【中小企業向け】おすすめの勤怠管理システム3選！導入時のチェックポイントも解説

従業員の出退勤や残業時間、年次有給休暇の管理などを行う「勤怠管理」。

中小企業の中には「勤怠管理システム」の導入を検討しているものの、導入時のコストや時間を考慮して、タイムカードやエクセル、ノートへの記帳で勤怠管理を行っている企業も多いと思います。

中小企業の中には人事・労務担当者の人数が少なく、勤怠管理システムを選定する時間がないというケースも。

そこで、少数精鋭で経営する中小企業こそ、勤怠管理システムを導入することで、勤怠管理担当者の業務負担が減る、労働基準法などの法令を適切に遵守できるなどのメリットがあります。

本記事では、以下の内容についてお伝えします。

• 中小企業が勤怠管理システムを導入するメリット
• 勤怠管理システムを導入する際の選定ポイント
• おすすめの勤怠管理システム

人事・労務担当者の方が抱えている、中小企業ならではの勤怠管理における悩みを解決するヒントになると思います。ぜひ、最後までご一読ください。

中小企業が勤怠管理システムを導入する3つのメリット

はじめに、中小企業が勤怠管理システムを導入することで得られる、以下の3つのメリットを紹介します。

• 業務効率化につながる
• 費用負担を抑えられる
• 法改正や組織変更にも柔軟に対応できる

各メリットを詳しく見ていきましょう。

1. 業務効率化につながる

勤怠管理システムは、従業員の就業日数や残業時間などの勤務状況を、遠隔で把握・管理できるシステムのことを指します。

自社に導入することで、従業員の勤怠に関わるスムーズな打刻管理、実働時間の集計、有給休暇管理などが可能になります。

特に中小企業の場合は、月末に担当者が1人分ずつ、手作業で集計しているという企業もあると思います。一方で勤怠管理システムなら、出退勤の打刻を自動で集計できるだけでなく、以下の機能も利用できる場合が多いです。

• 残業・休暇の申請と承認のフロー
• 年次有給休暇の付与・消失の自動対応
• 給与ソフトとの連携

このように、人事・労務業務全般の作業をカバーできるので、業務効率の改善、担当従業員の残業時間削減が期待できます。

2. 費用負担を抑えられる

勤怠管理システムの導入・運用に費用は掛かりますが、結果的に以下のような費用の削減が見込めます。

• タイムカードの購入費
• 書類の印刷費
• 人事・労務担当者の残業代
• 地方拠点から本社へのタイムカード郵送費

勤怠管理システムでは、ブラウザ上で全てのデータを管理します。そのため、タイムカードなどの消耗品の費用、先ほどお伝えした通り業務効率の改善も期待できるので人件費の削減もできます。

3. 法改正や組織変更に対応できる

勤怠管理システムなら、法改正や組織変更があった際にすぐ対応が可能です。システムの定期アップデートや基本設定の変更を行うだけで、労働基準法などに沿った勤怠管理ができるよう配慮されています。

もし不明点があった際は、カスタマーサポートに問い合わせれば、不明点もすぐ解消できます。
反対に、タイムカードやエクセルでの管理の場合、新しい法律や組織体制を人事・労務業務に反映させる業務を手作業で行うため、反映するまでに時間がかかりやすいです。

中小企業の勤怠管理システムを選定するために知っておきたい3つのポイント

ここでは、実際に勤怠管理システムを導入するために、選定する際に必ず確認しておきたい3つのポイントを紹介します。比較する際は、以下の内容を確認してみましょう。

• 自社の勤怠ルールに合わせてシステムを比較する
• サポート体制が整っているサービスを選ぶ
• 運用途中で各種設定変更できるか確認する

それぞれの内容を順番に解説していきます。

1. 自社の勤怠ルールに合わせてシステムを比較する

勤怠管理システムは大きく分けて、標準的な勤怠管理の設定・運用を想定したパッケージ版と自社に必要なシステムを選択できるサービスの2種類があります。費用を抑えることができるパッケージ版は、標準の設定・運用を想定したシステムのため、会社独自のルールや運用に対応できない場合も。

