運送業に必須の勤怠管理システム3選!見るべきポイントや業界の特徴を解説

運送業界は、従業員の実働状況が管理者の目に届きづらかったり、日勤・夜勤といった勤務時間など就労パターンが多様であるため、勤怠管理に頭を悩ませている企業も多いのではないでしょうか。

こうした運送業界における勤怠管理の悩みを一気に解決してくれるのが、勤怠管理システムです。

本記事では、勤怠管理システムを利用することで物流業界の悩みをどのように解決できるのか、また、運送業界におすすめの勤怠管理システムはどのようなものか、について解説します。

全てお読みいただければ、煩雑な勤怠管理業務から解放されるために何から始めるべきか、ご理解いただけるはずです。ぜひ最後までご覧ください。

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運送業で勤怠管理が一筋縄ではいかない3つの理由

そもそもなぜ、運送業では勤怠管理に手間がかかってしまうのでしょうか。

その理由は大きく分けて、以下の3つが挙げられます。

  • 従業員の業務の幅や勤務形態が煩雑
  • 正確な勤怠管理が困難
  • 従業員への勤怠管理負担が多い

本章では、こうした運送業が抱える悩みと、これらを解決するためのポイントを解説いたします。

従業員の業務の幅や勤務形態が煩雑

運送業は通常、ドライバーだけでなく、荷役(荷物の積み下ろしをする役割)、梱包、情報(倉庫・車庫)管理など、さまざまな業種の人たちがが支え合って成り立っています。

その分、さまざまな勤務形態の従業員が存在するため、従業員の勤怠をシステム抜きで管理・集計することは、大量の時間と工数を必要とし、またミスも起きやすくなってしまいます。

仮に勤怠管理システムを導入していても、機能が不十分だったり、運送業の業務形態に合わないシステムを利用していると、結果的に管理ミスが起こってしまう恐れもあるため注意が必要でです。

正確な勤怠管理が困難

運送業では、従業員の就労パターンが以下のように多岐にわたります。

  • 直行直帰が多い
  • 夜間ドライブで日付をまたいで勤務することもある
  • 輸送時間が24時間を超えることもある
  • 運送以外にも、物品運搬や荷役作業などの移動時間も労働に該当する

このようにON・OFFの切り目が明確に見えにくい分、従業員本人や管理者が認識しているよりも長時間労働になってしまっている、という場合もあります。

また、早朝・夜勤の場合は、従業員の出勤・退社時に管理者が現場にいないことも少なくないため、残業代を多めにもらおうとする従業員による虚偽の申告もないとは言い切れません。

その際、エクセルやタイムカードといった従来の方法での管理は、打刻忘れや、不正が起こりやすく、正確に勤怠管理を行うことができません。

就労パターンが多様な運送業においては、場所を選ばず出退勤の打刻ができる機能などを搭載した勤怠システムを利用することで、正確に勤務時間を管理することが重要です。

従業員への勤怠管理負担が多い

就労パターンが多様であることから、直行・直帰が続いた場合や日をまたいだ勤務になると、従業員の心理的負担にもなり得ます。稼働時間のキリがついたタイミングでまとめて勤労報告をする従業員も少なくなく、「覚えている範囲で」の勤怠申告になってしまうため、どうしても正確さに欠けることが多くなります。

また、長距離運転の途中休憩、ガソリン注入などの細かな報告も、都度報告書類の該当日に手入力で報告するのは、従業員にとっても負担となってしまいます。

こうした報告をワンクリックで行えるなど、従業員にとって使い勝手が良い勤怠管理システムを導入することで、勤務時間の正確な把握につながります。

勤怠管理システムの選び方とは?運送業に欠かせない6つの機能

一口に勤怠管理システムと言っても、その機能はシステムによりさまざまです。

「安いから」「たまたま勧められたから」という理由から、しっかり機能を比較せずに勤怠管理システムを導入・利用してしまうと、二重管理になってしまったり、大切な個人情報が散乱した状態で保存されてしまうなど、かえって管理が煩雑になってしまう場合があります。

業種や各社の勤怠管理の運用と、勤怠管理システムそれぞれの機能をしっかり比較し、自社に合ったシステムを選択することが重要です。

本章では、運送業において必ず備わっていてほしい4つの機能と、それらの機能を用いることで運送業における勤怠管理の悩みをどのように解決することができるのか、ミナジンの勤怠管理システム「MINAGINE就業管理」を例に、詳しくご紹介します。

