テクノ建設サービス株式会社 業務管理部 課長代理 紺谷 素男氏に、MINAGINE就業管理システムを導入した背景と効果について詳しく伺いました。

紙ベースの勤怠管理から脱却するために導入した勤怠管理システムが当社に合わない

――MINAGINE勤怠管理システムを導入したきっかけをお聞かせください。

一年前に導入した勤怠管理システムが当社に合わなかったことがきっかけです。そもそも当社の従業員の約6割は工事部門に属しており、直行直帰のスタイル。そのためタイムカードはなく、勤怠管理システム導入前は就業状況を紙に記載し提出するというアナログな勤怠管理を行っていました。しかし、紙ベースの勤怠管理では給与ソフトへの手入力の手間や入力ミスが発生するなど、さすがに時代にそぐわないと考え、一年前にミナジンとは別の勤怠管理システムを導入しました。

ところが、導入したものの2つの大きな課題があって、紙ベースの勤怠管理からの脱却とはいかない状況。勤怠管理システムは勤務状況をざっくり把握するだけにとどまっていました。その課題とは以下の通りです。

<法定休日と所定休日の区分がない>
前述した通り、従業員の約6割は工事部門ですから、一般的な週休二日制の会社とは異なって休日出勤の頻度が少なくありません。その場合、重要になってくるのが、法律で定められている法定休日と会社が従業員に対して付与する所定休日の区分です。法定休日は1.35倍の休日手当、所定休日は1.25倍の時間外手当と定められていますから、どちらの休日出勤かが分かるようにしっかりと区分する必要があります。しかし、導入した勤怠管理システムは、休日出勤という形で一括りになっていました。さらに、代休付与日数など休暇管理の仕方も、当社が求める勤怠管理とは言えませんでした。

<サポートの問題>
少人数体制の業務管理部は業務が多岐にわたります。また、システムに詳しいスタッフもいませんから、当社が解決したい内容をサポートの方に上手く伝えることができないことが多々ありました。こちらのリテラシー不足はあったにせよ、設定や操作方法など何らかアドバイスがもらえれば少しは違ったのかもしれません。しかし、かみ合わないことが多かったため、最終的にはこちらが疲弊して終わる状況でした。

ミナジンの手厚いサポートによって課題が簡単に解決へ

――MINAGINE勤怠管理システムを選定した理由をお聞かせください。

私自身は、多少の勤怠管理システムの知識がありましたので、何とか課題を解決すべく努力したのですが上手くいかず、結論としては新しいシステムを導入する方向になりました。その際、私から社内へ提案させていただいたのがMINAGINE勤怠管理システムです。

実は前職でMINAGINE勤怠管理システムを利用していた経験があり、そのときの使い勝手と今の状況を鑑みて当社にフィットすると考えました。その理由は以下の通りです。

<複雑な勤怠状況に対応>
以前の会社は3~4種類の勤務形態に加え、パートも在籍する複雑な勤怠状況だったため、変形労働制をとっていました。従業員は1,200人以上と人数も多かったのですが、すべてMINAGINE勤怠管理システムで対応できていました。当時のシステムに比べると、当社が抱える休日出勤はシンプルな課題。すぐに解決できると思いました。

<手厚いサポートがある>
ミナジンのサポートは非常に手厚かった印象があり、これこそが今の当社に必要だと思いました。しかも、ミナジンはシステムの技術的な部分はもちろん、法律や手続きの部分でも社労士から的確なアドバイスがもらえます。リソースが少ない当社には最適だと考えました。

――MINAGINE勤怠管理システム導入の進捗状況をお聞かせください。

2020年6月、当社の勤怠形態をミナジンに把握していただくため、まずはヒアリングを行っていただきました。それを踏まえたうえで要件定義の構築、システム設計、初期設定までミナジンの導入サポートのもと進めていきました。その後、1カ月の試用期間でシステムの仕様を固め、同年8月には無事運用開始することができました。

給与ソフトと連携する理想的な勤怠管理システムとして稼働中

――MINAGINE勤怠管理システムの導入効果をお聞かせください。

まさにイメージ通り、これまでが嘘のように不都合がなく理想的な勤怠管理システムとして利用できています。具体的には以下の通りです。

<ペーパーレス化を実現>
MINAGINE勤怠管理システムからCSVファイルを出力し、それを給与ソフトに取り込めるようになったため、紙を見ながら手入力する必要はなくなりました。工数は大幅に削減されています。従業員が紙に記載する必要もなくなり、ペーパーレス化を図ることができました。

<入力ミスがない>
紙の場合、どうしても入力ミスは防げません。例えば、法定休日の日曜日なのに割増率を1.25に間違えることもありました。MINAGINE勤怠管理システムは、最初から法定休日と所定休日が区分されていますから、そういった部分での入力ミスはありません。安心して利用することができます。

<いつでも相談できる>
12月の年末休暇は通常の月とは違うカレンダーになりますから、その際のデータをどう取得するか、それをミナジンに相談させていただきました。最終的には自由定義に設定してデータを取得できるようにしたのですが、そういった部分をファーストステップから親身になって相談できるのがミナジンの良いところ。あらためてミナジンの手厚いサポートには感謝しています。

<リモートサポート(リモートデスクトップ)によるスムーズなサポート>
直接弊社のサイトに入り、画面を見ながらアドバイスしていただける点は本当に助かっています。電話やメールでは埒が明かないことが多いのですが、これなら一目瞭然。サポートを短時間で終わらせたいとお互いが思っていることですから、問題解決の手段としてはこの方法がもっともスムーズだと考えます。

<従業員も簡単に使いこなせる>
MINAGINE勤怠管理システム導入前には、従業員に対して簡単なレクチャーをしましたが、ほとんど問い合わせもなく、ほぼ全員が問題なく使えています。そもそも従業員が行うことは打刻や打刻修正、休日出勤申請と休暇申請ぐらい。それも以前のような紙ではなく、スマートフォンのアプリやパソコンでできますから、従業員にとっても楽になっていると思います。

従業員から休日出勤申請や休暇申請が出ていない場合でも、我々は月次更新時などで確認が可能。必要に応じて申請を促すオペレーションが確立されています。

サポート体制が整ったシステムを選べば後悔しない

――MINAGINE勤怠管理システムのユーザーとして、勤怠管理で悩む会社に向けたアドバイスがあればお願いします。

当社のような規模の会社では、システムに長けた人材を確保することは簡単ではありません。そういった場合、サポート体制が整ったシステムを選ぶのが一番だと思います。後々、担当者が苦しまないためにも、最初の要件定義からヒアリングしていただけるところが最適だと思います。

なお、今回のMINAGINE勤怠管理システム導入にあたっては、東京都の「事業継続緊急対策(テレワーク)助成金」を利用しました。勤怠管理のようなITシステムは、コストの問題もあって中小企業は導入が容易でありませんが、助成金を利用すれば安価に導入することができます。しかも、ミナジンのように、申請等のお手伝いしていいただけるベンダーがいれば、助成金もスムーズに申請することができます。

――今後の展開をお聞かせください。

今後はデータ分析も視野に入れていています。MINAGINE勤怠管理システムは取得できるデータが多いので、残業時間の把握や有給休暇の使用状況といったデータ分析にも取り組むことができます。当社としてはデータ分析を通じ、労働状況の改善や働き方改革などに生かせればと考えています。

これからもミナジンにはいろいろとお世話になると思いますが、引き続き手厚いサポートを期待しています。よろしくお願いします。