だからこそ、勤怠管理システムを選定する前に、自社の勤怠ルールを精査しておくことが大切です。よくある独自の勤怠ルールの一例は、下記の通りです。

自社の勤怠ルールを精査しておけば、必要な機能を搭載しているサービスをスムーズに選びやすくなります。もしくは、追加で自社の勤怠ルールに合わせてカスタマイズを依頼することも検討してもいいでしょう。

2. サポート体制が整っているサービスを選ぶ

勤怠管理を適切に行うためにも、サポート体制が整っているサービスを選ぶのが重要です。サポート体制が整っていると、法改正や組織変更があった際にすぐ質問できるので、安心して利用できます。

特に、勤怠管理システムを導入してすぐの頃は人事労務の担当者も従業員も不慣れな状態。従業員が勤怠管理システムを使いこなせるようになるまでは、さまざまな疑問やトラブルが生じやすいです。

だからこそ、選定の際は以下のようなサポート体制が整っているか必ず確認しましょう。

1番戸惑いやすい勤怠管理システムの導入初期に、どのくらいのサポートを行ってくれるかは事前に確認しましょう。また、土日祝日の営業や24時間営業を行っている会社は、なるべく対応時間が幅広いシステムを選ぶのがおすすめです。

3. 運用途中で各種設定変更できるか確認する

勤怠管理システムを運用している途中で、法改正や組織変更に伴う設定変更が行えるかも確認する必要があります。

勤怠管理システムは、長期に渡って使用していくものです。導入時の手続きや社内にシステムを浸透させるまでの時間を考えると、途中で勤怠管理システム事体の変更はなるべく避けるべきです。

下記の内容を途中変更できるかは必ず確認をしましょう。

• 出勤・退勤時刻の丸め設定
• 残業申請ルール等の就業規則設定
• フレックス勤務への途中変更
• 給与計算用のデータ出力設定の途中変更

勤怠管理システムの中には、設定変更は有償サポートとして行っている場合もあります。また、各メーカーの勤怠管理システムには、それぞれ強みや特徴があるので、まずは資料をもらったりしてじっくり選んでいきましょう。

上記の選定するためのポイントをおさえたら、早速自社に合った勤怠管理システムを実際に探してみましょう。こちらの記事では22種の勤怠管理システムを、時間をかけずに比較検討できるようにまとめています。特徴や強みなどを詳しく紹介していますから、ぜひあわせてご覧ください。

中小企業におすすめの勤怠管理システム3選

これまでお伝えした勤怠管理システムを選定する際のポイントを踏まえて、中小企業におすすめのサービスを紹介します。
各システムの特徴をはじめ、提供している機能などもお伝えするので、自社にあったサービスを探してみてください。

MINAGINE勤怠管理

出典：MINAGINE勤怠管理

MINAGINE勤怠管理は、人事労務のプロフェッショナル集団である株式会社ミナジンが開発した勤怠管理システムです。労働基準法などの各種法律に適切に対応できるようサポートしており、これから人事・労務の担当を整えたい企業にぴったりのサービスとなっています。

MINAGINE勤怠管理では、徹底した導入サポート体制を用意。導入する際は、2時間のミーティングを4回実施し、不明点を解消した状態で運用開始できるようサポートしてくれます。

また、組織変更などがあった際の設定変更も無料で行えます。変更する際は、ブラウザから確認できるヘルプデスクページを見ながら変更できるので安心です。

KING OF TIME

出典：KING OF TIME

KING OF TIMEは、パソコンやスマートフォンからの打刻をはじめ、顔認証や指紋認証などの豊富な打刻機能を搭載しているのが特徴です。
導入時には、オンライン上で約1時間の初期設定サポートを実施。導入後もわからない部分があれば、いつでもKING OF TIME担当者が月に何度でも無料で対応してくれます。また必要に応じて、遠隔操作での対応も行ってくれるので安心です。

