テレワークにおける勤怠管理でよくある悩みと3つの解決策

2019年4月より順次導入が進められている「働き方改革」により、これまでの労働環境や働き方が見直され、時間や場所に縛られない新しい働き方が浸透しつつあります。

2020年初旬、新型コロナウイルスの蔓延をきっかけに多くの企業が導入した「テレワーク」もその一つですが、想定外の出来事に、十分な準備をできないままテレワークを実施せざるを得なかった、という企業も多いのではないでしょうか。

テレワークは働き手にとって通勤などのストレスから解放されるメリットがある一方で、管理側にとっては一人ひとりの労働時間や稼働状況の把握が難しいというデメリットもあります。

そこで本記事では、テレワークにおける勤怠管理で起こりがちな悩みと、その解決策をご紹介していきます。

全て読んでいただければ、こうした課題の解決策が分かり、テレワークによる恩恵を何倍にもすることができるでしょう。

ぜひ最後までご覧ください。

コロナ渦でも4割の企業は未導入。テレワークの現状は?

まずは、テレワークがどのくらい浸透しているのか、その現状を見ていきましょう。

東京都庁が今年5月に発表した「テレワーク「導入率」緊急調査結果」によると、2020年4月には東京都の企業の62.7%がテレワークを導入していることがわかりました。

これは新型コロナウイルスの蔓延により、テレワーク実施が急務となった結果ですが、こうした状況でも、およそ4割の企業はテレワークの実施に至っていない、ということになります。

テレワークはコロナ渦だけ?今後の必要性

新型コロナウイルスの流行により導入が進んだテレワークですが、感染症終息後も引き続きテレワークで働きたい、と考えている人は多いようです。

下記は日経BizGateが行なった、テレワークに関する調査の結果です。




出典:日経BizGate|「コロナ後の働き方」

これは、「新型コロナ禍が収束した後にどんな働き方をしたいか」という質問を1,951人に対して行なった結果です。

この調査により、新型コロナウイルスが終息した後も、引き続きテレワークを利用したいと考えている人は9割以上であることが分かりました。

さらに、レノボ・ジャパンの調査では、テレワーク導入企業のほうが従業員の職場環境に対する満足度が高い、という結果も出ています。

また企業側にとっては、テレワークが成功すれば出社する従業員の数が減るため、オフィススペースを縮小することができます。結果的にオフィス備品や光熱費など、毎月の固定費のうちの多くを占めるオフィスにかかるコストを削減できることは、企業にとっても大きなメリットといえるでしょう。

このように、テレワークが浸透することは働き手・企業双方に大きなメリットがあります。

それだけでなく、通勤による交通網の混雑を緩和でき、人口が都市部に集中することを抑えることができるのです。

こうした理由から、「テレワーク」という働き方は新型コロナウイルス対策としての一過性のものではなく、今後もさらに活用していく必要がある働き方であると言えます。

テレワークの導入が進まない理由

その理由の一つとして、日本の企業では契約書類への直筆サインやハンコを用いたり、対面での打ち合わせが礼儀とされるようなその独特の文化から、諸外国に比べテレワークを導入しづらいことが考えられます。

実際に内閣府の「テレワークの適切な導入及び実施のためのガイドライン」によると、日本のテレワークの導入がアメリカに比べて進まない理由として、下記のような違いがあると提言されています。

出典:内閣府|テレワークの適切な導入及び実施のためのガイドライン

このように対面でコミュニケーションを取りつつ仕事を進める、労働時間が評価軸の一つになるといった職場環境が珍しくない日本において、従業員が目の前におらず就業状況を把握できない状態は、極めて不安と言えるでしょう。
従業員を管理する側にとって、テレワークへ移行することは従来の働き方を根本的に変える必要があり、そのハードルは決して低くありません。

そこでテレワークにおいては、企業がが従業員の就業状況を適正に把握する「勤怠管理」が重要となるのです。

テレワークにおける勤怠管理の課題

働き手にとっても、企業にとってもメリットの多いテレワークですが、きちんと準備をせずに実施すると、さまざまな課題に直面することになります。

特に懸念されているのは、監視の目がないことや、コミュニケーションの不満による生産性の低下、という問題です。

つまり視覚的に従業員を管理できないテレワークの状況においては、いかにうまく従業員の勤怠を管理できるか、で企業の生産性も大きく変わってきます。

「勤怠の管理」と聞くと労務上の問題と思われがちですが、勤怠管理をうまく行うことで、生産性を上げられるだけでなく、従業員の満足度も向上するなど、こうした相乗効果で企業全体の利益アップにも繋がるのです。

