介護業界の勤怠管理システム|必須機能とおすすめシステム3選

介護業界には、24時間体制のシフト制や訪問介護など、さまざまな働き方があるため、勤怠管理が煩雑になりがちです。

従業員の勤怠をエクセルやタイムカードといった従来の方法で管理していると、集計のために膨大の時間を要したり、その煩雑さから正しい申告がされなかったりという課題が残るのが現状です。

こうした介護業界における勤怠管理の悩みを一気に解決してくれるのが、勤怠管理システムです。

本記事では、勤怠管理システムを利用することで介護業界の悩みをどのように解決できるのか、また、介護業界におすすめの勤怠管理システムはどのようなものかについて解説いたします。

ぜひ最後までご覧ください。

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勤怠管理システムでどう変わる?介護業界こそ導入すべき3つの理由

介護業界の勤怠にまつわる悩みとしてよく挙げられるのが、以下の3つです。

  • 訪問介護など事業所以外での勤務の際に、出退勤の打刻のためだけに事業所へ出向かなければならない
  • 1日のうちに複数の職種をまたいで働く人や、夜勤や緊急出勤などが多く、さまざまな就業形態があるため、手当などの計算が大変
  • 部署ごとに勤怠の申請ルールが異なる場合が多く、勤怠チェックに工数がかかる

結論から言うと、こうした悩みは勤怠管理システムを導入することで、容易に解決することができます。

どのように解決することができるのか、いかに管理が楽になるのか、ミナジンの勤怠管理システム「MINAGINE就業管理」を例に、詳しくみていきましょう。

勤怠管理を楽にしたい人事担当者様へ

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1.場所を問わず打刻が可能になる

訪問介護など直行直帰の業務にあたっている従業員の勤怠は、外出先から出退勤の打刻ができる機能を用いることで、正確に把握・管理がで可能になります。
例えばMINAGINE就業管理には、スマートフォンやタブレットなどの端末から、出退勤の打刻ができる機能があります。

この機能を用いることで、場所を選ばず打刻が可能になり、訪問介護や関連施設への応援など、基本の事業所以外に出勤する際にも、打刻のために事業所へ赴く必要はありません。

フィーチャーフォン(ガラケー)からの打刻にも対応しているため、スマホを持たない従業員も外出先から打刻できます。

また、スマートフォンからの打刻の場合、同時に位置情報が取得(GPS打刻機能)できるため、従業員が外出先のどこで、いつ出退勤したかという情報が正確に管理画面に蓄積されます。

MINAGINE就業管理には、スマホなどの端末を用いた打刻のほか、

  • Webブラウザ打刻:PCでWebブラウザから打刻を行う方法
  • PCのログオン/ログオフ打刻:PCを起動/シャットダウンのタイミングから自動で勤務時間を登録できる機能
  • Slack打刻:ビジネスチャットツールのSlackにて、コマンドを入力するだけで勤怠打刻ができる機能
  • ICカード(ピットタッチ)打刻:SuicaやPasmoなどの交通系ICカードや社員証のICカードを用いて打刻できる機能

といった、さまざまな打刻インターフェースが揃っています。

こうした機能を組み合わせることで、それぞれの就業実態にあわせて最適な方法で管理・打刻ができるため、柔軟に勤怠管理を行うことが可能になります。

2. 給与計算用の集計が楽になる

夜勤や緊急出勤、職種による手当の付与など、複雑な計算は、勤怠管理システムの集計機能で正確にかつ迅速に行うことが可能になります。

人手不足の続く介護業界では「午前中は介護福祉士、午後は機能訓練指導員」などと、複数の職種を兼務する人も少なくありません。夜勤やイレギュラーな対応、各職種ごとに手当を支給している企業も多いはずです。

