有給休暇の基準日とは？仕組みはどう変わった？有休の付与日数から管理の効率化まで解説

国が提唱する「働き方改革」の一環として、2019年4月1日に労働基準法が改正され、年次有給休暇の仕組みが一部変わりました。けれども企業によっては従業員によって基準日が異なり、どのように導入すべきか迷うところでしょう。取るべき対策を紹介します。

年次有給休暇の基準日のさまざまなパターン

年次有給休暇の基準日とは、年10日以上の有給休暇を付与した日のこと指します。この基準日は、従業員によって異なり、基準日の定め方も企業によって決めることができます。
基準日は、第一基準日と第二基準日というように、年2回に分けることも可能です。
この基準日から1年間の間に、最低5日の有給休暇を取得させなければなりません。

基準日を4月1日とした場合

例えば、新入社員が4月1日に入社した場合、年次有給休暇が付与されるのは6ヶ月以上継続して勤務した10月1日になるはずです。けれども、企業の中には4月1日の時点で年次有給休暇を付与するところがあります。

この場合は付与した4月1日を起点に、3月31日までに5日取得しなければいけません。以降も同じ期間で5日取得するよう義務付けられます。

基準日を2回に分けた場合

もし、2回に分けて年次有給休暇を付与した場合は、合わせて10日以上に達したときから1年間に5日取得することになります。例えば4月1日に5日、7月1日に5日付与すると、5日取得の対象期間は7月1日から翌年度の6月30日までです。

既に7月1日の時点で、最初に付与された年次有給休暇を取得しているのであれば、その日数に応じて取得すべき日数が控除されます。例えば3日取得済なら、対象期間内で取得しなければいけないのは2日です。

基準日を初年度と翌年度で変更した場合

次に、入社した初年度は法定どおり10月1日に付与しながら、翌年度は企業側の都合で他の社員と同じく4月1日を基準日にして付与した場合です。初年度と翌年度の5日取得の期間が6ヶ月間（翌年度の4月1日から9月30日まで）重複しています。

この場合は、双方の期間を合算した上で取得日数を按分しなければいけません。合算した期間は18ヶ月ですから、最低でも7.5日の年次有給休暇を取得することになります（18ヶ月 ÷ 12ヶ月 × 5日）。以降は、毎年10月1日が基準日となり、それから1年の間に5日取得するという流れです。

但し、按分計算が煩雑であるという企業様には、付与日ごとに、それぞれ5日取得という方法もありえます。つまり、10月1日に付与した10日について5日間、翌年4月1日に付与した11日について5日間取得したかという管理方法で、この取扱は法律の求める基準を上回る取り扱いとなります。

今回の法改正によって労働者の年次有給休暇を管理しやすいよう基準日を統一したいときも、期間の合算と按分によって対応できます。

新しく変わった年次有給休暇の仕組みとは？

そもそも、年次有給休暇の仕組みがどのように変わったのかを確認していきましょう。

法改正により「年5日の年次有給休暇の取得」が義務化された

労働基準法で年次有給休暇について記載されている第39条では、2019年4月の法改正により第7項と8項が追加されました。要約すると「10日以上の年次有給休暇が付与されている労働者には、基準日から1年以内に最低でも5日取得させなければいけない」という内容です。

従来は年次有給休暇を付与しなかったり、特別な事情もなく希望日に取得させなかったりした場合、企業に罰則規定が設けられていました。今回の法改正で5日未満しか取得できなかった場合も、労働者1人につき30万円以下の罰金が科せられるようになったのです。

さらに、労働者ごとの「年次有給休暇管理簿」を作成することが義務付けられています。保管期間は対象期間が終了してから3年間です。

年次有給休暇の対象者とは？

年次有給休暇は6ヶ月以上継続して勤務し、全労働日の8割以上を出勤していれば付与されます。正社員や長時間のパート従業員だけでなく、短時間のパートやアルバイト、管理監督者も付与の対象です。

このうち週に5日、30時間以上勤務しているのであれば、10日以上の年次有給休暇が付与されるので、基準日から1年以内に最低でも5日取得させなければいけません。

年次有給休暇の付与日数は？

勤務日数や時間がそれより少なくても、継続して勤務する期間が長ければ付与する日数は10日以上になります。週3日の勤務なら5.5年、週4日の勤務なら3.5年です。10日付与された基準日から5日取得の対象になります。