クラウド型勤怠管理「就業奉行」の機能と3つの導入メリット

「就業奉行11(奉行シリーズ)」は、テレワークやフレックスタイム制の導入など、働き方の変化に対応できるクラウド型の勤怠管理システムです。打刻や申請を自動で計算・集計ができるため、勤怠管理の時間的コストを大幅に削減できます。また、外出先から直行直帰や残業を申請でき、承認者への自動通知機能によって承認漏れを防ぐことも可能です。

「就業奉行11(奉行シリーズ)」を導入することで、「長時間労働対策」や「勤怠管理業務の労働コストの削減」、「従業員満足度の負担軽減」などのメリットを得られるでしょう。また、他の奉行シリーズの製品と一緒に利用すれば、さらに業務効率を高められます。

本記事では、「就業奉行11(奉行シリーズ)」の機能やメリット、向いている企業、口コミまで詳しくご紹介します。
(※この記事は2020年9月10日現在の公式サイトなどの情報を元に作成しています。)

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そもそも就業奉行11(奉行シリーズ)とは?

「就業奉行11(奉行シリーズ)」とは、ビジネス用パッケージソフトの開発・販売を行う株式会社オービックビジネスコンサルタントが提供するクラウド型の勤怠管理システムです。人事管理システムや給与計算システム、販売管理システムなど、企業の基幹業務をサポートする「奉行11シリーズ」の1つで、同シリーズは累計63万社が導入(2020年9月現在、公式サイトより)しています。

「就業奉行11(奉行シリーズ)」の特徴は、打刻や申請の自動集計・計算や、雇用形態によって異なる労働時間制度に対応した勤怠管理、長時間労働対策などが可能なことです。また、業務の課題や要望に応じたシステム構成を提案できるため、短期間で社内へ浸透することが期待できます。

就業奉行11(奉行シリーズ)の機能を紹介

「就業奉行11(奉行シリーズ)」は、実際にシステムを導入した企業の声に基づき、改良を重ねています。そのため、多くの企業に求められる機能が充実していることが特徴です。「就業奉行11(奉行シリーズ)」には、次のような機能が搭載されています。

  • 勤怠管理
    (PC・モバイルでのWeb打刻、指静脈認証、ICカード打刻、紙カード打刻、勤務実績の確認機能、従業員による勤怠申請機能、場所を問わない申請・承認機能、未打刻の自動通知と一覧の自動作成・共有機能、勤務体系に応じた労働時間の自動計算、有給管理機能、シフト作成、ワークフロー設計、管理資料の自動出力)
  • 労働時間制度対応
    (就業ルールに沿った労働時間の自動計算機能、月60時間超の残業時間の自動計算・割増分の賃金清算・休暇の取得処理、休日・休暇管理機能、変形労働制や在宅勤務などへの対応可)
  • リスクマネジメント
    (残業超過者の自動チェック、勤務間インターバルの自動チェック、残業時間超過の監視機能、休日・休暇の取得状況レポートの自動作成、欠勤・遅刻・早退が続く従業員のリストを自動作成)

PCやモバイルからのWeb打刻や指静紋認証、ICカード、紙カードなどから、働き方や場所に応じた打刻方法を選べます。また、従業員が自分の勤務実績を確認して未打刻の勤怠申請が可能なため、管理側の負荷を軽減できるでしょう。

昨今では、労働環境や労働時間などの規制強化に伴って、精度が高い勤怠管理が求められています。残業時間の超過や有給休暇の未取得など、法的なリスクを抑えるためにも、勤怠管理システムの導入は必要でしょう。

就業奉行11(奉行シリーズ)を導入するメリット4つ

「就業奉行11(奉行シリーズ)」の機能を活用することで、次のようなメリットを得られます。

勤怠管理者の労力を削減できる

勤怠管理者は、従業員の勤務実績を確認する必要があります。「就業奉行11(奉行シリーズ)」は、従業員が自分の勤務実績を確認し、未打刻を申請できるため、勤怠管理者の労力を削減できます。また、未打刻があったときは、本人と上司へ自動で通知されるといった2段構えのシステムであることも特徴です。

