保育園におすすめの勤怠管理システム3選｜導入メリットと選定時のポイントを解説
日々多くの子供たちと接する保育園では、保育をはじめ保護者当ての連絡ノートの準備や先生同士のミーティングなど、仕事内容は多岐に渡ります。
そのため、勤怠管理などの人事・労務を行う時間を多く割けない、担当者の負担になっているというケースも少なくないでしょう。
担当者の負担を減らすためには、出退勤管理やシフト作成が行える勤怠管理システムの導入がおすすめです。
そこで、本記事では以下の内容についてお伝えします。
- 保育園で勤怠管理システムを導入するメリット
- 勤怠管理システムを選定する際のポイント
- 保育園におすすめの勤怠管理システム
これから勤怠管理システムを導入したいと考えている保育園のご担当者の方は、ぜひご一読ください。
目次
保育園で勤怠管理システムを導入すべき3つの理由
はじめに、なぜ保育園で勤怠管理システムを導入したほうが良いかについてお伝えします。理由は、以下の3つです。
1．シフト作成が楽になる
2．年次有給休暇などの休暇管理の負担を軽減できる
3．毎月の勤怠チェックの時間を削減できる
それぞれの理由を詳しく見ていきましょう。
1.シフト作成が楽になる
ひとつめのメリットは、シフト作成が楽になる点です。
多くの保育園では、開園時間に合わせて早番・遅番の2交代制、もしくは早番・中番・遅番の3交代制を採用している場合があります。
必ずしも勤務時間が固定されているとは限らないので、従業員からの希望シフト制を採用している保育園も多数あるでしょう。
シフト作成機能が搭載されている勤怠管理システムを選ぶと、シフト作成担当者の負担軽減につながります。
2.年次有給休暇などの休暇管理の負担を軽減できる
勤怠管理システムには、従業員ごとに年次有給休暇や振替休日などの休暇を管理できる機能が搭載されているものもあります。
年次有給休暇とは、労働者の権利である賃金が発生する休暇です。労働基準法第39条にて、条件を満たした従業員には必ず年次有給休暇を付与することが義務付けられています。
例えば週5日間のフルタイム勤務の場合、入社から6カ月経過した際に10日間付与され、勤続年数を重ねるごとに取得できる年次有給休暇が増加し、最大で年間20日間付与されます。
これは従業員ごとに付与されている年次有給休暇や振替休日の日数が異なるため、これまで台帳やエクセルなど手動で休暇管理を行っていた保育園にとっては、以下のようなメリットがあります。
- 年次有給休暇や振替休日の日数管理ミスを防止できる
- 従業員自身に休日の残日数を確認・管理してもらえる
ミスがないよう管理したうえで、従業員自身に確認してもらえるので、年次有給休暇や振替休日の残日数確認対応の負担も軽減されるでしょう。また、従業員自身にも有給を使いきれるよう意識して管理してもらいやすくなります。
2019年4月より法改正に伴い、年次有給休暇の取得が義務付けられました。年次有給休暇の義務化について「2019年4月1日から新たに施行！年次有給休暇取得の義務化とは？」にて詳しくお伝えしています。ぜひ合わせてご覧ください。
3.毎月の勤怠チェックの時間を削減できる
勤怠管理システムを導入することで、管理者の負担になりやすい月末月初の勤怠チェック時間を削減できます。管理者のサポートをしてくれる機能の一例は、次の通りです。
- 1カ月間の勤務時間・残業時間を自動で集計
- 正社員やアルバイト・パートなど、雇用形態ごとに勤怠ルールをあらかじめ設定できる
- 休日申請や残業申請を勤怠管理システム上で行える
このように勤怠管理システムを活用すれば、手動でチェックする手間を省けます。また、チェックミスも未然に防げるので安心です。
保育園の勤怠管理に必要な3つの機能
次に、保育園が勤怠管理システムを導入するにあたり、必ず搭載されているかチェックしておきたい3つの機能をお伝えします。
1. シフト管理機能で管理・作成をスムーズに行う
2. 年次有給休暇の自動付与機能
3. 自社の就業規則に合わせた設定変更の可否
ひとつずつ詳しく見ていきましょう。
1.シフト提出・作成をスムーズに行う「シフト管理機能」
シフト管理機能とは、従業員に希望シフトを提出してもらい、管理者がシフト表を作成する機能です。
先ほどお伝えした通り、あります。また、雇用形態ごとに、就業時間を定めている場合もあるでしょう。
弊社の勤怠管理システム「MINAGINE勤怠管理」では、次のように従業員ごとに出勤パターンの設定も可能です。
例）
- 正社員は7:00～20:00の間で出勤設定
- パート・アルバイトは9:00～17:00の間で出勤設定
そのため次の流れで、スムーズにシフト管理ができるようになります。
- 従業員が希望シフトを期日までに入力
- 希望シフトを元に管理者が勤怠管理システム上でシフトを作成
さらにMINAGINE勤怠管理のように、シフト管理機能を搭載しているサービスでは、以下のような機能が搭載されている場合が多いです。
・シフト表のデザイン設定
・シフト固定の場合、一度作成したシフト表を自動更新して新しいシフト表の作成
・従業員にメールやLINEで、シフト提出を依頼
・シフト表をExcelやPDFで出力
シフト管理機能が搭載されているシステムを導入する際は、具体的にどのような機能が使えるかも合わせて確認することをおすすめします。
