語学学校の空き時間や空き教室を利用することで、留学費用を抑えることができる留学サービス「スマ留」等のサービスを展開している株式会社リアブロード Administration Teamの早川様、油井様、高石様に、ミナジン勤怠管理を導入した背景とその後の効果について伺いました。
IPO準備に伴い、PCログを取得することが急務に
ミナジン導入前の課題や状況について教えてください。
IPO準備に際して、PCログを取得し勤怠打刻データと突合ができる労働時間管理体制の構築を主幹事証券会社から求められていました。当時導入していたクラウド型勤怠管理システムでは、PCログの取得できなかったため、別の勤怠管理システムを探すことになりました。
また、月単位の変形労働時間制を採用していましたが、当時の勤怠管理システムでは対応しておらず、シフト登録・修正を都度手動で行っていたため、かなりの手間がかかっていました。
比較検討時のプロセスについて教えてください。
当初は、当時の勤怠管理システムはそのままに、PCログを取得できる専用ツール（IT資産管理ツール）の追加導入を検討しました。しかし、打刻とPCログデータの突合作業の手間が一定かかってしまうことと、なにより価格が高かったため断念することになりました。
そこで、勤怠管理に特化したPCログ取得ができる勤怠管理システムに乗り換えるという選択をおこないました。ミナジン含め、PCログ取得ができる勤怠管理システムはいくつかあったのでその中から選定することになりました。
PCログを取得しつつ、打刻をベースした運用がフィット
ミナジン勤怠管理を導入するに至った理由を教えてください。
打刻をベースとしながらも、PCログも同時に取得する運用が可能な点が弊社の方針とフィットし、ミナジン勤怠管理導入の決め手になりました。
他の勤怠管理システムの場合、PCログデータがそのまま労働時間に反映される仕様だったため、給与の過払いや未払いのリスクがある考えました。ミナジンの場合は、打刻をベースとしつつ、PCログも同時に取得することが可能です。打刻データとPCログに一定の乖離が見受けられた際は、打刻とログを突合し打刻時間を修正する、という運用が可能でした。
また、Windowsは取得できても、MacのPCログは取得できない勤怠管理システムがある中、ミナジンは両OSとも取得できる点も選定理由の1つでした。
システム導入担当者の対応について教えてください。
システム導入を担当してくださったカスタマーサポートの担当者の方は、システムはもちろん、労務知見がちゃんとある方で、質問してからの回答や解決までのスピードが早く、安心してシステム導入を行うことができました。
弊社が「こういった設定を行いたい」といった要望に対して、システムと法律の観点をしっかり区別いただいた上で、システム導入を進めていただけたと感じております。上場準備という期限が決まっている中で、スピーディに対応していただき大変有難かったです。
システム導入後は1か月間の試験運用を通して本格稼働に入ることができました。
15分以上の打刻差異が発生するとChatworkに通知
ミナジン勤怠管理の運用状況について教えてください。
打刻をベースとして、PCログとの乖離が15分以上出ると社内で採用しているチャットツール「Chatwork」を通して、本人にタイムリーに通知が飛ぶようになっています。そこで該当の社員に乖離の理由を記載してもらい、理由次第で打刻修正するという運用を行っています。
社員1人1人の労働時間の意識が高まっている
ミナジン導入後の効果について教えてください。
「どこからどこまでが労働時間なのか」を把握するようになった社員が増えたと感じています。打刻差異が発生した際に、その理由を記載してもらうのですが、「その活動は労働時間だから終了したら打刻してください」「その活動は労働時間ではないので先に打刻をしてからPCを終了してください」といったやりとりが行われるため、社員1人1人が労働時間を理解するようになっているように感じています。それに伴い打刻漏れや差異発生も徐々に減ってきている状況です。