そのほか、打刻情報から労働時間が自動計算されるため、日々の業務負担も削減できます。労働時間は、勤務体系に合った方法で計算が必要なため、Excelで独自の勤怠管理表を作って計算・集計している人事・労務部は多いでしょう。でもExcelだと、勤怠管理表を更新したり、入社・退社で従業員情報を変更したりするのが面倒ですよね。勤怠の自動計算機能を持つ「就業奉行11(奉行シリーズ)」に移行することで、手間のかかるExcelでの勤怠管理から解放されるでしょう。

残業時間の超過を未然に防げる

「就業奉行11(奉行シリーズ)」には、設定した残業時間を超えた時点で本人と上司、総務に自動通知する機能が搭載されています。労働基準法や就業規則で定められている残業時間を超過することを未然に防げるでしょう。

残業時間の超過は、従業員の健康やモチベーション、パフォーマンスに影響を及ぼすため、残業時間超過を未然に防ぐことは従業員満足度や会社の利益の向上に繋がります。

2020年4月から適用された「残業規制(時間外労働の上限規制)」は、中小企業の労務に大きく関わる法改正です。詳細は以下の記事で解説しています。残業規制を正しく理解したうえで、クラウド型勤怠管理システムの導入など、残業時間超過を防止する仕組みを整えていきましょう。

メンタル問題を未然に防げる

欠勤や遅刻、早退などが続いている従業員のリストを自動作成する機能が搭載されているため、メンタル不調の兆候を早期に発見できます。メンタルの不調を勤務実績から読み取ることで、産業医への相談を促したり、ヒアリングしたりできるでしょう。

また、休日・休暇の取得状況も自動作成できるため、余裕をもった有給休暇の取得を促すことが可能です。

多様な働き方を効率的に管理できる

「就業奉行11(奉行シリーズ)」は、変形労働時間勤務やフレックス勤務、在宅勤務、短時間勤務、24時間勤務など、多様な働き方に伴う複雑な労働時間制度に対応できます。育児や介護などの事情で休暇や時短勤務、在宅勤務が必要になっても、的確な管理が可能です。

就業奉行11(奉行シリーズ)の導入に向いている企業

「就業奉行11(奉行シリーズ)」は、次のような企業に向いています。

未打刻の問題が深刻化している

「就業奉行11(奉行シリーズ)」には、未打刻を自動でチェックする機能が備わっています。従業員が自分の勤務実績を確認し、未打刻を申請できるため、未打刻による管理者の業務負担の増加が深刻化している企業に向いています。

また、自動通知機能によって、未打刻の事実を本人と上司へ伝える手間も発生しません。本人への通知漏れの心配もないため、未打刻の再発防止効果も期待できます。

残業時間の超過を現場が把握できていない

残業時間の超過は、管理者だけではなく現場の上司も把握すべき問題です。残業時間の超過に気づかずに業務を割り振ることで、後々に業務の進行に大きな問題が起こるでしょう。現場とうまく連携できていない企業が「就業奉行11(奉行シリーズ)」を導入すれば、設定した残業時間を超えた段階で本人と上司、総務へ通知される機能によって、残業時間超過の未然防止が可能になります。

有給休暇を取得するタイミングが遅れがち

2019年4月から、年次有給休暇が10日以上付与される労働者に年5日の年次有給休暇を取得させることが労働基準法で義務づけられました。「就業奉行11(奉行シリーズ)」には、有給休暇の取得状況を定期的に自動作成できる機能が搭載されているため、有給休暇の計画的な取得を促すことに役立ちます。

改正された年次有給休暇の仕組みについては、以下の記事で解説しています。

導入時の注意点

「就業奉行11(奉行シリーズ)」は、次の3つを踏まえて導入を検討することが大切です。

使い方を浸透させるために社内研修を実施する

「就業奉行11(奉行シリーズ)」は多機能であるがゆえに、使いこなすのに時間がかかります。導入だけして、使い方をレクチャーせずに現場に任せる方針では、使いこなせない従業員が多数出てくるでしょうし、未知のシステムに混乱するでしょう。

