しているので、コンプライアンスの強さが特徴。さらに複数の事業所がある企業でも手間をかけずに導入できます。

MINAGINE勤怠管理の休暇管理・申請の管理画面イメージ

このMINAGINE勤怠管理では、本人が有休申請をするだけでなく、計画的付与に活用できる、人事部が社員と日付を指定して一括して休暇申請するための機能があります。
また、年次有給休暇の残日数や取得状況を確認でき、企業全体や部署ごとの取得率を分析するのも難しくありません。ロジックを設定すれば、基準日になると自動的に労働者ごとの年次有給休暇が付与されます。

詳しい機能説明や導入事例をまとめた資料を無料で配布しております。ご検討の際にぜひご活用ください。

勤怠管理システムなら年次有給休暇管理簿の作成・保存もスムーズに

年次有給休暇の義務化においては、労働者ごとに「年次有給休暇管理簿」を作成・保存しなければいけません。保存期間は対象期間が終了してから3年間です。

基準日と取得日数、取得した日付を記載する項目があれば、労働者名簿や賃金台帳に含めることができます。計画表も作っておくと、労働者がどの時季に年次有給休暇を取得するのか、把握しやすくなるでしょう。

年次有給休暇管理簿は紙である必要はなく、印刷できればパソコンで作成して保存することも可能です。勤怠管理システムを導入すれば、より年次有給休暇の管理が簡単になります。

こうした年次有給休暇の確認や申請は労働者側もパソコンからできるため、人事担当者の負担は大幅に軽減できるでしょう。

まとめ

年次有給休暇の最低5日取得を容易にするため、休暇を廃止するなど就業規則を不利益変更するのは、従業員に裁判で訴えられたり、労働者の意欲が下がったりするなどのリスクがあるため、推奨されません。

計画的付与制度を活用したり、労働実態の把握のために勤怠管理システムを導入したりするなどして、企業側が年次有給休暇の取得を管理し、従業員が積極的に有給休暇を取得できる環境を構築することが理想です。

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「2019年4月1日から新たに施行！年次有給休暇取得の義務化とは？」
「有給休暇義務化の抜け道は危険？その理由と対策を徹底解説」
「年次有給休暇管理簿を簡単に作成・管理する方法を徹底解説」

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年次有給休暇の基準日のさまざまなパターン

年次有給休暇の基準日とは、年10日以上の有給休暇を付与した日のこと指します。この基準日は、従業員によって異なり、基準日の定め方も企業によって決めることができます。
基準日は、第一基準日と第二基準日というように、年2回に分けることも可能です。
この基準日から1年間の間に、最低5日の有給休暇を取得させなければなりません。

基準日を4月1日とした場合

例えば、新入社員が4月1日に入社した場合、年次有給休暇が付与されるのは6ヶ月以上継続して勤務した10月1日になるはずです。けれども、企業の中には4月1日の時点で年次有給休暇を付与するところがあります。

この場合は付与した4月1日を起点に、3月31日までに5日取得しなければいけません。以降も同じ期間で5日取得するよう義務付けられます。

基準日を2回に分けた場合

もし、2回に分けて年次有給休暇を付与した場合は、合わせて10日以上に達したときから1年間に5日取得することになります。例えば4月1日に5日、7月1日に5日付与すると、5日取得の対象期間は7月1日から翌年度の6月30日までです。

既に7月1日の時点で、最初に付与された年次有給休暇を取得しているのであれば、その日数に応じて取得すべき日数が控除されます。例えば3日取得済なら、対象期間内で取得しなければいけないのは2日です。

基準日を初年度と翌年度で変更した場合

次に、入社した初年度は法定どおり10月1日に付与しながら、翌年度は企業側の都合で他の社員と同じく4月1日を基準日にして付与した場合です。初年度と翌年度の5日取得の期間が6ヶ月間（翌年度の4月1日から9月30日まで）重複しています。