このようにテレワーク成功のための秘訣ともいえる勤怠管理ですが、テレワークを導入していない場合と比べると、どういった取り組みが必要なのでしょうか。

テレワークにおける組織課題とその解決策については、次の章で詳しくみていきましょう。

勤怠管理で解決!テレワークで生じる主な組織課題3つ

万全な準備が整わないままテレワークを実施した組織では、

  • 従業員がきちんと勤務しているかわからない
  • 残業や深夜勤務が増加した
  • 集計作業による手間が増えてしまった

などの課題が発生してしまい、テレワークがうまく機能していない場合も多いようです。

しかしこうした課題は、ルールを設けたりツールを導入するなど、勤怠管理をしっかり行うことで解決することができます。

本章ではこれらの課題の解決策を、それぞれ詳しく解説していきます。

「きちんと勤務しているかわからない」には、空間共有と日報の導入

周囲に上司や同僚の目がない環境においては、従業員が仕事をきちんと行うのか、いわゆる「サボり」が出るのではないか、という不安を抱える企業も多いのではないでしょうか。

在宅勤務では、オフィスのように他者の目に晒されているという緊張感が薄れるため、「いつどのように仕事をするか」には個々人の自己管理能力が求められます。そのため企業側には、適切に従業員を管理する体制が求められます。

「管理」と聞くとどうしても監視に近いものをイメージしがちですが、自由度の一切ない、がんじがらめの監視のことではありません。それでは、働き手のモチベーション低下を招いてしまう可能性があります。

そこで、一定の裁量権を与えつつ適度な緊張感を保つことのできる、適切な管理方法を2つご紹介します。

1. 空間共有

空間共有は、勤務時間中にzoomwherebyなどといったWeb会議システムを利用して、常時画面を接続することにより、離着席の状況を視覚的に把握するといった方法です。

常に自分の顔が画面に写っていることに難色を示す人もいるようですが、ブラウザ上で別の作業をしていればWeb会議の画面が隠れたり、小さなアイコンでの表示となります。

部署やチーム単位でチャンネルを作成して共有すれば、ふとした時に声をかけオフィスにいるかのような気軽なコミュニケーションが可能になることで、テレワークで起こりがちな「小さな疑問が蓄積してしまう」といったストレスも解消されます。

下記はビジネスシーンでも無料で利用できる主なWeb会議システムをまとめたものです。
もし従業員の勤務状況の把握やコミュニケーション不足にお悩みであれば、ぜひ導入してみてください。

Web会議システムの無料サービス範囲

Whereby Skype Google meet zoom
参加上限 4名 50名 100名 100名
時間制限 無制限 無制限 60分
※2020/9/30までは無制限
40分
※1対1の場合は無制限
対応ブラウザ Google Chrome (推奨)FirefoxOperaVivaldi Microsoft EdgeGoogle Chrome Google ChromeFirefoxMicrosoft EdgeSafari Internet ExplorerMicrosoft EdgeGoogle ChromeSafariFirefox
URL https://whereby.com/ https://www.skype.com/ja/free-conference-call/ https://meet.google.com/ https://zoom.us/

※サービスにより対応していないブラウザや、ブラウザが最新のバージョンでないと利用できないも場合もあります。

2.日報の導入

テレワークにおいても、オフィスに出社しての勤務においても、本来評価されるべきことはパソコンの前に何時間いたかではなく、パフォーマンスです。

そこで導入したいのが、日報による成果の管理です。

決められたフォーマットに業務終了のタイミングで1日の成果や気づきなどを報告する、というルールを設けるのです。

▼日報の例

勤務時間:9:00〜19:00(休憩1h、残業1h)

業務内容:
請求書作成(A社、B社、C社、D社)
ミーティング2件(社内・E社)
××プロジェクトのセミナー準備

報告事項:
E社との打ち合わせの結果、デザイン案Aで進めることになりました。

困りごと・相談したいこと:
××プロジェクトの進捗が芳しくなく、今後のスケジュールについて相談させてください。

注意すべき点は、日報の作成自体に手間や時間がかかってしまっては元も子もないので、あくまで簡易的なものにすること。また、上司からのチェックを受けることを目的とするのではなく、個人が1日の振り返りを行うことで生産性を確認し、翌日の業務効率化を狙うために記すもの、という意識を持つことです。

報告の方法については、共有のスプレッドシートやに日報のページを設ける、という方法や、チャットツールでのポストなど、負担にならない方法が良いでしょう。

「残業・深夜勤務が増加した」には、タスク・勤務実態の共有

従業員が在宅勤務を希望する理由には、子育てや介護といった事情も多く、こうした理由による在宅勤務の実施は、固定の就業時間内に業務を終えられない場合も多くあります。

このため、子育て中の従業員などは「子どもが起きる前/寝る前」といった固定の時間外で就業する場合も少なくありません。

一見すると「テレワークによる残業や時間外労働を是正するための施策」が必要に見えますが、重要なことは、こうした事態が起こり得るということを想定した上で、従業員それぞれの勤務実態を把握し、部内・チーム内でその状況を共有することです。

