【2020年:電子申請義務化】基本情報と事前準備のポイント


現在、行政手続きの時間短縮やコスト削減を図るため、行政全体で電子化申請の利用が勧められています。その一環として、2020年4月(2020年4月以降開始の事業年度)より、特定法人の一部の行政手続きについて、電子申請の義務化が実施されることになりました。

電子申請義務化でどのような準備が必要になるのか、対象企業から手続き、申請に利用できるシステムまで、概要を解説します。

電子申請義務化対象の企業とは

2020年4月から電子申請義務化になるのは、すべての法人ではなく一部です。保険業法で規定された相互会社、投資法人、資産流動化に関する法律で規定された特定目的会社になります。

いずれの3つに該当しないそのほかの法人については、資本金や出資金などが1億円を超える法人が、電子申請義務化の対象です。相互会社など一部を除き、一般企業は規模の大きい会社に適用されることが分かります。

電子申請義務化対象の詳細は、厚生労働省のページから確認できます。

参照:「2020年4⽉から特定の法人について電子申請が義務化されます。」(厚生労働省)[PDF]

電子申請する必要のある手続きとは

電子申請が義務化されるのは、健康保険・厚生年金保険、労働保険、雇用保険にかかわる手続きの一部です。以下の手続きが対象になります。

健康保険
厚⽣年⾦保険

○被保険者報酬月額算定基礎届
○被保険者報酬月額変更届
○被保険者賞与支払届

労働保険
○継続事業(一括有期事業を含む。)を⾏う事業主が提出する以下の申告書
・年度更新に関する申告書(概算保険料申告書、確定保険料申告書、一般拠出⾦申告書)
・増加概算保険料申告書

雇用保険
○被保険者資格取得届
○被保険者資格喪失届
○被保険者転勤届
○⾼年齢雇用継続給付支給申請
○育児休業給付支給申請

参照:「2020年4⽉から特定の法人について電子申請が義務化されます。」(厚生労働省)[PDF]

これらの手続きは、該当の法人が直接申請するときはもちろん、該当法人の申請を社会保険労務士(法人含む)が代行して申請した場合も電子申請の義務化が適用されます。

電子申請義務化の際に利用できるシステムについて

電子申請になるということは、役所まで足を運ばず、職場から申請できるということです。その際、電子申請に対応したシステムを利用することになります。電子申請で利用できるのは、e-Govサイト、または外部連携APIに対応したソフトのいずれかです。それぞれの特徴をみていきましょう。

e-Govサイト

e-Gov(イーガブ)は、さまざまな電子申請や届出のほか、法令検索やパブリックコメントなどに対応した政府の電子総合窓口です。総務省が運営するサイトで、今回電子申請義務化になった手続きを含め、サイトを利用して電子申請ができます。

このe-Govによる電子申請で必要なのが、事前準備。まず、インターネットが利用できる環境と必要スペックを満たすパソコンなど、利用環境を整えたうえで、必要に応じて電子証明書の取得、e-Govアプリのインストールをしなければなりません。

このうち電子証明書の取得は、会社の実印に相当するもので、認証局での取得が必要です。こうした準備を経て、はじめてe-Govを利用した電子申請が利用できる状態になります。電子申請の下準備が整ったら、e-Govから必要な手続きを検索して作成、送信というのが基本的な流れです。

このe-Govを使った電子申請の問題は、1件ずつデータを入力して申請しなければならないこと。手続きの件数が頻繁にない会社、あるいは会社の規模がそこまで大きくない場合はe-Govでも対応できます。しかし、手続きが大量だと、1件ずつ入力するやり方ではミスが発生する確率が上がってしまうため、別の手段を考えた方が効率的です。

e-Govに必要なパソコンのスペックは、e-Govのページから確認できます。

外部連携API対応のソフト

e-Govのサイトを利用した電子申請のほかには、外部連携API(アプリケーション・プログラミング・インターフェース)に対応したソフトウェアの利用があります。政府の電子申請に対応したものであれば、すでに利用している人事システムを活用することも可能です。