この場合は、双方の期間を合算した上で取得日数を按分しなければいけません。合算した期間は18ヶ月ですから、最低でも7.5日の年次有給休暇を取得することになります（18ヶ月 ÷ 12ヶ月 × 5日）。以降は、毎年10月1日が基準日となり、それから1年の間に5日取得するという流れです。

但し、按分計算が煩雑であるという企業様には、付与日ごとに、それぞれ5日取得という方法もありえます。つまり、10月1日に付与した10日について5日間、翌年4月1日に付与した11日について5日間取得したかという管理方法で、この取扱は法律の求める基準を上回る取り扱いとなります。

今回の法改正によって労働者の年次有給休暇を管理しやすいよう基準日を統一したいときも、期間の合算と按分によって対応できます。

新しく変わった年次有給休暇の仕組みとは？

そもそも、年次有給休暇の仕組みがどのように変わったのかを確認していきましょう。

法改正により「年5日の年次有給休暇の取得」が義務化された

労働基準法で年次有給休暇について記載されている第39条では、2019年4月の法改正により第7項と8項が追加されました。要約すると「10日以上の年次有給休暇が付与されている労働者には、基準日から1年以内に最低でも5日取得させなければいけない」という内容です。

従来は年次有給休暇を付与しなかったり、特別な事情もなく希望日に取得させなかったりした場合、企業に罰則規定が設けられていました。今回の法改正で5日未満しか取得できなかった場合も、労働者1人につき30万円以下の罰金が科せられるようになったのです。

さらに、労働者ごとの「年次有給休暇管理簿」を作成することが義務付けられています。保管期間は対象期間が終了してから3年間です。

年次有給休暇の対象者とは？

年次有給休暇は6ヶ月以上継続して勤務し、全労働日の8割以上を出勤していれば付与されます。正社員や長時間のパート従業員だけでなく、短時間のパートやアルバイト、管理監督者も付与の対象です。

このうち週に5日、30時間以上勤務しているのであれば、10日以上の年次有給休暇が付与されるので、基準日から1年以内に最低でも5日取得させなければいけません。

年次有給休暇の付与日数は？

勤務日数や時間がそれより少なくても、継続して勤務する期間が長ければ付与する日数は10日以上になります。週3日の勤務なら5.5年、週4日の勤務なら3.5年です。10日付与された基準日から5日取得の対象になります。

年5日の有給休暇を確実に取得してもらうには？

いくら働き方改革であったり、労働基準法で定められていたりしても、実際に年次有給休暇を取得するのは労働者です。単にお願いするだけでは5日も取得してくれない場合もあります。また、企業側にも管理する負担が伴います。基準日を統一する以外に、どのような対策があるのでしょうか。

計画的付与制度を活用する

計画的付与制度とは、企業側で年次有給休暇の5日を超える分の取得日を決められるものです。15日の年次有給休暇がある労働者なら10日分が計画的付与制度の対象になります。制度の導入にあたっては、あらかじめ労使協定を結び、就業規則に記載しなければいけません。

計画的付与制度は大きく分けて3種類あります。例えば企業全体で一斉付与する方式です。定休日を設けやすいなど、全員が休んでも支障がない企業に向いています。個別に取得日を調節しなくても、全労働者の年次有給休暇を消化しやすいのがメリットです。

企業全体で休むのが難しい場合は、部署ごとに交代制で付与する方式があります。部署の全員が同時に休むので、自分だけ休むという後ろめたさがありません。

会社ごと、部署ごとが難しい場合であっても、個別に定めることも可能です。

これらの方式は年末年始や夏季休暇などに大型連休を設けたり、ゴールデンウィークやシルバーウィークなど飛び石連休を穴埋めしたりするときに使えます。

もちろん各労働者と個別に相談して、取得日を決める方式もあります。手間がかかるため、労働者の数が少なかったり、逆に余裕があったりする企業向けです。

年次有給休暇管理簿を作成する

作成が義務付けられている「年次有給休暇管理簿」があれば、労働者の取得状況を把握しやすくなるでしょう。紙媒体である必要はなく、印刷できる状態であればパソコンで作成・保存しても問題はありません。そのほうが事業所別に年次有給休暇管理簿を作らなくても、ネットワークで共有できるため、管理が楽になるでしょう。

