クラウド型の勤怠管理システムを利用するメリットと注意点、４つの比較ポイント
近年注目されているクラウド型勤怠管理システムは、インターネットを通じた打刻を可能とする仕組みで、場所を問わずに勤怠管理ができるのがひとつのメリットです。Excelに出退勤時間を手入力したり、タイムカードで打刻したりする従来の管理方法だと、勤怠管理にミスが生じやすいという課題があります。
クラウド型勤怠管理システムは、正確性と使いやすさを両立したシステムなので、勤怠管理のミスの防止や、管理する担当者によって精度に差がでてしまう問題を解消できるでしょう。また、勤怠管理にかかる時間や労力を大幅に削減することも可能です。勤怠管理をクラウド型に移行することで、こうしたメリットを得られます。
今回は、クラウド型勤怠管理システムのメリットや注意点、比較のポイントについて詳しくご紹介します。
目次
クラウド型勤怠管理システム利用のメリット
クラウド型勤怠管理システムを導入すると、勤怠管理のミスが減るとともに労力を大幅に削減できます。導入のメリットについて、4つご紹介します。
勤怠管理の精度が高まる
クラウド型勤怠管理システムでは、ノートPCやタブレット、スマホ、ICカードなど、さまざまなデバイスで出退勤時間を打刻できます。Excelでの出退勤時間の手入力やタイムカードでの打刻と比べると、精度が高い勤怠管理が可能となるでしょう。
また、指紋や指静脈を用いた認証が可能な勤怠管理システムであれば、代理打刻や改ざんなどの不正打刻をほぼ100%の精度で防止できます。勤怠管理の精度が高まることで、打刻ミスや不正打刻の対応にかかる作業を減らせるのも大きなメリットです。
GPSで現在位置のデータとセットで打刻できるシステムもあります。モバイル端末のGPSを利用することで、直行直帰における不正打刻を防止できるでしょう。さらに、打刻データを手で入力するのではなく、自動でデータ化されるため、勤怠管理の担当者のスキルによって精度が変わる心配もありません。
給与計算にかかる労力が減る
クラウド型勤怠管理システムは、給与計算システムとの連携ができる機能を備えているケースが多いです。打刻データを給与計算システムへ出力することで、給与計算のミスが減るとともに労力を削減できます。もう、時間をかけて勤務時間から給与を計算する必要はありません。勤怠管理システムと給与計算システムの連携によって、スムーズな給与計算が可能になります。
たとえば、「MINAGINE勤怠管理（ミナジン）」は、「弥生給与」「給与大臣NX」「社会保険労務システムARDIO」といったさまざまな給与計算ソフトとの連携が可能です。社員名・役職・所属・雇用形態をはじめ、総勤務時間数・深夜勤務時間数・有給時間数・有給残日数など、出力したい項目を自由に設定できます。
給与計算ソフトとの連携については、以下のページで詳しくご紹介しています。
※給与計算ソフト連動 | MINAGINE
法改正に対応しやすい
法改正によって勤怠管理の方法やルールが変更になっても、クラウド型の勤怠管理システムならスムーズに対応できます。自社開発のシステムでは、法改正に対応すべくシステムの改変が必要です。また、システム部門を立ち上げたり保守にコストをかけたりする必要があります。
クラウド型勤怠管理システムなら、法改正に対応したアップデートを提供会社が配信するため、自社では何もする必要がありません。また、アップデートは無償で提供されることも多く、コストを抑えやすい点もメリットです。
人件費をリアルタイムで把握できる
クラウド型勤怠管理システムなら、人件費をリアルタイムで把握できるため、予算に応じた勤務時間の調整が容易になります。売上が伸びても、比例して人件費が増えると、結果的に利益が少なくなる恐れがあります。人件費を適切に管理するためにも、クラウド型勤怠管理システムの導入を検討してみてください。
クラウド型勤怠管理システム利用時の注意点
クラウド型勤怠管理システムを適切に運用するために、次の点に注意しましょう。
運用ルールを定める
勤怠管理の運用ルールが定まっていないと、適切に運用できません。不正打刻やシステム管理上のミスなどが起きる恐れがあります。また、導入しただけで誰も使わなければ、クラウド型勤怠管理システムのメリットを得るどころか、勤怠管理そのものに問題が起こるでしょう。
導入するのであれば、クラウド型勤怠管理システムへの移行にあたり、適切な運用ルールを定めることが大切です。
操作方法を指導する
