勤怠管理システムは、どのように仕事の生産性を向上させるのか?

2016年1月12日  

 

仕事の生産性があがらない

 
経営者であれば誰しもが一度は頭を抱えたことがある内容だと思います。
そこで今回は中小企業が勤怠管理システムを導入することにより生産性が向上するのはどんな部門なのか?また導入する従業員の目安についても書いてみました!
 
 

システム管理が必要な目安は従業員が30人前後です

 
30人を超えてくると、社長と従業員の間にどうしても距離が出来てしまいます。
従業員が増え、中堅管理職に部下を任せざるを得ない30人以上になった時、経営者と同等レベルで部下を育成・管理・サポート出来る人間は一握りです。
その結果、30人を超えたあたりから離職率は高まる傾向にあります。
 
「離職率を抑えたい、優秀な人には長く働いて欲しい」このような思いと、従業員増加によるコンプライアンスの見直しから、会社独自のルールが増えていきます。
当然、人数が多いとその会社独自のルールを管理する管理部門の負担は大きくなっていきます。
このような理由から30人を目安に勤怠管理のシステム導入が仕事の生産性をあげる1つの目安となります。
 
 

勤怠管理システムで業務の効率化とミスをなくす

 
例えば毎月必ず発生する給与計算ですが、現在の中小企業でよく使われている就業形態として残業代込賃金がありますが、法律的には基本給がいくら、固定残業代がいくらという賃金額の試算をしなければなりません。
このような給与計算一つとっても、給与計算の担当者が確認し、手作業でやるよりも、システムで一元管理することによって時間を大幅に削減すること出来ます。
給与計算や会社独自のルールを導入段階で設定し、業務の軽減と手作業によるミスを防ぎ仕事の生産性を向上させることができます。
 
 

勤怠管理で生産性が向上するのは管理部門だけなのか?

 
もう一つのポイントは勤怠管理システムを使うことで管理部門だけでなく、一般社員の生産性も向上します。
よくあるのが残業することが当たり前になってしまっていて、必要のない日も残業している。このような風習は、会社・従業員どちらにとっても良くない風習です。
必要のない残業をなくすことで、従業員の生産性向上と会社の人件費削減を手に入れることができます。
 
 

残業申請を仕組みの中に

 
残業申請を事前にすることで、上司が残業時間や残業内容を事前に把握できます。
その仕事は残業してでも、終わらせないといけない仕事なのか、明日でもいい仕事なのかがわかります。
数人規模の会社であれば、社長が目を配らせ徹底して無駄な残業をなくすことはできるでしょう。しかし人数が多くなるにつれて、このような管理体制は甘くなってしまう傾向があります。
 
事前に残業申請のルールを社内で取り決め、運用することは可能ですが、漏れなく継続的に続けていくことが大切です。
システムの良いところはそれを徹底してやることが出来ます。
長時間労働を削減するのであれば、一定以上の残業時間を超過したタイミングで社員本人や上司に通知が届く「アラート機能」を使うことで長時間労働を未然に防ぐことが出来ます。
 
決めたことを漏れなく負担なく継続することで、無駄な残業がなくなり会社の生産性向上に繋がるのです。
 
 

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