飲食店こそ勤怠管理システムを導入するメリットとは？おすすめサービス3選を紹介
シフト制や長時間・深夜営業を採用しているケースが多い飲食店の勤怠管理は、勤務時間が固定の職場よりも、勤怠管理が大変な場合が少なくありません。
飲食店では、接客や調理などの店頭業務に加えて、キャンペーンの企画、食材や物品の発注などといった裏方の仕事も、正社員である同一担当者が抱えているケースもあります。
特にアルバイトではなく責任者である正社員が請け負うべき業務が多いからこそ、少しでも負担を減らしたいと考えている方も多いのではないでしょうか？
そこでおすすめなのが、勤怠管理システムの導入です。従業員の出退勤の管理はもちろん、シフト作成や有給管理を、一つのシステムで一括管理できます。
そこで本記事では、以下の内容について解説します。
- 飲食店が勤怠管理システムを導入するメリット
- 勤怠管理システムを選ぶ際に確認したい機能
- 飲食店におすすめの勤怠管理システム3選
「勤怠管理システムを導入するか悩んでいる」「自分の店舗にぴったりの勤怠管理システムを選び方を知りたい」と考えている飲食業界の管理者・企業の方はぜひ参考にしていただければ幸いです。
目次
飲食店で勤怠管理システムを導入するメリット
現在、各店舗がExcelやタイムカードなどで従業員の勤怠管理をしている企業も少なくないのではないでしょうか？
しかし、飲食店という業務形態だからこそ、勤怠管理システムを導入することで、業務効率を上げられる3つの理由があります。
1．シフト作成が楽になる
店舗の運営に関わるシフト作成で、次のような悩みを抱えている企業も多いと思います。
- 正社員・アルバイト・パートで契約労働時間が異なるため、シフト作成の手間がかかる
- 売上を予測した上で、人件費も考慮してシフトを組む必要がある
- 急用や病欠など、突発的なシフト変更の対応をすることもある
このようにさまざまな点に配慮しながら、シフトを組むことは意外と業務負担が大きいです。そこで、従業員の勤怠管理と併せてシフト作成ができるようになると、以下のようなメリットがあります。
- 従業員ごとに異なる契約労働時間を設定して、ミスなくシフト作成ができる
- 勤怠管理とシフト管理をセットで行うことができるため、月末月初の労働時間集計時に確認が行いやすくなる
あらかじめ勤務可能時間を設定しておけるため、契約時間外にシフトを組んでしまう誤操作や、給与計算の人的ミスを防げます。
2．休暇管理ができる
勤怠管理システムでは、年次有給休暇をはじめとした慶弔休暇や企業ごとに定めている特別休暇を管理できます。従業員ごとに日数が異なる残日数の確認や、年休申請から承認までを一括で管理できます。
例えばMINAGINEでは、休暇に関する以下の内容を従業員自身が確認できます。
- 有給の付与日数
- 使用済みの有給の日数・使用した日付
- 有給の残日数
- 会社ごとに定めている特別休暇に日数
- 振替休日の日数
休暇に関する内容を、手軽に確認できるので便利です。また、従業員自身に確認してもらえるので、管理職への問い合わせも最小限に留めることができます。
このように休暇管理機能を使用した方が、Excelや手書きの台帳などで手動で管理をするより、ミスを確実に減らせる他、管理職についている従業員の作業工数を減らすことにも繋がります。また、従業員自身に有給の残日数を確認してもらえるので、自発的に管理してもらえるようになりやすいです。
3．不正打刻の防止ができる
適切な勤怠管理を行うためには、従業員1人ひとりがルールを守って出勤・退勤の打刻を行う必要があります。
しかし、残念ながら従業員同士で連絡を取り、遅刻している人の代わりに打刻を行うなどの「不正打刻」が起こっているケースがあるのも事実です。
不正打刻は、ICカード打刻や指紋認証、打刻した場所がわかるGPS打刻機能など、必ず本人でなければ打刻ができないシステムを導入すると防ぎやすくなります。適切な打刻を行うためのシステムは、従業員の意識改革にもつながるでしょう。
弊社MINAGINEでは、以下のような打刻システムを提供しています。
- ICカード打刻M
- スマートフォン打刻(GPS機能搭載)
