クラウド勤怠管理とオンプレミスやエクセルでの勤怠管理について
2016年2月3日 勤怠管理
近年、クラウドが企業内に浸透し始めています。総務省「平成25年通信利用動向調査」によると、平成25年末でクラウドを「全社的に利用している」15％、「一部の事業所又は部門で利用している」18％と、計33％の企業が何らかのクラウドサービスを利用しています。
（引用元：http://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/statistics/statistics05.html）
クラウドサービスの普及により、勤怠管理をクラウドで行う企業も増えてきました。今回はクラウドでの勤怠管理について、オンプレミス型の勤怠管理やエクセルでの勤怠管理と比較してご説明いたします。
クラウド型の勤怠管理とは
クラウドとは、データをインターネット上に保存するサービスのことです。つまり、クラウド型の勤怠管理とは、インターネット上の情報システムで勤怠情報を管理・運用することです。クラウドの対義語としては、オンプレミス（自社運用）があります。オンプレミス型の勤怠管理とは、自社内に勤怠管理システムを管理・運用することです。その他の勤怠管理の方法としては、エクセルでの勤怠管理やタイムカードによる勤怠管理などがあります。
勤怠管理システムを比較する4つの視点
◆ 勤怠管理比較表
４つの視点から、クラウド型とオンプレミス型、エクセルでの勤怠管理を比較します。
1. 初期投資
1つ目は初期投資です。クラウド型のメリットのひとつは初期投資の負担が少ないことです。オンプレミス型は自社システムの導入の為に、多ければ数百万円単位の初期投資が発生する可能性があります。また、エクセルで勤怠管理を行う場合は、Officeの入っているパソコンをお持ちであれば初期投資は必要ありません。
2. 運用コスト
2つ目は、勤怠管理をする際の運用コストです。クラウド型勤怠管理は月額の使用料が発生します。オンプレミスでの勤怠管理は一度購入すれば、運用コストはかかりません。エクセルでの勤怠管理は、運用にデータの打ち込みや集計など、膨大な人件費が発生します。
3. データの反映
3つ目はデータの反映ですが、クラウド型とオンプレミス型はリアルタイムでデータが反映されます。一方、エクセルはデータの手入力が必要な為、データの反映まで時間がかかります。
4. バージョンアップのサポート
最後に4つ目のバージョンアップのサポートですが、クラウドは常にバージョンアップに対応しています。その一方で、オンプレミス型は3つ以上のソフトウェアのバージョンに対応している場合は稀である為、通常5年ごとに買い換える必要があります。エクセル型は、お手持ちのパソコンのOfficeのバージョンに依拠します。
クラウドやオンプレミス、エクセルでの勤怠管理まとめ
クラウド型勤怠管理のメリットは、上記にあったように「初期投資が抑えられること」「バージョンアップのサポート」の2つが挙げられます。オンプレミスでの勤怠管理は「初期投資はかかりますが、月々のランニングコストを抑えられること」でしょう。冒頭でもお話ししたようにクラウドが企業に浸透してきていますが、オンプレミスやエクセルでの勤怠管理が適している会社ももちろんあります。自社にぴったりの管理方法は何なのか、改めて検討してみてはいかがでしょうか？
勤怠管理についてのお悩みは、MINAGINEまでご相談ください。