こうした状況では、「手当がついた日数は1ヶ月のうち何日か」「1日の勤務時間のうち何時間が手当に値するのか」といった管理が煩雑になりがちです。

MINAGINE就業管理には、各種申請ワークフローが整っており、その日の就業状況を申請することで、システムが自動で集計を行ってくれます。

勤怠管理システムを利用することで、毎月タイムカードやエクセルとにらめっこをする必要もなく、実績に基づいた給与計算を、楽に、かつ正確に行うことが可能になるのです。

3. 毎月の勤怠チェックが楽になる

部署ごとに独自の勤怠ルールがある場合も、勤怠管理システムにルールをインプットすることで、その運用に沿った勤怠の管理・確認が可能になります。

事業所や施設ごと、部署ごとに運用が異なる場合は、そもそもルールの運用自体が正しく行われているのか?といった点を確認するのにも手間がかかります。

こうした部署ごとのルールをシステムに設定することで、毎月システムが自動でチェックを行ってくれるので、勤怠データを一人分ずつ確認する手間もなくなります。

なおMINGINE就業管理では、社内で暗黙知されている運用ルールをきちんと明文化し設計する、といったサポートから、設計したルールを運用に落とし込むまでのサポート体制が整っています。
一見複雑に思われがちな個別性の高いルール設計も、自社の運用にあわせて最適なルールブックとして、誰もが確認しやすい文章で残すことができます。

介護業界に必須の勤怠管理システムの3つの機能

一口に勤怠管理システムと言っても、その機能はシステムによりさまざまです。

介護業界で勤怠管理システムを導入するにあたって、必ず備わっていて欲しいのは下記の3つの機能です。

  • Web打刻・アプリ打刻機能
  • 申請集計機能
  • 就業規則のグループ単位設定機能

どのような機能なのか、それぞれ詳しくみていきましょう。

1. Web打刻・アプリ打刻機能

「Web打刻」とは、スマホやPCからブラウザを開き、マイページにログインすることで出退勤の登録ができる機能です。

「アプリ打刻」とは専用のアプリケーションをインストールしたスマホやタブレットで出退勤の打刻ができるほか、同時にGPS位置情報を収集することができる機能です。

上記打刻方式を採用することで場所を問わず打刻することが可能になります。

また、個人の端末から各々で打刻ができるため、出退勤時にタイムレコーダーの前に行列ができてしまう、といったことも起こりません。

訪問介護など、外出での勤務も多い介護業界においては、この「Web打刻・アプリ打刻」機能は備わっていてほしい機能です。

2. 申請集計機能

申請集計機能とは、有給の使用や、手当のつく夜勤や休日出勤などといった申請を、従業員各自でシステムに入力することで、申請データを自動で集計し、給与に反映できる機能です。

申請のあった日数・時間を一括で管理でき、1ヶ月のうちどの部分に手当がつくのか、基本給に加え手当がどれだけ支給されるのか、といった給与計算を自動で正確に行うことが可能です。

夜勤や緊急出勤など、何かと手当の付与が必要な介護業界においては、「申請集計機能」があることで毎月の給与計算がぐんと楽になるでしょう。

また、有給休暇の管理をエクセルなど旧来の方法でで管理している場合には、有給の利用がある度に、給与計算用のシートと有給管理のシートの比較が必要だったり、従業員から毎回有給休暇の残日数について問い合わせ対応をしなければならないなど、なにかと面倒なことが多いものです。

勤怠管理システムであれば、こうした情報もシステム内で一括管理できるため、従業員の有給申請に紐付いて、視覚的にわかりやすく有給休暇の管理が可能です。

従業員はマイページから残りの有給数を確認できるため、有給の確認のたびに人事に問い合わる必要も無くなります。

▼関連記事
各種申請の集計や給与計算を勤怠管理システムで行うことで、いかに業務が効率化するか、それによってどのような相乗効果があるのかについては、別記事「給与計算にアウトソーシングが効果的な理由!」でも解説しておりますので、ぜひご一読ください。

3. 就業規則のグループ単位設定機能

同じ企業内でも、部署ごとに申請ルールなど、就業規則が異なる場合があります。

こうした場合に便利なのが、「就業規則のグループ単位設定機能」です。

「就業規則のグループ単位設定機能」とは、部署ごとに就業規則を設定し、所属する従業員に紐づけて勤怠管理ができる機能です。

以下はこの機能で設定できるルールの一例です。

  • フレックスタイム設定:を採用している部署では◯分以内は遅刻の処理にしない、などの設定
  • 残業申請設定:残業の際に申請が必須の場合、所定の労働時間を超えた場合にアラートが出る設定
  • まるめ設定:勤務時間を1分刻みや15分刻みで管理できる設定