ICカードでは、SuicaやPasmoなどの乗車券が使用可能です。また、スマートフォン打刻では打刻した場所を自動で記録するGPS機能を搭載。必ず職場へ出勤したうえで打刻をしないと、すぐ不正が判明する仕組みを作れます。
従業員間のコミュニケーションツールとして「Slack」を利用している場合、Slackから打刻できる機能も用意しています。くわしくは「3分でわかるSlack打刻！テレワークにもおすすめできる3つの理由」にて解説しておりますので、ぜひご一読ください。
飲食店の勤怠管理システムに必要な3つの機能
次に、数ある勤怠管理システムから選ぶ際に確認しておきたい、便利な3つの機能を紹介します。ぜひ、勤怠管理システムを選定する際の参考にしてください。
1．シフト管理機能
シフト管理機能とは、従業員が希望勤務日を提出し、管理者がシフト表を作成できる機能です。希望シフト制を採用している場合が多い飲食店だからこそ、特に重宝する機能です。
例えば弊社の勤怠管理システム「MINAGINE勤怠管理」では、従業員ごとに「出勤パターン」の設定が可能です。
出典：MINAGINE勤怠管理
以下のように、従業員ごとに勤務時間の設定ができます。
- フルタイムで（9:00～18:00）設定する正社員
- 時短勤務者で（9:00～15:30）設定する正社員
- アルバイト・パートで（9:00～17:00）設定する従業員
MINAGINEのようにシフト管理機能を搭載している勤怠管理システムでは、以下のような機能が搭載されています。
- シフト表の作成
- 従業員ごとに勤務可能時間の設定
- 勤務日が固定の場合、一度作成したシフト表を元に随時時新しいシフト表の作成可能
- シフト表を勤怠管理システムへ反映
- シフト表をExcelで出力
- シフト表のデザイン
- 勤務表の確認方法(システムにログインして各自確認、LINEから確認など)
- 予算管理と照らし合わせながらシフト表を作成できるか
従業員数やこれまでのシフト管理方法など照らし合わせて、自社に合った機能か検討してみましょう。
2．年次有給休暇の管理
次にあると便利な機能が「年次有給休暇の管理」です。
2019年4月の法改正に伴い、働き方改革の一環として、企業の規模を問わず「有給休暇管理簿の作成」が義務付けられています。
新たに定められたルールは、以下です。
- 各従業員の年次有給休暇の取得日や残日数を記載した管理簿の作成
- 年10日以上の有給を保有している社員は1年で5日以上有給を消化しなければならない
これらの業務・管理をスムーズに行うためにも、有給申請や残日数管理機能の備わっている勤怠管理システムの利用をおすすめします。
年次有給休暇管理簿の作成を的確に行うことができ、従業員も出退勤の打刻と合わせて、有給の確認がしやすくなります。また、年次有給管理機能では、初期設定が完了後、自動で入社半年後に10日間有給を付与する、一定期間が経過したら有給を消失させるなど、残日数の管理を自動で行えるものも多いです。
自動で有給休暇の付与と消失の処理が行われるため、管理職が残日数管理を行う手間を省き、管理ミスを未然に防ぐことができます。
2019年4月の法改正に伴い、1年以内に最低5日間の有給取得が義務付けられました。勤怠管理システムを選定する際は、従業員全員が安心して働けるよう法改正に対応しているサービスかも確認しましょう。
法改正の詳細については、「有給休暇が義務化された！法改正によって会社側はどう動くべきか」をぜひご参照ください。
3．不正打刻を防止しやすい打刻方式
不正打刻を防止するためには、必ず本人でなければ打刻ができないシステムを活用するのがおすすめです。
例えば、以下の打刻方式は特に不正打刻を未然に防ぎやすくなります。
- スマートフォン打刻（GPS機能搭載）
- 交通系ICカードを利用しての打刻
- 指紋や顔を読み込んでおこなう生体認証打刻
まず、スマートフォン打刻では、アプリ（iOS、Android）から打刻を行い、どこで打刻したかもGPS機能で自動登録されます。店舗勤務の場合、必ず店舗に出勤したうえで打刻を行わなければいけないので、不正できない状況を作れます。
また、ICカードや生体認証の場合も、本人でなければ打刻できないので不正防止をしやすいです。ただし、これらの打刻方式はどうしても端末の導入コストが発生します。自社の予算や各打刻方式のメリット・デメリットを比較して検討を推奨します。
