株式会社マネースクエア様は、「毎日が財産になる」をコーポレートスローガンとし、「お客様のライフスタイルに寄り添い、快適な資産運用をご提案する。」ことをミッションとして、主に外国為替証拠金取引業を営んでおられます。同社では、ミナジンの勤怠管理システム、給与計算アウトソーシングサービスをご利用いただいており、社労士法人ミナジンとも顧問契約をいただいております。今回は、サービス導入の背景や、ご利用いただく中での評価を、人事・総務部の生井様と三谷様にお伺いしました。
まずは勤怠の効率化、リアルタイム把握のため、勤怠管理システムの導入を検討
弊社サービスの導入前は、どのように勤怠管理や給与計算を管理されていたんでしょうか？
給与計算に関しては、以前から社内で行わず、社労士法人事務所に外注していました。
また、勤怠管理においては、いわゆる勤怠管理システムを使用しておらず、グループウェアの打刻機能を使用し管理をしていました。残業や有休の申請は紙で行い、別で管理していたため、勤怠を確定する際、グループウェアの打刻データと合わせ、給与計算用のデータを作成していました。
弊社サービスを導入いただいたきっかけはどういったものでしょうか？
勤怠管理を効率化したかったというのが、一番のきっかけです。前述の通り、グループウェアとは別の場所で残業や有休を管理していたため、とりまとめや集計に多くの時間が発生してしまっていました。更に、残業や有休が別管理となっている場合、リアルタイムで労働状況や休暇の残日数を把握することができません。時代の流れとしても勤怠管理を精緻に行うことが求められるようになってきているので、残業や休暇も一元管理できる勤怠管理システムの導入を決めました。
勤怠管理システムを選定するにあたっての選定軸はどういったものでしたか？
2点あります。1点目は、前述の通り、休暇や残業など勤怠に関わる全ての情報を一元管理でき、リアルタイムで把握できるシステムであるということ。もう1点は勤怠管理システムの提供に留まらず、給与計算業務のアウトソーシングを合わせて依頼できる企業であるということ、という観点です。
給与計算に関しては、以前から依頼していた社労士事務所に引き続き依頼するという選択肢もあったのですが、勤怠と給与は連動する情報のため、同一企業に依頼し、情報を蓄積した方が良いという観点から、合わせて依頼先の変更を行いました。結果的に、勤怠管理システムの提供と給与計算アウトソーシングを同一企業に依頼する場合、コミュニケーションコストを大きく削減できたと感じています。
例えば勤怠確定から給与計算に移行する際においても、勤怠情報はミナジンの社員さんが直接、弊社の勤怠管理システム環境からダウンロードしてくれるため、入退社や引っ越しなどの変動情報を共有するのみで済んでいます。
サポートが充実していたため、勤怠や給与の入れ替えも安心して行えた
勤怠管理システムや給与計算アウトソーシングを全て入れ替えることはご負担だったのではないですか？
確かに一定の負担はありました。が、勤怠管理システムとも給与計算アウトソーシングサービスとも、担当者の方がサポートしてくれたので、スムーズに導入出来ました。
クラウドの勤怠管理システムを選ぶ際、自分たちで初期設定を行うもの、メーカー側で初期設定を代行してくれるものの2パターンがありますよね。ミナジンは後者のタイプ、つまりメーカー側で初期設定を代行してくれるタイプでした。勤怠管理システムの初期設定はとても難しいので、今思えば代行タイプを選んで良かったなと思います。
また、働き方を固定勤務からフレックスタイム制に変更したことがありました。勤怠管理システムの設定も変更する必要がありましたが、サポートの方が心強くフォローしてくれました。電話やメールのみに留まらず、打ち合わせまで行ってくれたため、安定的に設定変更が行えました。
給与計算のアウトソーシングに関してはいかがでしたか？
同じく、導入時のフォローが手厚いと感じました。一般に、給与計算の依頼先を変更する際、給与計算が滞ってしまったり、ミスが生じてしまったりするのではという不安をお持ちになる方が多いのではと思います。が、ミナジンの場合、3か月の導入期間を設け、ミスなく業務を回す体制を構築されています。元々の給与計算方法と並行して稼働する期間もあるため、安心して移行ができました。