また、従業員一人ひとりのタスクを明確にし、その状況を可視化して共有することで、「時間」ではなく「パフォーマンス」での評価が可能となります。結果、「見られていないからこそ成果を出さなければ」と躍起になり長時間労働を招いてしまうこともなくなるでしょう。

勤怠管理システム「MINAGINE就業管理」には、従業員の日々の出退勤管理や有給・振休をチェックし、個人のストレス度を確認することができるチェッカー機能が備わっています。

出勤状況チェック 社員の出勤・遅刻状況、有給の有無がリアルタイムで確認できます。
労働時間チェック いつの残業時間が多いのか、どんな内容で残業申請されてるのか確認が可能です。
サービス残業時間チェック タイムカード上の残業時間と、申請されている残業時間の差違の取得や、月別、日別、社員別でソートをかけて分析することができます。
遅刻・早退チェック 定時出社した社員、遅刻出社した社員、欠勤の社員などが一覧で表示されます。

出典:MINAGINE就業管理

時間外での労働が余儀なくされる中で働く人にとっても、自身の働き方や心理状態が外部に伝わっていることは、安心材料の一つとなるはずです。

「集計作業で手間が増えた」には、クラウド型勤怠管理システムの導入

ツールの導入やルールの整備など、きちんとした準備が行えないままテレワークを実施した企業は、従業員の勤怠の報告をメールで行なったり、その管理を管理部門がエクセルで集計したりなど、人の手によって管理している企業もあるようです。

しかし、全ての従業員の勤怠管理を手動で行うには限界があり、またヒューマンエラーは免れません。

そこで働き手も管理側もストレスなくテレワークを続けていくためには、クラウド型勤怠管理システムの導入が不可欠と言えるでしょう。

クラウド型勤怠管理システムとは、従業員の勤怠データをクラウド上で管理できるシステムです。

MINAGINE就業管理」は、人事労務のプロフェッショナル集団が開発した勤怠管理システムです。

出典:MINAGINE就業管理システム

その特徴は、

  • 労働時間の管理はもちろん、残業申請、休暇申請といったフローも完備
  • 出勤簿を労基署推奨のフォーマットで出力できる
  • G suiteやSlackと連携可能

など、非常に使いやすく、この章でご紹介したテレワークにおける悩みを全て解決できるツールです。

「テレワークを導入したけれど課題が山積」とお悩みの企業のご担当者は、ぜひ導入をご検討ください。

▼その他の機能をチェック
MINAGINE就業管理システム

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勤怠管理システム「MINAGINE就業管理」の特長・導入事例をサクッと目を通せる形にまとめた資料「1分でわかる!MINAGINE就業管理」を、無料でダウンロードできます。勤怠システムのご利用検討時に、他社サービスとの比較検討を素早くしたい場合にご活用ください。

まとめ|勤怠管理ツールやルールの導入で満足度の高いテレワークを

今回は、テレワークにおける勤怠管理の悩みとその解決方法について解説いたしました。

テレワークの導入で発生してしまった悩みや課題は、

  • zoomなどのWeb会議を利用して空間を共有、日報を導入する
  • 従業員それぞれのタスクと勤務実態の把握し、共有する
  • クラウド型勤怠管理ツールを導入する

で解決することができます。
今回ご紹介した悩み以外にも、「生産性の担保」や「セキュリティ」など、テレワークを成功させるためにはさまざまな課題があることは確かです。

しかし、まずはツールやルールを整備し、適切な管理を行う社内体制を整えましょう。

今回は「勤怠管理」という視点でテレワークについて解説しましたが、働き手と企業どちらにとってもメリットの多い「多様な働き方」が、今後も根付いていってほしいものです。

勤怠管理を忙しくてできない!という人事担当者様へ

労務管理をちゃんとやりたい。 きちんと給与計算をして、未払賃金をなくしたい。 過重労働を減らして時間外勤務の上限規制と36協定を遵守したい。 在宅勤務やフレックス、新しい働き方を導入したい。

しかし、しっかりとやろうとすればするほど、業務は複雑になり確かな知識が必要になります。しかし、多忙で人的リソースが少ないといった理由からそこで足踏みをしてしまう担当者もする方は多いのではないでしょうか?

そこで導入を検討したいのが、労務管理をよくしたい人事労務担当の味方「MINAGINE就業管理システム」です。

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労務管理のレベルアップは、「重要だけど緊急ではない」と思われがちですが、働き方改革の流れや、新型コロナウィルスの影響による就業環境の社会的な変化など、後回しにすれば会社にとって大きなリスクになります。 ”会社の未来をまもる”ためにも、是非「MINAGINE就業管理」サービスをご検討ください。