まずは、社内研修を開いて、勤怠管理者と従業員の双方がシステムの使い方を学ぶ必要があります。使い方が浸透して初めて「就業奉行11(奉行シリーズ)」のメリットを得られることを覚えておきましょう。

少しずつ利用を進めていく

最初から全ての管理を「就業奉行11(奉行シリーズ)」に移行すると、スムーズに操作ができず、従業員と管理者の両方のモチベーションが下がる恐れがあります。また、操作ミスなどの問題が発生することで、かえって管理効率が低下する可能性もあるでしょう。最初はExcelも併用して、現場への浸透の状況を見ながら少しずつ移行する進め方をおすすめします。

年間契約のため慎重に検討した方がよい

「就業奉行11(奉行シリーズ)」は年間契約です。実際に導入して、現場から不満の声があがったことで導入を取りやめたくなっても、年間契約分の料金がかかります。そのため、導入は慎重に検討した方がよいでしょう。いきなり導入するのではなく、無料トライアルで試してからの導入をおすすめします。

勤怠管理システムの導入を検討しているのであれば、「トライアル期間」があるかチェックしてみてください。トライアル期間がある勤怠管理システムの中でもおすすめなのが「MINAGINE就業管理」です。30日間のトライアル期間があるため、自社に合っているかどうか十分に検討できます。

また、コンサルタントが自社の状況に合った機能や設定を提案でき、業務効率化や従業員の働き方の改善へと導くことが可能です。さらに、主要な給与計算ソフトとも連携できるため、勤怠管理と給与計算の両方を効率化できます。

「MINCAGINE就業管理」の特徴は、労基署推奨フォーマットの搭載、本人による打刻、理由つきの遅刻・早退の申請、メンタルヘルスチェックなど、さまざまな機能を搭載している点です。上長による承認、管理部による締めのフローもシンプルでわかりやすいため、早く使いこなせるでしょう。

「MINAGINE就業管理」の機能や導入事例は、無料でダウンロードいただける資料で詳しくご紹介しています。

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就業奉行11(奉行シリーズ)の評判・口コミ・体験談

「就業奉行11(奉行シリーズ)」を実際に使用している企業の評判や口コミ、体験談などをチェックして、自社との相性をイメージすることも大切です。

動作も軽く使いやすい

以前、勤務先でパソコンの電源のOFF/ONで勤怠の打刻ができるwebベースのアプリケーションを使っていましたが、社内のwebサーバの負荷の状況によって、打刻エラーになることがありました。特に、出勤時間が重なる8時半から9時前は打刻データが集中するので、サーバに負荷がかかっていたようです。そのようなこともあり、就業奉行に入れ替わりました。使っていての感想は、同じwebベースのシステムでありながら、動作は非常に軽いです。OBCは多少コストが割高ではありますが、webベースのシステムでありながら、負荷をかけずに動作させるノウハウを持っているのだと感じました。また、スマホから打刻にも対応してますので、直行先・直帰先からパソコンを起動しなくても、打刻管理が出来るのは、非常に便利です。
(東京都/企画・営業部門/1年以上)

おわりに:就業奉行11(奉行シリーズ)で勤怠管理の効率化を目指しましょう

「就業奉行11(奉行シリーズ)」は、勤怠管理者の業務効率化や業務負担の軽減に役立つ勤怠管理システムです。未打刻や残業時間の超過などを防ぐ機能が充実しているため、法律的なリスクや従業員への負担の軽減を実現できます。勤怠管理システムの操作性や利便性を確かめてみたい方は、トライアル期間がある「MINAGINE就業管理システム」がおすすめです。自社に合った勤怠管理システムを導入して、業務効率化による従業員満足度と収益の向上を目指しましょう。