年次有給休暇管理簿には基準日と取得日数、取得した日付を記載する項目が必要で、これらがあれば労働者名簿や賃金台帳との一体化も可能です。保存期間としては、対象期間終了後、3年と義務付けられています。

また、管理簿と併せて計画表も作成しておくと、予定と実際の取得状況を照らし合わせやすくなります。個別に取得させる場合は、あまり長期で計画すると形骸化する恐れがあるので、毎月あるいは四半期ごとなど、こまめに作成したほうが良いでしょう。

年次有給休暇管理簿作成と効率化方法

労働時間の把握に便利な年次有給休暇管理簿を作成する際には、以下の3つの項目の記載が必須です。

・基準日：労働者に年次有給休暇を付与した日
・日数　：基準日から1年の間に、労働者が取得した年次有給休暇の総日数
・時季　：労働者が実際に年次有給休暇を取得した日付

これらのポイントをおさえて作成することができれば、有給休暇の管理も効率的なものになります。

エクセルで管理しているなら無料テンプレートを活用

しかしながら、ただでさえ大変な労務管理に加えて、有給休暇管理簿を新しく作成するのは手間がかかり大変だと感じるでしょう。

そこで活用したいのが、インターネット上で無料ダウンロードが可能なテンプレートです。あくまでテンプレートであるため、自社の運用に合わせた形式にする編集が必要ですが、一から表を作ったり数式をいれたりする手間が省けるため、エクセルでの管理にはおすすめです。

勤怠管理システムを利用する

エクセルなどの表計算ソフトでも作成・管理できますが、従業員が増えてきたり、経理・人事担当者のリソース不足にお悩みなら「勤怠管理システム」の導入を検討されてはいかがでしょうか。
勤怠管理システムは、年次有給休暇管理簿の作成・有給休暇の管理に必要な有給休暇の付与日と有効期限、使用日数・残日数などは、以下のように管理できます。

MINAGINE勤怠管理の有給休暇残日数の確認画面イメージ

年次有給休暇の取得状況が分かりやすくなり、5日に満たない労働者を簡単に抽出して重点的にアプローチできます。

自社に合った勤怠管理システムを選ぶポイント

有給休暇の適切な管理や業務の効率化におすすめの勤怠管理システムですが、その種類は膨大であり、それぞれに備わっている機能や特長も異なります。

実際に勤怠管理システムを導入する際に失敗しないためにも、選定の際に重要となるポイントをおさえ、数あるシステムを比較する必要があります。選定のポイントは以下の4つです。

・システム導入のサポート体制を確認する
・自社の就業形態に対応しているかを確認する
・自社に必須の機能をピックアップする
・「〇」「×」の記載だけで判断しない

導入後に独自の運用ルールに対応させることができないことに気づく、あるいは必要な機能がなかったなどということを避けるためにも、自社の就業ルールを今一度確認しておきましょう。

また、初めて導入する際にも気をつけたいのが、導入時のサポート体制です。初期のシステムを浸透させるまでが最も大変なので、どこまでサポートしてくれるのか、という点は考慮したいポイントの一つです。

システム選定のポイントを踏まえて比較・検討し、自社に最も適した勤怠管理システムを導入して業務の効率化や勤怠管理の適正化を目指しましょう。

まとめ

働き方改革による年次有給休暇の5日取得義務は、新たに基準日を迎えた労働者から順次適用されます。有給休暇の取得を円滑に管理するには基準日を統一したり、計画的付与制度を導入したり、勤怠管理システムで運用したりするのが効果的ではないでしょうか。