部署や事業所によって異なる就業規則・運用ルールをシステムで登録することができれば、集計時時の勤怠修正を最小限に抑えることが可能になります。

さまざまな職種や、就業形態で働く人の多い介護業界においては、この「就業規則のグループ単位設定機能」もまた、必要な機能と言えるでしょう。

介護業界におすすめの勤怠管理システム3選

最後に、前の章でご紹介した内容を踏まえて、介護業界におすすめしたい勤怠管理システムを3つご紹介します。

今回ご紹介するのは、以下3つのシステムです。

  • MINAGINE就業管理
  • jinjer勤怠
  • AKASHI

▼機能有無

Web打刻 GPSアプリ打刻 申請集計機能 就業規則グループ単位設定
MINAGINE
就業管理
jinjer勤怠 ×
AKASHI ×

それぞれ詳しくみていきましょう。

MINAGINE就業管理

出典:MINAGINE就業管理

「MINAGINE就業管理」は、人事労務に長けたメンバーが作成した、コンプライアンスに強い勤怠管理システムです。

介護業界での利用に備わっていてほしい、

  • Web打刻
  • GPSアプリ打刻
  • 申請集計機能
  • 就業規則グループ単位設定

の全てを網羅しているほか、以下の機能により、勤怠管理におけるさまざまな工数の削減だけでなく、コストカットも実現します。

  • 労働時間管理はもちろん、残業申請、休暇申請のワークフローも完備
  • 複数の事業所や施設のの勤務状況をリアルタイムで確認可能
  • 複雑な集計ルールや特殊なニーズへの対応も可能です
  • 頻繁に行われる法改正にも随時素早く対応
  • 企業独自のの勤怠ルールに合わせた設定が可能

特に申請集計機能が充実しており、給与計算用の集計データを自由にカスタマイズできるため、特定の申請の回数や時間を集計して手当を支払っている企業へは強くおすすめします。

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jinjer勤怠

出典:jinjer勤怠

jinjerは、採用・人事管理・給与計算など、さまざまな情報を一括管理できる勤怠管理システムです。

  • Web打刻
  • GPSアプリ打刻
  • 就業規則グループ単位設定

の3つの機能のほか、シフト作成、予実管理、AIによる各種アラート機能などの機能も搭載しており、人事担当者の工数を削減することができます。

就業規則設定については、グループ単位ではなく個人単位での設定できるので、同じ部署内でもルールが異なる、といった場合も、従業員個別で管理することが可能です。

▼サービス詳細
jinjer勤怠

AKASHI

出典:AKASHI

AKASHIは、ソニーが提供する勤怠管理システムです。

AKASHIでは専用のアプリによる管理はありませんが、スマホのブラウザよりログインすることで、GPS打刻が可能です。

部署ごとの就業規則の設定機能はなく、企業全体での設定になりますが、残業申請がない場合の丸め処理などについては、従業員ごとに個別に設定が可能です。

こうした機能のほか、シフト管理、工数管理、福利厚生ポイント管理など、豊富な機能を搭載しており、規模の大小を問わず、さまざまな業界・業種で導入されています。

▼サービス詳細
AKASHI

まとめ|勤怠管理システム導入で介護業界の悩みを一気に解決

本記事では、介護業界で勤怠管理システムを導入するべき理由や、必要な機能、介護業界におすすめの勤怠管理システムをご紹介しました。

勤怠管理システムを導入することで、訪問介護など外出先での従業員の管理や、個別性の高い手当の集計などもスムーズに行うことが可能です。

こうしたシステムを活用することは、人事担当者だけでなく従業員それぞれの工数やストレスを減らし、本来取り組むべき業務に集中できることで、企業全体の効率化を図ることができます。

毎月の給与計算や勤怠管理に時間を取られてしまい、他の業務に手が回らない、といった悩みをお持ちであれば、ぜひ勤怠管理システムの導入を検討しましょう。