外部連携API対応ソフト利用のメリットは、ソフトに保存されたデータとの紐づけにより、入力ミスを防げることや、大量の処理も大きな負担なく効率的にできること。反復学習のソフトにプログラム機能がついていれば、再度同じ処理をする際、自動入力などでさらに負担を軽減できます。

また、e-Govが利用できるパソコンのOSはWindowsのみで、サイト上の操作が必須になっていました。ですが現在では、対応しているソフトを利用すればいずれの縛りもなくなり、活用の幅も広くなります。

e-Gov同様に、利用環境の整備とソフトウェアの準備(すでにある場合は不要)、電子証明書の取得は必要です。しかし、長期的な利用を視野に入れた利便性の高さ、大量データの処理を考えると、外部連携API対応ソフトを使った方が効率的。特に規模が大きく、手続きが頻繁に発生する会社ではメリットが大きいでしょう。

電子申請義務化に向けた準備

ここまで、電子申請義務化にあたって、対象となる企業は電子申請可能なシステムが必要になると解説してきました。こうした電子申請システムの事前準備として必須なのが、システムが正常に作動するためのパソコンなどの動作環境、電子証明書の用意です。

しかし、そうした基本的な準備だけでは、紙での申請を電子申請に変更する場合に混乱が生じる可能性があります。電子申請への移行をスムーズに済ませるには、どういった準備が大切なのでしょうか。意識しておきたい、ふたつのポイントをみていきましょう。

事務手続きの効率化をし続ける

社会保険などの電子申請の方法として、外部連携APIに対応したソフトを利用する方法もあると紹介しました。こうしたソフトの強みは、すでに登録されたデータを反映するなど、既存の登録情報を活用できることです。

しかし、必要なデータが登録されていないと、外部連携API対応ソフトの強みは活きてきません。手続きの際に新たにデータを登録しなくてはならないため、e-Govを直接利用したときと同様に入力の手間がかかる可能性があります。

電子申請義務化に向け企業で取り組んでおいた方が良いのは、システム化をすすめておくこと。出勤データや有給休暇取得など、人事手続きなどをシステム化しておくことで、入力ミスも防げますし、効率良く電子申請の手続きに必要なデータを取得することが可能になります。

電子申請の基盤づくりとして、管理業務など全体的にシステムを取り入れて、いつでもデータと連携できるよう準備を進めておくことが大切です。

中小企業も備えが大切

ここまで、電子申請義務化で必要な準備についてお話ししてきましたが、「義務化の対象ではないので特に準備は必要なさそうだ」と思われた担当者もいるかもしれません。しかし、2020年4月から対象になる企業が決まったということで、それ以降も対象を広げて義務化が実施される可能性はあります。

そして、電子申請は政府をあげて勧められているため、今後企業の規模にかかわらず、中小企業も対象になり得るからです。

また、電子申請の対象は先に紹介したとおり、一部の手続きに適用されますが、その手続きの種類が今後増える可能性もあります。なので、中小企業であっても、今後の流れを予測して、電子申請義務化になっても対応できるよう、少しずつ準備しておくことが重要ということです。

そのためには、システム化にあたって障害になっていることはなにか、システム化できる業務はないかなど、まずは業務全体を見直す必要があります。そのうえで、効率の良い方法、システム導入を図り、電子申請になってもすぐに対応できるよう下準備しておくことが大切です。

電子申請の範囲に含まれる健康保険・厚生年金保険、労働保険、雇用保険などを社労士が代行して手続きいたします。

複雑な保険手続きを社労士である専門家へ依頼することで、いざ電子申請が義務化された場合でも、スムーズに申請を進めることができます。

まとめ

2020年4月から、一部の企業で電子申請が義務化されます。対象の企業はもちろんのこと、対象でない企業も今後電子申請義務化が実施される可能性があるため、現システムの見直しを図る良い機会になります。

電子申請に向けて社内システムが整っていない場合は、システム化を取り入れるなど、早め早めに準備しておくことが、スムーズに新制度に移行できるポイントです。