タイムカード導入は義務ではない?紙での管理とオンライン化を比較

出退勤を客観的に把握できるタイムカードの導入は、義務ではありません。しかし、出勤せず自宅などで作業するテレワークの普及など働き方が多様化する中、オンラインを活用したタイムカードを導入すれば勤怠管理がぐっと楽になります。紙とオンライン化の勤怠管理を徹底比較します。

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紙とオンライン化、タイムカードのメリット・デメリットを比較

タイムカードの導入といえば、レコーダーと紙のタイムカードを使う従来の出退勤管理をイメージする人も多いでしょう。しかし最近は、さらなる業務の効率化のため、オンラインで使用できるタイムカードのシステムが増えてきています。

インターネット環境を使ったオンラインのタイムカードなら、人の手を煩わせずに客観的な出退勤管理が可能です。またタイムカードを使わずに、出先で社員がシステムにログインし、「出勤」ボタンを押すことで打刻が完了するように設定できるシステムもあります。

紙とオンライン化では、タイムカードにどんなメリットとデメリットがあるかを比較しました。参考にしてください。

紙のタイムカード オンラインのタイムカード
費用面 安価 システム導入にコストがかかる
使用法 使い方が単純 システム使用法に慣れるまで時間がかかる
法順守 不正打刻の可能性が否定できないため、出勤簿として管理するためには他の客観的な資料を必要とする ICカードや指紋、顔認証での管理にすれば本人しか打刻できないため、客観的な資料の一つとして通用する
多様な働き方への対応 レコーダーのある場所でしか打刻できない 端末があればどこからでもシステムにログインできるため、出先や自宅からでも打刻可能
保管 社員が多いほど紙の資料がかさんでいく データ管理のためかさばらない
給与計算 給与ソフトなどへの手入力が必要 給与ソフトと連動可能
検索・閲覧 社員により閲覧の求めがあったとき、検索に時間がかかる 権限があればいつでもどこからでも閲覧でき、検索も迅速・正確

オンライン型(クラウド型)の勤怠管理システムのメリットは、以下の記事でも詳しく解説しています。導入時に注意点もあわせて解説しているので、こちらも参考にしてください。

タイムカード導入は義務ではない

タイムカードの導入は、義務ではありません。自己申告制となる手書きの出勤簿を、今のまま続けてもいいのです。しかし、その場合、次のようなことが求められています。

(ア)自己申告制を導入する前に、その対象となる労働者に対して、労働時間の実態を正しく記録し、適正に自己申告を行うことなどについて十分な説明を行うこと。
(イ)自己申告により把握した労働時間が実際の労働時間と合致しているか否かについて、必要に応じて実態調査を実施すること。
(ウ)労働者の労働時間の適正な申告を阻害する目的で時間外労働時間数の上限を設定するなどの措置を講じないこと。
 また、時間外労働時間の削減のための社内通達や時間外労働手当の定額払等労働時間に係る事業場の措置が、労働者の労働時間の適正な申告を阻害する要因となっていないかについて確認するとともに、当該要因となっている場合においては、改善のための措置を講ずること。

引用:労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドラインPDFより https://www.mhlw.go.jp/new-info/kobetu/roudou/gyousei/kantoku/dl/070614-2.pdf

(イ)については、例えば社員や労働組合などから「労働時間の把握が適正でないのでは」と指摘があったときには、実態調査を行わなければなりません。実態調査には、お金も時間もかかります。本人が確実に打刻でき、客観的に記録が残る方法を日ごろから導入しておいた方が、勤怠管理に透明性が生まれるのは確かです。

テレワークを進めるためにはタイムカードのオンライン化がおすすめ

タイムレコーダーにはさまざまな種類があり、出退勤の打刻だけを行うものや、集計機能がついているもの、ICカード付きのものなど多々あります。オンラインのタイムカード管理システムを含め、どのようなものがあるかきちんと知ったうえで導入しましょう。

ただ、今後ますます多様な働き方が推進され、テレワークが普及してくることを考えると、レコーダーのある場所でしか打刻できない勤怠管理法は継続が難しくなるでしょう。いつでも、どこからでもシステムにログインできるオンライン型(クラウド型)を採用すれば、本人が出先や自宅から出勤ボタンを押すことで打刻できるように設定できます。

オンライン型であれば、出勤簿を出力するのも簡単です。紙のタイムカードであれば、全員分の出勤情報をコピーして提出するのは気の遠くなる作業ですが、オンラインの勤怠管理なら「全員分」「部署ごと」「個人ごと」、「何月から何月まで」など、欲しい分だけ出力可能なシステムもあります。

「MINAGINE就業管理」は、「全員分」「部署ごと」「個人ごと」も出力可能です。また、出力形式もCSV、Excel、PDFなどから選べます。

おわりに:これからタイムカードを導入するならオンライン連動が便利

タイムレコーダーには紙で管理するものと、オンラインのシステムで管理するものがあることをお伝えしました。いずれにせよ、自社の実情に合ったタイムカードを導入するのが最も大切ですが、今後、社員がどんな働き方を望むか分かりません。多様な事情に対応できるよう、また業務の効率化を図るうえでも、オンライン連動型のタイムカードが便利といえるでしょう。

そもそも、タイムカードによる出退勤管理は、勤務時間から給与を計算するのはもちろん、働きすぎを防止するためのものでもあります。タイムカードの導入によって人事部に負担がかかり、残業が多くなってしまっては元も子もありません。

オンラインによる勤怠管理システムは、導入時こそ使用方法などを覚えるために手間取るかもしれませんが、慣れてしまえばかなり効率よく稼働させることができるでしょう。部署や人数が多い会社はもちろんのこと、少人数でも勤怠管理の簡素化を実現したい場合は、オンライン型の導入を考えてみましょう。

勤怠管理システムの導入を検討する際には、機能面の充実や導入時のサポートはもちろんですが、アップデートは必要かどうか、コンサルティングはしてもらえるのかなどもチェックしましょう。
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