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有休取得についての罰則と対策

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この法案は会社の規模に関係なく、従業員を1名でも雇用している企業は対象です。
その中で「年次有給休暇管理簿」の作成は、年次有給休暇が発生する労働者を雇用しているすべての事業者に義務付けられることになりました。

有給休暇管理簿を作成するにあたって、数名程度であればエクセル（Excel）管理で十分なケースがあります。コストが大きくかからないうえ、比較的誰でも扱いやすいというメリットもあります。

本記事では、無料でダウンロードできる便利なエクセルテンプレート3選と、改正後の年次有給休暇に関するルールについて解説します。ぜひ最後までお読みください。

無料で使える年次有給休暇管理簿のエクセルテンプレート3選

年次有給休暇管理簿を作成するにあたり、すでにフォーマットが整ったテンプレートが多数存在しています。
その中から無料で使えるおすすめのテンプレートを3つご紹介いたします。

尚、あくまでテンプレートであるため、自社の運用に合わせるべく、また新ルールに対応した形式にするべく編集が必要ですが、一から表を作ったり、数式をいれたりする手間が省けるため、ぜひ活用しましょう。

Microsoft Office

Microsoft Officeが提供している「有給休暇管理表」というテンプレートです。
休暇取得日をカレンダーに入力しておけば、いつ誰が有給休暇を取るのか、わかりやすく管理できます。

【注意点】

• 「基準日（付与日）」の入力箇所がない
• 半休、時間休には対応していない
• 付与日ごとにシート作成の必要あり

▼ダウンロードはこちら
Microsoft Office テンプレート

UCONNECT

各種業務効率化のためのテンプレートが利用できる、UCONNECTの年次有給休暇管理エクセルテンプレートです。
半日の休暇取得にも対応しているほか、年休の利用可能日を超えるとアラートが出る、などといった便利機能もついています。

【注意点】

• 付与日ごとにシート作成の必要あり

▼ダウンロードはこちら
UCONNECT 悪魔のエクセルテンプレート

ゆはら社会保険労務士・行政書士事務所のExcel

労務士事務所が提供する年次有給休暇管理簿のテンプレートです。
新ルールに対応しており、入社日や有給休暇の使用日を入れると、法定の付与日や付与日数、使用期限（時効）、残日数が簡単に確認できるようになっています。

【注意点】

• 半休、時間休には対応していない

▼ダウンロードはこちら
ゆはら社会保険労務士・行政書士事務所 年次有給休暇について

年5日の年次有給休暇とは？

年次有給休暇とは、一定期間、勤続した労働者に対して、事業主から賃金が支払われる休暇のことで、労働基準法第39条で認められた労働者の権利です。

そして、全ての企業は、最低10日の年次有給休暇が付与される労働者（管理監督者を含む）に対して、年次有給休暇の日数のうち年5日については、必ず、付与日から1年の間に取得させることが義務付けられました。

日本の有給休暇の取得率の低さから義務化された

日本の有給取得率は、総合旅行サイト、エクスペディアの調査によると、諸外国に比べ非常に低く、3年連続で最下位であることがわかっています。

こうした年次有給休暇の取得促進は大きな課題となっていました。
これまで義務化されていなかった分、有給休暇の管理を曖昧にしていた、といった企業も少なくありませんが、このルールに違反した場合には、企業側に罰則が課せられる場合もあるのです。

まずは「年5日の年次有給休暇の確実な取得」のルールや、年次有給休暇の管理方法、罰則について学ぶことで、従業員へ有給休暇を消化してもらう準備を進めていきましょう。

参考：厚生労働省 年５日の年次有給休暇の確実な取得わかりやすい解説[PDF]

年5日の年次有給休暇の条件

そもそも企業は、労働者が雇入れの日から6ヶ月間継続勤務し、その期間の全労働日の8割以上を出勤した場合には、原則として10日の年次有給休暇を与えなければなりません。