▼サービス詳細
KING OF TIME

ジョブカン

出典：ジョブカン

ジョブカンは10年以上にわたり、5万社以上が導入してきた実績を持つ勤怠管理システムです。

さまざまな業界に対応できるよう、自社にあった操作画面のデザインをカスタマイズできる機能を搭載。また、勤怠管理の体制を強化したい企業のために社労士・会計士・税理士の紹介・検索もできるサービスも提供しています。

そして、導入後のサポート体制は、メール・チャット・電話サポートの3つを用意。状況に合わせて使いやすい方法で相談ができます。また、組織変更や法改正に伴う設定変更は無料対応可能です。

▼サービス詳細
ジョブカン

中小企業の課題を解決した「MINAGINE勤怠管理」の導入事例2選

最後に、弊社の「MINAGINE勤怠管理」を実際に導入した中小企業の事例を2つご紹介します。

【IT業】最短でのシステム導入を実現

まず、システム開発を行うIT企業の導入事例です。

こちらの企業は、タイムカードで出退勤の管理をしているため集計に時間が掛かっていること、また社長自らが行なっている労務管理の負担軽減のために、最短で勤怠管理システムを導入したいというニーズを抱えていました。

MINAGINE勤怠管理を導入するにあたり、下記の2つに対応できるシステムを探していたというお声をいただいています。

• 幅広い就業形態、職種、どれでも適切に打刻を管理できるシステムを搭載
• みなし残業時間も反映できる勤怠管理システム

外回りを行う営業職や内勤が中心のシステム開発担当者など、各職種の勤務形態に対応できる、GPS打刻やチャットツール「Slack」打刻などさまざまな打刻システムがあるという点が決め手のひとつだったと言います。

ご希望に沿えるようスケジュールを調整し、最短期間で2時間×4回の導入サポートを実施。結果、短い期間で運用開始時の疑問を解消したうえで、システムを導入できました。

そして、これまで従業員1人分ずつ集計していた勤怠管理も大幅に作業時間を削減ができ、「本来やるべき業務に集中できるようになった」とお喜びの声もいただきました。

【通信販売業】ルール設定のブラックボックス化問題を解決

次は、医薬品及び健康食品の通信販売を行っている、従業員数約100名の企業の導入事例です。

こちらの企業が抱えていた問題のひとつは、タイムカードで勤怠管理をしているため集計時間が大幅に掛かっていること。また、給与計算を担当していた社員が退職し、設定がブラックボックス化されていることが判明したことです。

正しく人事・労務管理を行えるよう、勤怠管理システムの導入を決意をされ、

• 月次集計データの定義を自社のルールに合わせたカスタマイズしやすい
• ブラックボックス化されてしまっている設定を解決するための導入サポートがついている

ことから、弊MINAGINE勤怠管理をお選びいただきました。

実際に導入する際は、はじめに勤怠管理をタイムカードからシステム管理への移行を実施。運用ルールが定まったタイミングで、ブラックボックス化されている問題を抽出し、ひとつずつ解決していきました。

結果、既存の問題を解決して、正しく運用していくためのルールを従業員全体で共有。ブラックボックス化の再発を防いだうえで、勤怠管理システムを導入することができた事例です。

まとめ｜少数精鋭の中小企業こそ勤怠管理の導入しよう

勤怠管理システムの導入は、初期費用やシステム定着までの時間は要するものです。けれども、導入することで下記のメリットを得られます。

• 業務効率化につながる
• 費用負担を抑えられる
• 法改正や組織変更にも柔軟に対応できる

勤怠管理システムの導入は、結果的に従業員の業務効率を上げ、安心して働ける社内環境作りに直結しやすいです。

システムごとに初月無料サービスや導入相談対応を実施しています。ぜひ、無料体験や相談を利用して、自社に合った勤怠管理を見つけていただければ幸いです。