1. 残業や深夜勤務の申請ワークフロー

運送業においては、夜間ドライブで日付をまたいで勤務したり、反対に早朝の梱包作業のみのシフトが入っていたりと、さまざまな就労パターンが存在します。

これらを人の手で管理・集計を行うとミスが起こりがちです。

こうした悩みには、勤怠管理システムの申請ワークフローを活用することで解決可能です。

MINAGINE就業管理には、各種申請ワークフローが整っており、その日の就業状況を申請することで、システムが自動で集計を行ってくれます。

出典:MINAGINE就業管理

PCやモバイルなど手持ちのデバイスから、従業員各自が勤怠報告をできるため、「残業申請が面倒だからしない」「集計後に時間外労働の未申請が見つかる」といった事態を事前に防ぐことができます。

人の手による集計では、残業代の付与忘れといったミスが起こりがちな「早朝・深夜」などの手当も、システム上で一気に集計が可能なので、ミスも多発しません。

2. どこでも打刻

「どこでも打刻」は、事業所だけでなく、外出先からスマートフォンやタブレットを用いて出退勤の打刻を行える機能です。

直行・直帰の従業員の勤怠は、この機能を用いることで、正確に把握・管理がで可能になりす。

MINAGINE就業管理には、スマートフォンやタブレットなどの端末から、出退勤の打刻ができる機能があります。

出典:MINAGINE就業管理

この機能を用いることで、配達先や遠隔地の倉庫への直行・直帰の場合も、時間や場所を選ばず出退勤の打刻が可能になります

フィーチャーフォン(ガラケー)からの打刻にも対応しているため、スマートフォンを持たない従業員も外出先から打刻できます。

また、スマートフォンからの打刻の場合は、同時に位置情報が取得(GPS打刻機能)できるため、従業員が外出先のどこで、いつ出退勤したかという情報が正確に管理画面に蓄積されます。

MINAGINE就業管理には、スマホなどの端末を用いた打刻のほか、

  • Webブラウザ打刻:PCでWebブラウザから打刻を行う方法
  • PCのログオン/ログオフ打刻:PCを起動/シャットダウンのタイミングから自動で勤務時間を登録できる機能
  • Slack打刻:ビジネスチャットツールのSlackにて、コマンドを入力するだけで勤怠打刻ができる機能
  • ICカード(ピットタッチ)打刻:SuicaやPasmoなどの交通系ICカードや社員証のICカードを用いて打刻できる機能

といった、さまざまな打刻インターフェースが揃っています。

こうした機能を組み合わせることで、それぞれの就業実態にあわせて最適な方法で管理・打刻ができるため、柔軟に勤怠管理を行うことが可能になります。

3. 「運転日報」による走行距離の管理申請

勤怠管理システムの中には、運転日や走行距離などのドライブ情報を管理できる機能を持つシステムもあります。

もしもこの機能がなく、別途Excelや手書きで管理しなければならいようであれば、かえって管理や集計作業は煩雑になり、勤怠管理システムを利用することのメリットを十分に享受できません。

MINAGINE就業管理ではシステム上で、運転日、運転開始時刻、走行メーター、行先等の入力が可能です。

出典:MINAGINE就業管理

なお、従業員が入力したデータは「運転日報兼車両管理報告」として出力(CSV形式・Excel形式・PDF形式)できるため、いつ・誰が・どの車両を利用したのか、どれほどの距離を走行したのか、一覧で確認することができます。

出典:MINAGINE就業管理

4. 給与計算ソフトとの連携

多くの勤怠管理システムは、給与計算ソフトとの連携が可能です。

勤怠管理システムで集計した勤怠データを、給与管理ソフトにインポートし、給与計算を行う、という方法が一般的です。

CSVデータは、項目の順番やヘッダーなどといった体裁を、給与計算ソフトに合わせる必要がありますが、勤怠管理システムの中にはCSVデータ出力前にこうした設定ができないシステムもあります。

出力後に給与計算ソフトに合わせて手動で加工が必要であるため、その分の手間が必要になったり、ミスにもつながります。

MINAGINE就業管理では、弥生給与や給与奉行などをはじめとした給与計算ソフトに対応した形式で、CSVデータを出力することが可能です。

出典:MINAGINE就業管理

出力したCSVデータに手を加える必要がないので、ソフトへのインポート〜給与計算までをスピーディーに、かつ正確に行うことが可能です。

関連記事

勤怠管理システムを用いた給与計算について、詳しくは別記事「給与計算の基礎は5ステップで解決!さらに効率化をはかる方法は?」でも解説しています。ぜひあわせてお読みください。

5. 出勤予定希望登録

従業員の出勤予定(シフト)を組むことが求められる運送業においては、出勤予定希望登録能があると便利です。

勤怠管理システムを導入していない職場においては、従業員の出勤予定希望をメモやメールなどで回収したのちに管理者がシフトを作成する方法が一般的です。しかしこれでは、出勤のタイミングなどから期日までにメモが集まらなかったり、大量のメモからシフトを作成しなければならないために、出勤不可の日に出勤予定を組んでしまったといったミスが起こりがちです。