このうち、企業は年次有給休暇が10日以上付与される労働者に対して、年次有給休暇を付与した日（基準日）から1年以内に5日、年次有給休暇を取得させなければなりません。
※パートタイム労働者など、所定労働日数が少ない労働者に対してはこのルールの対象外です。

企業は、時季を指定するにあたり労働者の意見を聴取し、可能な限り労働者の希望に沿った取得時季になるよう、聴取した意見を尊重することが求められます。
※既に5日以上の年次有給休暇を請求・取得している労働者に対しては、企業が時季指定をする必要はありません

また、企業はこうした説明を、就業規則に記載することも求められます。

”休暇に関する事項は就業規則の絶対的必要記載事項（労働基準法第89条）であるため、使用者による年次有給休暇の時季指定を実施する場合は、時季指定の対象となる労働者の範囲及び時季指定の方法等について、就業規則に記載しなければなりません。

出典：厚生労働省｜年５日の年次有給休暇の確実な取得わかりやすい解説[PDF]

違反した場合の罰則

これまで、従業員が有給休暇を取得していなくても、企業側が罰せられることはありませんでした。しかし、2019年4月のルール導入により、これに違反した企業には罰則が課せられる場合もあります。

対象となる違反内容や罰則については、以下の通りです。

（※）罰則による違反は、対象となる労働者１人につき１罪として取り扱われますが、労働基準監督署の監督指導においては、原則としてその是正に向けて丁寧に指導し、改善を図るものとします。

従業員へ有給休暇を取得させることや、就業規則への規則が義務となった以上、「知らなかった」では済まされない状況を招いてしまう恐れがあります。

有給休暇を取得することは、従業員のモチベーション維持やリフレッシュのためにも必要不可欠です。
企業側は従業員が年次有給休暇を取得できるよう、環境整備に努めましょう。

有給休暇義務化の抜け道を使っても大丈夫？

有給休暇義務化には以下の3つの抜け道が存在します。

1. 有給休暇が10日未満になるよう再契約する
2. 休日を有給休暇に変える
3. 会社が有給休暇を買い取る

ただしこのような不利益変更は、法改正の「有給休暇の取得促進」という本来の目的を達成することからかけ離れています。さらに従業員のモチベーション・生産性の低下や万が一法律に抵触してしまった場合に企業へのマイナスイメージは避けられないでしょう。

そのため有給休暇の抜け道を使うのではなく、あくまで従業員の労働環境の改善の機会として法改正に柔軟な対応をしましょう。有給休暇の取得を促す方法としては、「計画的付与制度の活用」や「労働実態の正確な把握」などが挙げられます。

年次有給休暇管理簿の作成と3年間の保存の義務化

企業は労働者ごとに、時季、日数及び基準日を労働者ごとに明らかにした書類（年次有給休暇管理簿）を作成し、当該年休を与えた期間中及び当該期間の満了後3年間の保存を義務付けされました。また、この年次有給休暇管理簿は、必要なときにいつでも出力できなければなりません。

そのためには、労働者名簿または賃金台帳に基準日や日数などの必要事項を盛り込んだ表を追加したり、クラウド型の勤怠管理システムを利用する方法があります。

年次有給休暇管理簿を作成したり、記録をつけていく上で注意すべき点については、次の章で詳しくみていきましょう。

有給休暇の管理で気を付けるポイント

企業が従業員の有給休暇を管理する上で、気をつけるべきポイントをみていきましょう。

年次有給休暇管理簿には3項目の記載が必須

前の章で解説した通り、企業は従業員一人ひとりの年次有給休暇管理簿を作成し、管理しなければなりません。

この年次有給休暇管理簿の作成にあたっては、

• 基準日
• 日数
• 時季

の3つの項目の記載が必須です。以下で詳しくご説明いたします。

基準日

労働者に年次有給休暇を付与した日（基準日）を記載します。
この基準日に付与された年次有給休暇（繰り越し分を含む）のうち5日分を、基準日から1年以内に取得させなければいけません。