2.年次有給休暇の自動付与
入社のタイミングや勤続年数で、取得日数が異なる年次有給休暇。正しい日数を管理するために、年次有給休暇を自動で付与してくれる機能が搭載されているかもチェックしましょう。
入社後1年後、2年後など、年次有給休暇が追加されるタイミングで自動付与されるシステムが搭載されていれば、勤怠管理担当者による付与日数の間違いを防げます。
3.自社の勤怠ルールに合わせた設定変更の可否
職場ごとに異なる勤怠ルールに合わせた設定変更ができるかも、必ず確認しておきましょう。あらかじめ自社の就業規則を精査しておくと、どのような設定変更が必要かわかりやすいです。
よくある勤怠ルールの一例は、次の通り。
- 残業前に必ず残業申請を行わなければならない
- 年次有給休暇の付与に独自ルールを採用している
- 法定外割増の基準を8時間未満の時間で設定している
このような勤怠ルールに合わせた設定変更を細かく行えるほど、締め日前後の修正を最小限に抑えられます。
保育園におすすめの勤怠管理システム3選
最後に、保育園におすすめの勤怠管理システムを紹介します。
1．MINAGINE勤怠管理
2．ジョブカン
3．CCS（Child Care System）
それぞれのシステムの特徴を、詳しくお伝えしていきます。
1.MINAGINE勤怠管理
| 主な機能 | ・タイムカード ・打刻機能 ・シフト表作成 ・残業や休暇の申請フロー ・年次有給休暇の自動付与 ・給与ソフト連携 ・長時間労働防止アラート機能 ・ストレスチェック |
|---|
MINAGINE勤怠管理は、人事労務のプロフェッショナル集団である株式会社ミナジンが開発した勤怠管理システム。
労働基準法などの各種法律にしっかり遵守したうえで、勤怠管理を行えるようにサポートしてくれるのが強みです。これから人事・労務の体制を整えたいと考えている企業に、最適のサービスとなっています。
保育園の仕事は、子供たちの成長に関われるのが魅力である反面、子供たちが安心して過ごせるよう気を配りながら、1日中動き回るので大変な部分もあります。そのため、心身ともに疲労が溜まりやすいです。
MINAGINE勤怠管理なら、長時間労働防止のための「アラート機能」やメンタルヘルスを保つための「ストレスチェック機能」が搭載。業務の効率化だけでなく、先生方が日々良い状態で子供たちと接するためのサポートも担ってくれます。
2.ジョブカン
| 主な機能 | ・タイムカード ・打刻機能 ・シフト作成機能 ・残業や休暇の申請フロー ・有給休暇の自動付与 ・長時間労働防止アラート機能 |
|---|
ジョブカンは10年以上にわたり、5万社以上が導入してきた実績を持つ、歴史と利用者からの信頼がある勤怠管理システムです。
特に、ジョブカンのシフト作成機能は、管理職と従業員双方の負担を軽減できるよう、以下のような配慮がされています。
- シフト提出依頼メールを勤怠管理システムから送信できる
- 1日の稼働時間が視覚的に確認できるライン表示形式でシフト表の作成ができる
まず、シフトの提出漏れを未然に防ぎやすくなっています。また、視覚的にわかりやすいライン表示形式でシフト作成も可能です。
▼サービス詳細
3．CCS（Child Care System）
| 主な機能 | ・タイムカード ・打刻機能 ・シフト作成機能 ・登園降園管理 ・保育日誌作成 ・延長料金計算 |
|---|
CCS（Child Care System）は、70施設以上の保育園を運営する株式会社social solutionsが提供する、勤怠管理システムです。
打刻機能やシフト作成機能はもちろん、保育日誌作成や保育料の延長料金の自動計算など、
保育園運営で発生する業務も徹底的にサポートしてくれます。
はじめて勤怠管理システムを導入する保育園にも安心していただけるよう、専用フリーダイヤルにて平日・土日祝日9:00～21:00まで、基本操作などの相談対応も実施しているので安心です。
▼サービス詳細
保育園は毎日が慌ただしいですから、気になる勤怠管理システムをひとつずつ探して比較検討していくのも想像以上に大変なものです。忙しく時間がないという方でも勤怠管理システムを一気に比較検討していただけるように、22種のシステムをまとめました。ぜひこちらの記事を参考にしてみてください。
まとめ｜保育園に合った勤怠管理システムの導入を
保育園ごとに勤怠ルールやシフトの決め方も異なることに加え、大切な子どもたちの保育に集中するためにも、なるべく勤怠管理などの事務業務の負担は減らしたいところです。
台帳やエクセルで出退勤や残業時間を管理する場合、最終的には手動管理のためミスが起こりやすい側面があります。正しくスムーズに勤怠管理を行うために、ぜひ勤怠管理システムを導入しましょう。
保育園の場合、以下の3つの機能が搭載された勤怠管理システムの導入がおすすめです。
1．シフト管理機能
2．年次有給休暇の自動付与機能
3．自社の就業規則に合わせた設定変更の可否
従業員の希望勤務日を元に、スムーズにシフト表を作成しつつ、有給管理や残業時間設定など、保育園ごとの勤怠ルールに合わせた設定ができると、より管理職の方の負担を軽減できます。
これから勤怠管理システムを導入したい保育園の方の参考になれば幸いです。