MINAGINE就業管理では、従業員が各自でシステムから希望を入力することで、視覚的にわかりやすく全体の予定を把握することができます。

また、入力された出勤予定希望から自動でシフトを作成することも可能であるため、毎月シフト作成のために費やしていた時間の大幅カットに繋がります。

出典:MINAGINE就業管理

6. 有給休暇自動付与

有給休暇は、以下の理由などから管理が煩雑になり、手を煩わせている企業も少なくありません。

  • 従業員の入社年月日がそれぞれ異なる為ために、有給休暇が付与される基準日や付与日数が異なる
  • また、アルバイトなど非正規の従業員に対しても一定の条件を満たせば有給休暇を付与する義務が発生しますが、就業状況により付与日数が異なる

そこで利用したいのが、有給休暇自動付与機能です。

MINAGINE就業管理では有給休暇の管理を自動で行うことが可能です。一度設定してしまえば、あとはシステムによって有給休暇の付与、繰越、消滅、残数管理が自動で行われます

出典:MINAGINE就業管理

運送業におすすめの勤怠管理システム3選

最後に、前章でご紹介した機能を踏まえて、運送業におすすめの勤怠管理システムを3つご紹介します。

今回ご紹介するのは、以下3つのシステムです。

  • MINAGINE就業管理
  • ジョブカン
  • jinjer勤怠

▼主な機能比較

申請ワークフロー どこでも

打刻

運転日報 給与計算

ソフト連携

出勤予定

希望登録

有給休暇

自動付与

MINAGINE
就業管理
ジョブカン ×
jinjer勤怠 ×

MINAGINE就業管理

出典:MINAGINE就業管理

「MINAGINE就業管理」は、人事労務に長けたメンバーが作成した、コンプライアンスに強い勤怠管理システムです。

運送業界での利用に備わっていてほしい、

  • 申請ワークフロー
  • どこでも打刻
  • 運転日報
  • 給与計算ソフト連携
  • 出勤予定希望登録
  • 有給休暇自動付与

の全てを網羅しているほか、2019年の各種労働基準法改正にも対応しています。

また、2015年に義務化された従業員のストレスチェックにも対応しており、メンタルヘルスの対策も行うことが可能です。

30日の無料トライアル期間が設けられているため、充実の機能をじっくりと試した上で導入を決められることも魅力です。

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ジョブカン

出典:ジョブカン

ジョブカンは10年以上の歴史を持つ、クラウド型勤怠管理システムです。これまで約5万社以上の企業が導入してきた実績があります。

ジョブカンはシフト管理機能が充実しており、出勤希望日の募集〜作成・共有までシステム上で一括で行えることが魅力です。

作成したシフトはメッセージアプリのLINEから、直近7日間後まで確認が可能であるため、アルバイトの多い職場でとても重宝します。

また、日本語以外にも英語・韓国語・タイ語・ベトナム語の切り替えも可能です。外国人従業員の多い企業におすすめです。

▼サービス詳細

ジョブカン

jinjer勤怠

出典:jinjer勤怠

jinjerは、採用・人事管理・給与計算など、さまざまな情報を一括管理できる勤怠管理システムです。

  • 申請ワークフロー
  • どこでも打刻
  • 給与計算ソフト連携
  • 出勤予定希望登録
  • 有給休暇自動付与

に対応しているほか、就業規則設定機能も充実しています。

グループ単位ではなく、従業員個別で管理することができるため、さまざまな就業パターンのある運送業界におすすめしたいしシステムです。

▼サービス詳細

jinjer勤怠

紹介した3社の勤怠管理システムとあわせて、他のシステムも検討してみたいという方は、ぜひこちらの記事を参考にしてみてください。勤怠管理システムを22種、特徴や強みなどを一気に比較検討できるようにまとめています。

まとめ|運送業界の悩みは勤怠管理システムで解決

本記事では、運送業界における勤怠管理の悩みや、勤怠管理システムを導入することで、どのようにそれらの悩みを解決できるのか、について解説いたしました。

勤怠管理システムを導入することで、直行直帰、正規や非正規、夜勤といった、さまざまな就業パターンの従業員の管理を一括で行うことができます。

こうしたシステムを活用することは、人事担当者だけでなく従業員にとっても使い勝手が良くなるため、さまざまなの工数やストレスを減らすことが可能になります。

その結果、企業全体の効率が上がることで、さまざまなコストの削減や生産性の向上にもつながります。

今回ご紹介したお悩みをお持ちの運送業界の企業は、ぜひ勤怠管理システムを導入して、勤怠管理の悩みを解決しましょう。