※前倒しで年次有給休暇を付与した場合など、1年間に2つの基準日がある場合はその両方を記載します。

日数

基準日から1年の間に、労働者が取得した年次有給休暇の総日数を記載します。
※残日数ではなく取得した総日数を記載

時季

労働者がいつ年次有給休暇を取得したのか、日付を記載します。

時間休は取得させるべき5日の有給休暇に含まない

企業により年次有給休暇の取得を「全休」「半休」だけでなく、「時間単位」で認めている場合があり、その旨を就業規則に定める必要があります。

ここで注意したいのは、時間単位で取得した休暇については「取得させるべき5日」の年次有給休暇に含めることができないという点です。

例えば、全休を1回取得した場合はもちろん「取得させるべき5日」のうち1日消化となり、半休を2回取得した場合にも「取得させるべき5日」のうち1日消化した、とカウントすることができます。

しかし、時間単位での年次有給休暇取得を認めている場合、「3時間が2回と2時間が1回で1日分消化」という計算はできないのです。自社の就業規則を今一度確認し、混同しないよう注意しましょう。

有給休暇中の給料の基礎知識と計算方法を知っておこう

有給休暇の管理に合わせて有給休暇中の賃金の支払い方法についてもおさえておきましょう。有給休暇中の給与計算には以下3つの種類があり、いずれにせよ就業規則であらかじめ定めておく必要があります。

通常賃金

労働者が「通常の就業時間だけ労働した」と仮定した場合の1日当たりの賃金。

平均賃金

平均賃金過去3カ月間に支払った賃金を合計し、それを日数で割って算出した賃金。

健康保険の標準報酬月額

健康保険が定めた基準により算出される賃金。
※区分については、加入している健康保険の公式サイトにて都道府県別の「保険料額表」からご確認いただけます。

また、事業者は有給休暇中の賃金に関して、最低賃金以上の給与を労働者に支払うことが義務付けられています。計算方法は派遣社員・アルバイト・パートなども変わりません。

残業中の計算方法は異なる

給与計算に関連して、有給休暇中の賃金だけでなく、残業中の給与計算方法もおさえておきましょう。

残業代の計算方法

法定外残業の場合、基本的にはこの数式に数値を当てはめていけば、残業代を求めることができます。

残業代の計算式

1時間当たりの賃金 × 残業時間 × 割増賃金率 ＝ 残業代

1時間当たりの賃金の計算方法

1時間当たりの賃金は、企業が日給制を採用しているか、月給制を採用しているかによって変わってきます。それぞれ以下のような計算式で求めることができます。

1時間当たりの賃金

月給制の場合：1時間当たりの賃金 ＝ 月給 ÷ 1ヶ月の年平均所定労働時間

日給制の場合：1時間当たりの賃金 ＝ 日給 ÷ 1日の所定労働時間

割増賃金率の計算方法

従業員が会社で定める所定労働時間および、法定労働時間を超えた時間外労働を行った場合、原則として1.25倍の割増賃金率が発生します。

また、休日出勤の場合は1.35倍、深夜帯勤務の場合は1.25倍の割増賃金率が発生します。これらの条件が重複した場合は、全てが適用されます。つまり、深夜残業のケースであれば1.50倍、休日の深夜帯労働のケースであれば1.60倍となるのです。

給与計算のミスは、深刻なトラブルの原因にもなります。残業中の基礎的な給与計算方法は、ぜひ押さえておきたいところです。

エクセルを使った年次有給休暇管理簿の注意点

従業員の数が少ない企業では、すでに労務管理をエクセル（Excel）で行なっている場合も多いと思います。
労働者名簿や賃金台帳のエクセルデータがあれば、年次有給休暇管理簿もそれらに紐付けて、エクセルで管理すると便利です。
コストが追加でかからないため、今すぐにでも導入できるほか、誰でも扱いやすいというメリットがあります。

