株式会社MyReferは「未来のインフラを創出し、HRの歴史を塗り替える」をビジョンに掲げ、リファラル採用サービスの「MyRefer」、タレントアクイジションSaaSの「MyTalent」などを中心に企業の採用を変革するHR Techとコンサルティングを提供しているITスタートアップです。この度は、ミナジンの勤怠管理システムを導入いただいたきっかけを、執行役員の太田様、戦略HR部の川名様にお伺いしました。

決してIPOのためだけでなく、従業員が働きやすい環境を作るため、PCログの取得を決定

勤怠管理の方法としてPCログの取得を決めたのはどういった背景からでしょうか?

最初に検討を始めたきっかけは主幹事証券のご担当者様からの情報です。弊社ではIPOを目指しておりまして、PCログを取得することで実態労働時間を把握し、未払い賃金を未然に防ぐべきだというアドバイスを頂いておりました。IPOの審査では「ちゃんとした会社」であることを示す必要があるので、未払い賃金や36協定違反を始めとした労務問題が発生していないことが重要です。ただ必ずしもIPOのためだけだという訳ではありません。弊社では、「令和を代表するビジョナリーカンパニー」を目指すべき像として掲げています。従業員がより働きやすい環境を目指すにあたり、実態労働時間を把握するべきであるという考えがあったため、具体的な手段の検討を始めたんです。

従業員がより働きやすい環境を作るという点について具体的にお聞きできますか?

弊社では「令和を代表するビジョナリーカンパニー」を目指すという哲学があります。そのためには社内体制も洗練していく必要があります。が、一般的にベンチャー企業においては、仕事が好きで主体的に長時間労働を行う方もいますよね。しかし、時間を気にせず深夜でも平気で働くような働き方は年を取っていくと持たなくなる。だから弊社では5時~22時のフレックスタイム制を採用しています。若いうちから決められた時間の中で成果を最大化するよう取り組むことが大事であり、休むときはきっちり休むべきであるという考え方です。PCログを取得していれば深夜にPCが起動していたかどうか分かるので、万が一にもその記録があれば従業員に個別にコミュニケーションを取ることで、彼らの意識と働き方に変化を促すことができますよね。

運用面、思想面の2軸においてミナジンの導入を決定

PCログの取得にあたり、他にどのようなシステムと比較されましたか?

まず、IT資産管理ツールと勤怠管理システムとで比較を行いました。IT資産管理ツールは、豊富な機能が魅力的に感じたものの、早期に選択肢から外しました。理由としてはコスト、運用面の2つが挙げられます。IT資産管理ツールであれば一般的に勤怠管理システムの数倍~数10倍のコストが発生しますよね。弊社がやりたいことを考えたときに、そこまでの投資対効果を得られるとは思えなかったんです。加えて、弊社には当時、情シスの専任者がいませんでした。その状況下でIT資産管理ツールは運用負担が高く、現実的ではないという判断に至りました。

複数の勤怠管理システムからミナジンに決定いただいた要因は何でしょうか?

打刻と並行して裏側でPCログを取得するという運用が一つのシステムで完結できるためです。そもそも打刻を行わず、PCログをそのまま勤怠の記録として扱うという、いわゆる「打刻レス」の方法も検討したのですが、取得したログをそのまま正として扱い必要に応じて修正するという運用は少し管理色が強いと感じました。あくまで打刻という形で労働時間を自己申告し、それを補完する形でPCログを活用していくという運用の方が、従業員の申告を正とする性善説寄りの思想ですよね。その方がビジョナリーカンパニーを目指す弊社の考え方ともマッチする感覚がありました。

決まったスパンで打刻とPCログの差分を確認することで、その差分が縮んでいる

弊社の勤怠管理システムでどういった運用をされているのですか?

従業員の方は日々打刻をしていきます。あくまでこの打刻が労働時間管理におけるベースとなります。その裏で、PCログを取得し、管理側からその差分を確認しています。具体的には勤務開始打刻と1日の中で最も早いPCログ(起動、スリープ解除、ロック解除)との差分、勤務終了打刻と1日の中で最も遅いPCログ(シャットダウン、スリープイン、ロックイン)との差分が自動で表示されるため、その時間を従業員ごとに確認するようにしています。

打刻とPCログの差分確認はどの程度の頻度で行っているのですか?

打刻とPCログにおいて、勤務開始時に30分以上あるいは勤務終了時に15分以上の差分があった場合、その理由を確認するというオペレーションを最低月に1回行っています。該当のデータをミナジンの勤怠管理システムからCSV形式でエクスポートし、差分の発生した従業員に配布することで、差分が生じた理由を記載してもらうようにしています。合わせて、深夜時間帯にPCが起動していないかという点も注視しています。このオペレーションの甲斐あって、打刻とPCログの差分時間は月を追うごとに減少しています。従業員がいつどれくらい働いているのか、その実態把握の解像度が高まっていると言えるでしょう。引き続きこの差分を追うことで、より働きやすい環境整備を進めていきたいと思います。

他の会社のロールモデルになるような、エクセレントな管理体制を

最後に、今後、会社としてどのような労務管理、勤怠管理を目指されていくのか教えてください。

他の会社にとってもロールモデルになるくらいエクセレントな管理体制を作っていきたいと考えています。弊社はベンチャー企業なので決して人が潤沢にいるわけではありません。が、従業員数が少なくとも様々なシステムやアウトソーシングをうまく組み合わせて、最善の管理体制を作っていくことは出来るはずです。その一つがミナジンの勤怠管理システムの導入です。このシステム導入により実態労働時間の把握が進み、従業員が無理のない範囲で成果を出して働き、会社として成長していける、そういった環境作りに近づいていけるはずです。