クラウド型勤怠管理システムを導入しても、操作方法がわからなければ使用できません。人事だけではなく、社労士や各従業員それぞれに操作方法を指導して、全員が正しく使えるような体制を整えることが大切です。
そのためには、マニュアルの提供だけではなく、社内研修を開催し、クラウド型勤怠管理システムの運用方法と操作方法を浸透させる必要があります。
必要に応じてExcelも使う
一度にすべてをクラウド型勤怠管理システムへ移行すると、社員の混乱を招くかもしれません。特殊な業務や、システムに合わせるのに時間がかかるものについては、並行してExcelなどを使う期間を設けるなど、移行方法もよく検討しておきましょう。
現行の勤怠管理と並行して使用することで、移行時の混乱を減らして上手く運用できるケースがあります。その場合は、いずれはクラウド型勤怠管理システムへすべて移行すると想定して、現時点ではシステムの運用が難しい項目のみを他のツールで管理しましょう。
このように少しずつ移行していく方が従業員への負担を抑えられるため、結果的に適切な運用を実現しやすくなります。
クラウド型勤怠管理システムの基本的なサービス内容とは
クラウド型勤怠管理システムの機能は、システムによって若干異なります。基本的な機能は次のとおりです。
- 打刻機能
- 出退勤管理
- シフト管理
- 通知機能
- 各種申請機能
- 集計機能
- グループスタッフ管理
基本パッケージで使用できるかオプションの購入が必要かはシステムによって異なりますが、上記のほか、リアルタイムでの人件費管理や残業時間が規定を超えたときに通知される機能や、外出先からモバイル端末で打刻できるGPS打刻機能などもあります。
クラウド型勤怠管理システムの比較ポイント4つ
クラウド型勤怠管理システムを選ぶときは、次の4つを押さえましょう。
打刻システムのタイプ
打刻システムには、ICカード打刻や指静脈打刻など、さまざまタイプがあります。スマホやタブレットから打刻する場合は、不正打刻を防ぐためにGPS機能がついたものがよいでしょう。
■打刻システムの例
- ICカード打刻（ピットタッチ）
- Web打刻（PC打刻）
- PC（ログオン／ログオフ打刻）
- スマートフォン打刻（GPS打刻機能）
- 携帯打刻（ガラケー）
- 指静脈打刻
- Slack打刻
- タイムカード画面で入力打刻
サポートの範囲
サポートの範囲はシステムによって異なります。システムトラブルへの対応や操作方法のレクチャー、会社に合わせた設定の提案など、どこまでのサポートを受けられるのか確認しましょう。
充実したサポートがないクラウド型勤怠管理システムを導入しても、適切に運用できないリスクがあります。よほど、システムに詳しく、新システムへの対応力が高い従業員がいない限りは、会社に合わせた設定を提案できるクラウド型勤怠管理システムを選びましょう。
より精度が高い運用をしたい場合は、会社に合わせた設定を提案できる「MINAGINE（ミナジン）」がおすすめです。「MINAGINE勤怠管理」では、勤怠管理の稼働開始までコンサルタントがサポートします。導入や賃金規定や運用ルールづくりなど、不明な点や不安な点をご相談ください。
料金
サポートの範囲と合わせて料金も確認が必要です。サポート範囲や機能に対して料金が高すぎないか、ランニングコストの観点から継続的に使用できるかなどをチェックしましょう。
サポートや機能が充実していても、自社に不要であればコストが高くなるだけです。導入前に、自社にとって必要なサポートや機能を洗い出しましょう。
トライアル（無料期間）の有無
トライアルがあるクラウド型勤怠管理システムであれば、実際に使ってみて自社に合っているかどうかを判断できます。トライアル期間は30日以上あるのが望ましいです。期間が短いと、自社に合っているかどうか判断できません。まずは、30日以上の無料期間が設けられているクラウド型勤怠管理システムを試してみましょう。
こちらの記事では、22種の勤怠管理システムの特徴・強みなどをまとめています。ぜひ導入の検討にお役立てください。
おわりに：クラウド型勤怠管理システムで勤怠管理の精度と効率を高めよう
クラウド型勤怠管理システムを導入することで、勤怠管理の精度と効率が高まります。利益に直結する他の業務に人員を割いたり、勤怠管理のストレスを軽減したりできるでしょう。
勤怠管理に問題があれば、法的トラブルや未払いトラブルなどが発生する恐れがあります。従業員の負担を減らしたり、モチベーションを高めて利益獲得を目指すためにも、クラウド型勤怠管理システムを導入しましょう。