一方で、手動管理のため入力ミスや、別のファイルや宛先と間違えて外部に流出してしまうようなヒューマンエラーを起こしやすい、というデメリットもあります。

すでにエクセルでの労務管理に限界を感じている企業や、今後人員増幅を考えている企業は、勤怠管理システムを利用すると良いでしょう。

勤怠管理システムとは？

勤怠管理システムとは、労働者の出退勤管理（出勤・退勤時間、残業時間）や欠勤管理、残業申請や休日申請などといった、勤怠管理が総合的にできるシステムのことです。
給与計算ソフト連携できるクラウド型のものだと、導入後の運営もスムーズに活用できるのではないでしょうか。

ミナジンが提供している「MINAGINE勤怠管理」は、年次有給休暇の管理ができるクラウド型勤怠管理システムです。
出退勤の管理はもちろん、残業申請や休暇申請といったフローも完備しており、労基署推奨のフォーマットで出勤簿を出すことも可能です。

MINAGINE勤怠管理（有給休暇の申請画面のイメージ）

従業員は有給休暇や特別休暇などをシステム上で申請することで、それぞれが自身の消化日数を自己確認でき、管理部側への問合せも最小化されます。

こうしたシステムを利用することで、労務管理に関わる全ての手間を削減できるので、従業員が10名を超えたらシステムの導入を検討しましょう。

まとめ｜年次有給休暇はしっかり管理し保管しよう

今回は、無料で使える年次有給休暇管理簿のエクセルテンプレートや、2019年4月に適用された新ルール「年5日の年次有給休暇の確実な取得」の概要・管理について解説いたしました。

新ルールでは、企業は対象となる労働者に対して、基準日から1年以内に5日、年次有給休暇を取得させなければなりません。これに違反した企業には、30万円以下の罰金が課せられる場合があります。

また、企業は労働者ごとに、年次有給休暇管理簿を作成し、当該年休を与えた期間中及び当該期間の満了後3年間の保存が義務付けられました。労務管理が複雑になったこの機会に、ぜひ勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

従業員が有給休暇を取得することは、ビジネスアイデアを思いついたり、モチベーションが維持できるなど、企業にとってもメリットが大きいものです。従業員が年次有給休暇を取得できるよう努め、勤怠状況を見える化し、企業と従業員双方にとって満足度の高い職場環境を整えていきましょう。

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人材確保の難易度が高まるなか、各社の福利厚生を充実させる動きが活発化しました。従業員や求職者は、企業の「働きやすさ」を測る基準の一つとして、どのような休暇制度（特別休暇）があるかにも注目しています。

「特別休暇」とは、法律で明確に規定されている休暇「以外」の休みです。日数や条件、有給OR無給などについては企業で自由に決定できます。

まず、法定休暇や法定外休暇との違いを見ながら、特別休暇についての理解を深めましょう。明確な条件や日数が法律で定められている有給休暇ともきちんと区別して運用しなければなりません。

特別休暇の種類や新たな休暇制度を導入する方法も説明していますので、ぜひ参考にしてください。

特別休暇の定義

特別休暇とは、福利厚生（法定外福利）として企業が自由に制定できる休暇（※1）です。たとえば、慶弔休暇や記念日に休めるアニバーサリー休暇などがあてはまります。有給休暇などの法定休暇としっかり区別して管理していきましょう。

法定休暇（有給休暇）との違い

従業員が取得する休暇には、「法定休暇」と「法定外休暇」があります。法律によって、付与条件や日数などが明確に定められているのが法定休暇です。たとえば、有給休暇や産前産後休暇、育児・介護休暇などがあてはまります。