飲食店におすすめの勤怠管理システム３選
ここまで紹介した必要な機能を元に、おすすめの勤怠管理システムを紹介します。お伝えするシステムは、以下の3つです。
- MINAGINE
- スマレジ・タイムカード
- ジョブカン
それぞれの特徴、利用できる機能を紹介していきますので、自社に合った勤怠管理システムを選ぶ参考にしてください。
1．MINAGINE
出典：MINAGINE
| シフト管理機能 | ・契約時間に合わせた出勤パターンの設定 ・Excelでシフト表の出力が可能 |
|---|---|
| 有給休暇管理 | ・有給休暇の申請 ・有給休暇の残日数確認 ・有給休暇の付与・失効 |
| 飲食店向けの打刻機能 | ・ICカード打刻 |
MINAGINEは、人事労務の知識に長けたメンバーで作成した勤怠管理システムです。業務の効率化はもちろん、36協定などの法律遵守も徹底できるようサポートしてくれます。
飲食店に合った機能として、シフトの申請・承認はもちろん、ICカードでの打刻機能を提供。また、有給休暇管理の機能では、所定日数が定まっていない人への有給休暇の付与もできるようになっています。年間の出勤予定日数、もしくは勤務実績のいずれかを集計して有給休暇の付与が可能です。
2．スマレジ・タイムカード
| シフト管理機能 | ・シフト表の作成 ・クラウド型POSシステム「スマレジ」と連携可能 ・PDF・Excelでシフト表の出力可能 |
|---|---|
| 有給休暇管理 | ・有給休暇の申請・承認 ・有給休暇の付与・失効 ・従業員ごとに休暇取得履歴を検索可能 |
| 飲食店向けの打刻機能 | ・笑顔認証打刻機能 |
iPadやiPhoneを用いたクラウド型POSシステム「スマレジ」を提供している、株式会社スマレジの勤怠管理システム。
スマレジ・タイムカードでは、「笑顔認証打刻機能」を搭載しているのが、特徴のひとつです。店舗の印象にもつながる笑顔のトレーニングと仕事のオン・オフの切り替え、さらに不正打刻の防止を実現してくれます。
また、クラウド型POSシステム「スマレジ」と連携すると、過去の売上や来客数を確認しながら、売上予測を立てながらシフト作成ができます。
▼サービス詳細
スマレジ・タイムカード
3．ジョブカン
| シフト管理機能 | ・シフト確認 ・対象の従業員へシフト調整連絡を送れる ・予算管理 |
|---|---|
| 有給休暇管理 | ・有給休暇の申請・承認 ・有給休暇の付与・失効 ・LINEより有給休暇の残日数確認が可能 |
| 飲食店向けの打刻機能 | ・ICカード ・指静脈認証 |
ジョブカンは10年以上に渡って、5万社以上が導入してきた実績を持つ勤怠管理システムです。
さまざまな機能の中でもジョブカンは、シフト管理機能が特に充実しています。便利な機能の一例は、下記の通りです。
- LINEより従業員各自がシフト確認をできる
- シフト募集のメールをシステムから送信することができる
- 1日の稼働時間が視覚的に確認できるライン表示形式で出勤予定作成ができる
- 概算給与や予算案と比較しながらシフト調整が可能
シフト管理を行う責任者と従業員双方がストレスなく、手軽に確認や調整ができるよう配慮されています。
▼サービス詳細
ジョブカン
ご紹介した3種のほか、複数の勤怠管理システムから選びたいご担当者さま向けに、こちらの記事では22種を一気に比較検討いただけるようにまとめて紹介しています。ぜひあわせてご覧ください。
まとめ｜飲食店に必要な機能を搭載している勤怠管理システムを選ぼう
希望シフト制を取り入れているケースが多い飲食店だからこそ、勤怠管理と合わせてその他の人事業務が楽になる機能を搭載しているシステムを選ぶのがおすすめです。
ここであらためて、飲食店におすすめの便利な3つの機能をおさらいしましょう。
- シフト管理機能
- 年次有給休暇の管理
- 不正打刻を防止しやすい打刻方式
勤怠管理はもちろん、シフトや有給の管理をひとつのシステムで行えると、管理者と従業員双方がスムーズに手続きを進めて、接客・調理などの店頭業務に集中しやすくなります。
ルールを守り、気持ちよく業務に集中できるようにするためにも、ぜひ勤怠管理システムの導入を検討してみてください。