一方、特別休暇は、制定する／しない、その内容（日数、有給OR無給、取得条件など）の決定は企業に委ねられるものです。未制定であっても法律上は問題ありません。また、有給休暇は企業が取得理由を制限できませんが、特別休暇の場合は企業からの指定も可能です。

法定休暇（有給休暇）についての詳しい解説は、以下の記事をご参照ください。

法定外休暇との違い

企業の任意で制定するのが法定外休暇ですが、その種類は多岐にわたります。特別休暇も、この法定外休暇のうちの一つです。日数や取得の条件や目的などは企業が任意で決定するため、内容は企業ごとに異なります。

この休暇を含め、法定外の制度の有無やそれらの内容が企業の「福利厚生の充実度」として測られることになるでしょう。

特別休暇の種類

制定する義務はないものの、多くの企業が取り入れている特別休暇もあります。一般的な特別休暇を見ていきましょう。

• 慶弔休暇
• お盆・年末年始の連続休暇
• フレッシュ休暇
• 結婚休暇
• 病気休暇
• ボランティア休暇
• 教育訓練休暇
• 裁判員休暇
• アニバーサリー休暇

昨今は、従業員のワークライフバランスやエンゲージメントの向上を目指し、法定外休暇を制定する企業が多く見受けられるようになりました。失恋休暇やプロポーズ休暇、ペットが亡くなった際の休暇などユニークな休暇を持つ企業もあるようです。

特別休暇の導入方法

新たに特別休暇を設ける際の導入方法を説明します。おおまかなステップは以下のとおりです。

1. 該当休暇の導入目的を明確にする
2. 取得条件や申請フローを明確にする
3. 就業規則に明記する
4. すべての従業員に周知する
5. 取得しやすい環境づくりに努める

ルールの決め方

導入目的や休暇の種類は、企業の理念や方針にフィットさせることをおすすめします。また、従業員がどのような休暇制度を望んでいるのか事前に調査するといいでしょう。

決めておきたい項目としては、休暇の対象者、付与日数、取得条件や制限などがあります。また、有給か無給か、申請期限や申請の提出先なども明確にしておきましょう。

導入時の注意点

10名以上の従業員を擁する企業の就業規則の作成は義務（※2）です。あいまいなルール設定は、のちのトラブルにつながりかねません。特別休暇を導入した際には、ルールを含めた詳細を就業規則にあらためて盛り込んだ上で、あらゆる媒体を通して内容を従業員に周知します。

また、休暇の制定目的に沿う利用をしてもらうためにも、取得制限をつけることが大事です。従業員に周知する際には、制定の目的まで知らせて適切な利用を促しましょう。

休暇取得の対象者が偏らないよう考慮することも大事です。組織には、独身者／家族持ち、子持ち／子どもなし、若者／シニアなど、さまざまな属性の従業員がいます。属性で差がでないよう、公平に行き渡る制度を設けましょう。複数の制度で網羅するのも有効です。

休暇制度が存在しても取得できない、あるいは取得しにくい状態では制定する意味がありません。取得率の確認とともに、従業員の意見や取得後の感想などをアンケートで聞ける体制を整えておくといいでしょう。必要に応じた制度改正や取得しやすい環境づくりに向けた職場改善に役立つはずです。

おわりに：自社らしい特別休暇でエンゲージメントや企業イメージをUP！

「特別休暇」とは、会社が自由に条件や日数、取得目的などを決めることのできる「法定外休暇の一つ」です。
有給休暇などの法定休暇とは区別した運用が求められます。

勤怠管理システムを活用すれば、スムーズに管理を進められるはずです。勤怠管理システムの「MINAGINE勤怠管理」なら、休暇の申請から取得日、休暇の残数までリアルタイムに確認できます。休暇の区分管理もしっかり対応しているので管理がラクです。ぜひ、ご検討ください。

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（※1）参考：特別な休暇制度とは | 働き方・休み方改善ポータルサイト

（※2）参考：モデル就業規則について ｜厚生労働省

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